今こそ「脱会議」! 生産性を下げる無駄な「1LDK」をテレワークで淘汰しよう:無駄な会議が生まれる理由、なくすコツ(5/6 ページ)
企業をむしばむ「ムダ」な会議。その中でも特に注意が必要なのが「1LDK」だと経営コンサルタントの横山信弘氏は指摘する。いったいなぜ、無駄な会議は生まれ、そしてなくならないのか。幸か不幸か、新型コロナウイルスの影響で広がるテレワークにより、「脱会議」の機運は高まるか
会議は「ピットイン」
例えるならば、会議はモーターレースにおける「ピットイン」のようなものだ。ピットクルーたちがタイヤ交換し、インテークに入り込んだごみを除去したり、ウイングの角度を調整したりして、マシンを再びレースへと送り出す。このピット作業に費やす時間は、短ければ短いほどいい。レース中、ピットクルーたちは、ドライバーやマシンの状況を正確に把握しようと努め、短いピット作業のなかで何をすべきかに全神経を傾けている。ピットインする前に、チェックすべきことは全て終了させているのは当たり前のことだ。だから、マシンがピットインした際、クルーたちが無駄なお喋りすることはないし、ドライバーもそんなお喋りに付き合っている暇はない。
なお、会議で喋らせないコツは、「会議で報告させない」というルールを徹底させることだ。報告事項は、資料を読めば分かるようにしておけばいい。出席者は事前に目を通し、改善点について議論すればいいようにするのだ。こうすれば、自然と会議の議題も激減する。事前に目を通しておくのが手間だからだ。
しかしながら、テレワークが普及し始めたからと言って、しばらくは多くの会議が生きながらえるだろう。なぜなら、オフィスワーカーがまだマジョリティーだからだ。しかし、今後テレワークが浸透し、会議の中心を担うことも多い部課長クラスもWebでの会議参加となってくるば、状況は変わる。自宅のみならず、カフェでもそうだが、会議室以外の場所で2時間も3時間もずっとオンライン上の会議に没頭できるかというと、できない。長くて1時間だろう。しかも10人も20人も集めた会議であれば、とてもではないが長時間続けることは不可能だ。
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