クラウドサービスのグループウェアだけでSOHO仕事は務まるかSkyDeskでオシゴト(2/3 ページ)

» 2011年09月09日 11時00分 公開
[鳴海淳義,Business Media 誠]

数分でコラボレーション環境が整う

 SkyDeskにログインすると、ホーム画面には大きく3カラムに分かれたユーザーインタフェース。左側には全アプリの更新情報を通知する「スナップショット」とメンバーのステータス欄が設置されている。中央にはメンバーのリアルタイムの様子が分かる「アクティビティ」がある。これは企業向けTwitterとも言うべきツール「Chatter」によく似ている。右カラムにはアプリのヘルプ、動画による利用ガイドが並んでいる。

ホーム画面

 まずはプロジェクトメンバーを登録……したいところだが、その前に説明しておきたいのが、SkyDeskにある2種類のグループだ。1つが「個人グループ」で、これは社内外問わず、個人ユーザー同士がつながるためのグループである。もう1つが「組織グループ」で、これは同じ社内のメンバーのみで利用するときに使う。

 SkyDeskではセキュリティに配慮し、個人グループと組織グループで共有できる情報に差がある。本来なら筆者とTさんは同じ組織に属していないので今回は個人グループを利用するところだが、組織グループの機能もリポートしたいので、両方のグループを作成する。上部の「グループ」というタブから「個人グループ」と「組織グループ」を選択し、新しいグループを作成する。Tさんにはまず「組織」に参加してもらい、その後「組織グループ」に参加してもらう手順だ。Tさんのメールアドレスを入力してしばらく待つと、メンバーに加わってくれた。

グループ 参加人数 IPアドレスによる
ログイン制限
名刺情報
の共有
アクティビティでの
「みんなにお知らせ」
組織グループ 3人まで
個人グループ 無制限 × × ×
グループに招待
Twitterのタイムラインのような「アクティビティ」
チャット

 これだけで相手とつぶやきを共有したり、チャットをしたり、メールを送ったりとさまざまな方法でコミュニケーションを取れるようになった。使い方としてはアクティビティのタイムラインで相手がいま何をしているかといった様子を把握しつつ、お互い在席しているならチャットで話しかけ、諸々の確認項目はメールでお伺いを立てるという感じだ。TwitterとSkype、Gmailが1つのサービスに統合されたようなシームレスな操作感を実現している。一覧性が高く、使いやすい。

 またグループウェア機能では、グループ単位でスケジュールやタスクを共有したり、文書を共同編集したりできる。さっそくワープロアプリ「Writer」でテスト文書を作りBiz.IDグループに共有設定すると、グループ内の全員(とはいえまだ2人だが)で閲覧、編集できるようになった。さらに組織グループであれば、顧客の名刺情報も共有できる。

カレンダーでスケジュール共有
タスクは漏れがないようにリポート機能も備える

 ものの数分で、オフィスにいる編集者と外部のライターのコラボレーション環境が整ったわけだ。オンラインで情報共有できるライトなグループウェアは数あるが、ビジネス系アプリをそろえたサービスで、ここまで簡単に導入できた例はほとんどない。かなり期待できそうだ。

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