若手社員「会社にかかってきた電話を早く取りすぎるのは失礼？」 電話・メール対応の基本を確認（2/3 ページ）

[ITmedia]

――ビジネスメールの作成時に気をつけるべき点はなんでしょう

　メールは手軽なツールだからこそ、一つひとつの要素で相手への配慮が求められます。

　まず、「件名」ですが、メールを送る相手を「1日に100件以上のメールを受け取っている多忙な人」と想定しましょう。「昨日の件」「例の件」といった曖昧な件名では、数多くのメールに埋もれて後回しにされてしまうかもしれません。誰から、何の要件かが一目で分かる件名を心がけましょう。

　続いて、「宛名」ですが、基本は「会社名、部署名、役職名、氏名（フルネーム）様」という正式な形で記載します。関係性が築けていると思う相手でも、大切な顧客であれば省略せず、正式な宛名を記載しましょう。誠実さが伝わり、誤送信防止にもなります。

――本文や結びの文で配慮すべきことは何ですか？

　「簡潔に分かりやすく」が鉄則です。一文が長くなりすぎないよう、適度に改行を入れたりしながら3行以内に収めましょう。また適宜、箇条書きなどを活用するのも相手が読みやすくなる配慮です。

　丁寧さを意識するあまり陥りがちなミスが「二重敬語」です。例えば、「資料を拝見いたします」は「拝見する」と「いたす」という謙譲語が重なっています。この場合はシンプルに「資料を拝見します」で十分です。

　結びについては、「よろしくお願いいたします」が一般的ですが、内容に合わせて使い分けましょう。例えば、お礼を伝えるだけのメールに、先の一文を入れると定型文をそのまま送っているという印象を与えかねません。また、「ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください」といった一文を添えると、相手を気遣う気持ちが伝わり、より丁寧な印象になります。