フレッシュサマリ
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» 2019年09月10日 10時00分 公開

特別企画:働き方改革を加速させる新しいコミュニケーションのヒント Vol.3:いつも「会議室が埋まっている」問題、解決策は

急ぎでアイデアをまとめたいのに、また会議室が埋まっている――。そんな「会議室取れない問題」の解決策とは。

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 変化の時代に素早く対応できるチームを作るためには、「メンバーを集めてすぐ話し合える環境」が必要だ。一人で悶々と考えているより、信頼できる仲間を集めてさっと議論した方がアイデアが浮かぶし、問題点も可視化できる。しかし、そこに立ちはだかるのが「会議室がいつも埋まっている」「簡単に打ち合せができるスペースがない」という問題だ。

 最近では、グループウェアのスケジュールと連動して、入室記録がなければ自動で会議室を開放するような会議管理システムがあるので、こうしたソリューションを使うのもいいだろう。また、会議室の壁をガラス張りにして空き状況が分かるようにしている企業もあるようだ。

会議室を使わない「ハドルミーティング」

 さらに、最近では「ハドルミーティング」という打ち合わせの手法が注目されている。時間や場所、メンバーを決めて行うのではなく、思い立ったときに必要なメンバーをさっと集めて行うミーティングだ。数人が集まれる机さえあればできるので、ちょっとした空きスペースを利用することも可能だ。

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 ただ、昨今のミーティングは情報共有のためのディスプレイがないとはじまらない。特に前述のようにサッと集まってチームの意見を聞きたいときには、資料はプリントアウトせずにディスプレイで共有して議論を始めたい。

 空きスペースを使い、PCとディスプレイをさっとつなげてすぐミーティングをスタートする――。そんなシーンで役立つのが「ブラビア会議用ディスプレイパック」(ソニーマーケティング)だ。

 例えば壁面にブラビアを設置すれば、普段はノー残業デーのお知らせや社内バスの時刻表など、社員向けのインフォメーションボードとして使い、ハドルミーティングの際には、PCをつなげばすぐに画面を表示でき「情報共有用ディスプレイ」として活用できる。ミーティング後にケーブルを抜けばまた元のインフォメーションボードに戻る――。といった使い方が可能だ。この操作の際、リモコンが不要なのも大きなポイントだ。

 また、一定の時刻が過ぎたら自動で電源をオフにすることも可能なので、電源が入ったままのディスプレイがないか見回る手間も省ける。会議のやり方だけでなく機材も見直すことにより、より効果的な働き方会改革を手軽に推進することができるだろう。

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提供:ソニーマーケティング株式会社
アイティメディア営業企画/制作:ITmedia ビジネスオンライン編集部/掲載内容有効期限:2019年9月23日

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