上司や取引先に「失礼なメール」を送る人に欠けているポイント（2/2 ページ）

目上の人にメールを送る際のあんばいは難しい。よかれと思っても、やりすぎてむしろ「失礼なメール」になってしまう可能性も？　上司やお客さまなどへの連絡時に気を付けたい3つのポイントを解説する。

[鈴木真理子，ITmedia]

読み手に負担をかけない

　読み手に負担をかけないメールを送りましょう。要は、相手に「めんどくさいな」と思わせないことです。できるだけ短く書いたり、返信の手間をラクにしたりしてください

　長さの目安は、スクロールしないで読めること。どうしても長くなる場合は、はじめのほうに「長文失礼いたします」と一言断るとよいでしょう。

　期限を設定するときに、「至急返信してください」や「今日中に回答してください」は失礼です。相手にも都合があるのですから、一方的で無茶な要求は嫌がられます。前倒しに、余裕をもってお願いしてください。

　メールで日程を調整することもあります。そのときは、こちらの都合のよい日時を3〜5つほど候補として挙げると、相手はその中から選ぶだけなので、きっとすばやく返信してくれます。「都合のよい日はいつですか？」「都合の悪い日を教えてください」というあいまいな質問を投げかけると、手間をかけ、やりとりが増えてしまいます。

読み手に協力してもらうコツ（出典：『「速く」「短く」「感じよく」メールを書く方法』）

　相手の立場になり、早く対応してもらえるメールを送ってください。そうすることで結果的にあなたの仕事がはかどります。

著者：鈴木真理子（すずき・まりこ）

株式会社ヴィタミンM　代表取締役

共立女子大学卒業後、三井海上火災保険株式会社（現三井住友海上）に入社し、9年3カ月間の勤務を経て退職。さまざまな職業を経験した後、ビジネスインストラクターとして独立。2006年起業し、講師派遣型の社員研修を行う株式会社ヴィタミンMを設立。

これまで企業研修や公募型セミナーにおいて3万人以上に数多くの失敗談を告白しながら、ミス、ムダ、残業を減らすヒントを提唱している。講師業の傍ら、新聞や雑誌をはじめメディアの取材、ビジネス書の執筆など幅広く活動中。日本ペンクラブ会員。

主な著書に『「段取りが良い人」と「段取りが悪い人」の習慣』『やり直し・間違いゼロ　絶対にミスをしない人の仕事のワザ』『仕事のミスが激減する「手帳」「メモ」「ノート」術』『＜図解＞仕事のミスが激減する「手帳」「メモ」「ノート」術』（共に明日香出版社）がある。

『「速く」「短く」「感じよく」メールを書く方法』

メールは「コミュニケーションの触媒」であり「道具」である──。本書では、人間関係を円滑にするツールとして「いかにうまくメールを使うか」を解説します。どうすれば簡潔に分かりやすいメールを書くことができるのか、そのための具体的な技法が詰まっています。