ビジネスの悩みを解決するPDFドリル：PDFを編集・加工する

特にプレゼンテーションや営業提案など先方に見せたり提出したりするPDF資料にちょっとした間違いを発見した時、「すぐに直したい」と思うことはないだろうか。

プレゼン時に、PowerPointだけでなく動画や音声、画像などの複数ファイルを織り交ぜてプレゼンする人が増えてきた。こうした時、順番を間違えないようにすることが重要だ。

PDFを一時的にJPGに書き出して画像補正を行いたい場合がある。そんな時に便利なテクニックがあるのだ。Adobe Acrobat XIを使えば、PDFからJPG、さらにJPGからPDFへの変換が、簡単に行うことができる。

添付ファイルのサイズが大きいメールを取引先に送ると、メールサーバの容量制限で弾かれてしまうことがある。こうした場合、PDFであれば「文書の分割」機能を使って指定容量で分割できる。問題なく送れるようになるのだ。

機密情報が含まれている文書を対外的に公開しなくてはいけない場合、PDFファイルであればAcrobatを使って「墨消し」機能を使えば指定した個所だけを塗りつぶし、併せて非表示情報も削除できる。

スキャン時に傾いたPDFを補正するのに適した、4つのソフトを紹介しよう。

PDF内に含まれているテキストの文字数をカウントしたい場合は「JCount」を使うとよい。PDF以外にWord、Excel、PowerPointにも対応しているので、複数のファイルを同時にチェックして合計の文字数を表示するといった技も使える。

PDFファイルの綴じ方向を変更するには、プロパティにある「綴じ方」を変更してやるとよい。左綴じをまとめて右綴じに変更できるフリーソフトもある。

用紙の節約のために、資料の2ページを1枚にまとめて印刷することはよくある。Adobe Acrobat XIの印刷機能を使えば、これを元の1ページずつの状態に復元できる。

PDFの回転には「表示のみ回転」と「編集機能を用いた回転」の2通りがあり、正しい向きに回転した状態で保存するには、編集機能を備えたソフトやサービスが必要になる。それぞれのソフトやサービスの特性をまとめてみた。

PowerPointの印刷時に印刷対象として「配布資料」を選ぶと、2ページや4ページ、あるいは6ページといった単位で1枚にまとめて印刷できる。これをページごとに再分割するには、iPad／iPhoneアプリ「PDFページ分割」が便利だ。

ページ数が多いPDFを配布する場合、各章や項目ごとにしおりを付けておけば、目的の個所にすぐにジャンプできて便利だ。Adobe Acrobatがあれば任意の場所にしおりを簡単に付与できる。

PDFを見開きで表示する場合、一時的に見開きにするのとそのファイルの表示設定を見開きにするのとでは全く手順が異なる。常に見開きで表示したい場合は、プロパティを「見開き表示」に変更しておくとよい。

異なる種類の書類をまとめてスキャンしてしまい、全書類が1つのPDFに合体してしまったという場合、Adobe Acrobat XI Proの「抽出」ツールや「文書を分割」ツールを使えば、ページ単位で効率的に分割できる。

PDFに電子押印をする場合は、Acrobatの電子印鑑を利用するのが早道だ。外部サービスを利用してリアルな認印を作成する方法も併せて紹介する。

PDFデータをトリミングしても非表示箇所のデータは残ったままなのでファイルサイズは変わらない。「非表示情報を検索して削除」を実行すれば非表示箇所を削除できるほか、ファイルサイズも削減できるので、メール添付などの際の取り回しもよくなる。

Adobe Acrobatに搭載されている機能「スキャンされたPDFを最適化」を使えば、紙をスキャンして生成したPDFを自動的に最適化し、ファイルサイズを小さくしてくれる。傾きを補正したり、OCR処理により文字がテキストデータとして認識できるメリットもあるので、単純に読みやすくしたい場合にも適している。

周りに大きな余白が付いたPDFは、スマートフォンなど画面が小さな端末では見づらい。Adobe Acrobatが持つトリミング機能のオプション「余白を削除」を使えば、自動的に余白を検出してトリミングできる。

スマホやタブレットでPDFを閲覧する際、変換の設定を見直してやることにより、ファイルサイズが縮小されるなどして快適に閲覧できるようになる。利用シーンごとに3つの最適化の方法を紹介しよう。

ページの削除や並び替え、ファイルの分割、圧縮、回転やトリミング、さらにはテキストや注釈の記入、パスワードの追加など、PDFの「加工」に対応した無料オンラインサービスを目的別に紹介しよう。

WebページをPDF化するには複数の方法があり、それぞれページの再現度が異なるほか、リンクやしおり、タグの有無といった属性が異なっている。今回は3つの方法それぞれについて特徴を見ていこう。