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» 2019年01月07日 10時00分 公開

電子文書をリンク:ペーパーレス化は経理部門から! 会計システムから書類を確認、意思決定をスピーディーに

[PR/ITmedia]
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 「過去に実績があるけど、どうやって判断したの?」「今、資料を探しますので少々お待ちください……」

 こんなやりとりをしたことがあるビジネスパーソンは多いのではないだろうか。特に、経理部門が扱うデータで正確な数字や根拠を確認したいという場面は多い。検討や意思決定の場で必要な書類をスマートに提示できれば、業務の効率は飛躍的に上がるだろう。

 ICSパートナーズが提供する戦略情報会計システム「OPEN21 SIAS」には、それを可能にする機能がある。仕訳データごとに、関連する電子データを結び付けるリンク機能だ。

 リンクできるファイルは、画像データのほか、PDF、Word、Excel、WebサイトのURLなど。ユーザーは試算表・集計表などの問い合わせ画面から仕訳データをダブルクリックすれば、その関連情報をリアルタイムで入手できる。

 何かを購入する際、前回購入したときの情報を会計システムの仕訳データにリンクしていれば、スペック、購入価格、購入のための借入金額、金利、総利息額、返済方法などを瞬時に把握できる。領収書や請求書を画像ファイルとして添付できる会計ソフトは他にもあるが、経営判断の材料としてより有用性の高い情報を結び付けられることが特長だ。

photo 戦略情報会計システム「OPEN21 SIAS」で使用できる、電子データのリンク機能

 実際の経営判断の場面を想定してみよう。広告宣伝費の使い方について判断するとき、仕訳データにリンクされている前回の稟議書などから、「経費の使用目的」「媒体」「掲載日」「価格」「効果」「実際の広告画像」を確認。情報を総合的に確認して、次の広告掲載を判断できる。

 また、借入金の明細を確認する際には、金額や日時、金融機関名だけでなく、「金利」「返済期間」「月額返済額」「使途」などの詳細な取引内容も確認できる。

 この機能は、電子帳簿保存法におけるスキャナー保存の要件に対応している。そのため、紙による保管コストや保管工数を削減できる。ペーパーレス化を目指す企業にとっては、まずは経理部門主導で、仕訳にひも付く書類から電子化に着手できる点もメリットだ。

photo 電子帳簿保存法に対応したデータ管理ができる

 意思決定の場面では、「前回と同じ選択肢でいいのか」「結果が出ていない場合、どの決定が悪かったのか」ということをより早く把握することが必要だ。「OPEN21 SIAS」がスピード経営をサポートしてくれるだろう。

ITmedia ビジネスオンライン編集部の「ここがポイント」

 紙の書類はもちろん、デジタルデータであっても、膨大な量から探し出すのは大変。肝心なときになかなか出てこない、という経験がある人も多いと思います。意思決定の場面で経理部門に求められるのは、正確なデータ。臨機応変に必要なデータを提示できるようになれば、経営にとって欠かせない、強力な存在になれるでしょう。

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アイティメディア営業企画/制作:ITmedia ビジネスオンライン編集部/掲載内容有効期限:2019年1月20日

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