アサヒロジはどうやって「年826時間」を削減した？ 2万件の契約書を一元管理する“泥臭い改革”とは（3/3 ページ）

全国79拠点・約2万件の契約書管理が属人化していたアサヒロジ。クラウド管理への移行と地道な現場の巻き込み施策により、年間826時間の業務削減を達成した。ガバナンス強化と効率化を両立させた同社のDX軌跡を紹介する。

[濱川太一，ITmedia]

問い合わせはほぼゼロに

　導入後は、契約先名やタイトル、締結日、開始日、終了日など、多角的な切り口で検索できるようになった。契約書本文のキーワード検索や、企業ごとの契約一覧の確認もできるようになった。親子関係は、タイトル、締結日、契約社名が一致すれば自動でひもづき、完全一致しないものはシステムが提案してくれる。

　PDF化や総務部が管理していた台帳への入力は不要になり、各自が検索できるため「総務への問い合わせはほぼゼロになった」という。

　契約関連業務は年間826時間、金額換算で239万円、54.5％の削減となった。

　経営層への報告に向けては、導入前の予測と導入後の実績を数値で示す資料を作成した。現場経験のある担当者へのヒアリングを重ね、資料の作成と修正を繰り返したという。

取引全体の可視化を目指す

　今後は契約情報を管理するContract One、名刺や営業活動を管理するSansan、契約後の情報を持つ基幹システムを、法人番号を軸に連携させたい考えだ。取引の全体像が見えれば、リスク管理やガバナンスの強化に加え、データを生かした営業力の強化にもつながる。

社内全体でDXを進める考えだ

　これから契約管理の改善に取り組む企業に向けて、藤崎氏は2点を挙げる。

　一つは、小さな工夫がDX推進を加速させること。妨げとなる課題に対して、仕組みで少しずつ改善を重ねることが大切だという。もう一つは、フェーズに合わせた段階的なゴールを設定することだ。

　「DX推進は一見華やかに見えますが、実際は地道でとても泥臭い取り組みの積み重ね。ただ、その先に大きな成果があります」（藤崎氏）