文書管理システムで情報共有がうまくいかない理由 ：ホワイトペーパー

グループウェアや文書管理システムは、情報を共有し、仕事の効率を上げるのに最適なツールだと言われている。それは本当だろうか。実際には「情報保存」だけに留まっていることが多いのが現実である。どうすれば、真の情報共有ができるのだろうか。

[ITmedia]

　情報共有やナレッジマネジメントを実現するために、グループウェアや文書管理システムを導入する企業は多い。だが、それで情報共有がうまく図れたかというと、現実にはそうではないことも多い。単なる「文書置き場」となってしまい、文書管理システムというより「文書保管システム」と呼んだほうがよいほどだ。

　情報共有が進まないのは理由がある。ツールを使って文書を登録する場合、文書の属性を表すものをたくさん入力しなければならず面倒であること、また、たとえ皆が文書登録を苦労して行っても、文書のタイトル程度では中身が分からなかったりすることだ。

　これまで、当たり前のように導入されてきたグループウェアや文書管理システム。しかし、「導入しただけで活用しきれていない」と嘆くシステム担当者は多い。なぜそうなってしまうのか。本当に必要なのは、既存のグループウェア、文書管理システムなどではない。もっと簡単に文書を登録でき、Webをブラウズするように参照できるツールだ。

　ここでは、オーシャンブリッジがWeb 2.0時代にふさわしい情報共有ソリューションを提示する。

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