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「割り込み」「中断」が多すぎます! 中間管理職がタスクをさばくコツはありませんか?:マネジャーの悩み(2/2 ページ)
マネジャーのよくある悩みの1つは、自身の仕事の間に入る「割り込み」。部下からは「どうすればいいですか?」、上司からは「これを急ぎでやっておいて」というように、割り込みが半端なく多く、対応に追われている人もいるのでは。自分のタスクが後回しになりがちなマネジャーがタスクをさばくコツとは?
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具体的な仕事の落とし込み方
例えば、今やっている仕事のなかでも定型的な業務であれば、作業マニュアルをちゃんと作成すれば(1)から(2)以降の仕事に早変わりするのです。マニュアル作りのコツとしては、とにかく誰がやっても再現性の高いものにすることを心掛けてください。つまり“超簡単”にすることで、管理職→ベテラン社員→若手社員→アルバイト→ロボットとへと置き換えが可能になります。
(1)についても「割り込み」してくる内容がある程度一定であれば、Q&Aの作成やマニュアルの作成により削減できる可能性があります。仮にマニュアル化できないものであっても、大まかなルールを作ります。例えば「クレームについてはどのような状況でもすぐに報告する事」「見積もりの相談は3営業日前でOK」や「社内のことであればLINEで質問する事」といった具合です。
その他、どうしても邪魔されたくないタスクの場合は、その旨予定表に入れてみてはどうでしょうか? つまり、「その時間帯は声をかけてこないでね」というのをあらかじめ周知するのです。それでも、自席で声をかけられてしまうのであれば、声をかけないでねという意味で「ただいま作業中」といった張り紙でもしてみましょう。
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