予算不足でプロジェクトを頓挫させないための心得：マネジャーの教科書（1/4 ページ）

ITプロジェクトマネジャーが職務の遂行上で遭遇するトラブルは数多く存在するが、その中でも最も普遍的な問題である「予算の不足」についての解決策を考察したい。

[Wayne-Turk，Open Tech Press]

　ITプロジェクトマネジャー（以下PM）が職務の遂行上で遭遇するトラブルは、予算の不足、スケジュールの遅延、テクニカル的な障害、プロセス上の問題、感情的な対立など、その一部を挙げるだけでもきりがない。このうち予算の不足はPMが経験する最も普遍的な問題であり、これを解決するキーポイントは具体的な問題点がどこにあるかを特定することにある。その次の手順は、候補となる幾つかの対策を講じることであり、可能であれば予算不足そのものを解消する手段を見つけるという運びになるはずだ。

自ら質問を設定することで自分でその答えを見つけよ

　最初に設定すべき質問は、問題の発生時あるいは顕在化する前の段階にて行うものであり、それは「予算は誰が決めているのか？」というものである。つまりプロジェクト外部の人間から指定された予算枠なのか、それともプロジェクトマネジャーである自分自身が必要な要件を判断した結果なのかということだ。

　次に確認すべきは、プロジェクトの現実性が出発段階から失われていないか、そして全体的なコスト分析は既に完了しているのかである。また既存の類似プロジェクトをベースとしているのかも確認し、そうであれば現行プロジェクトに固有の部分を特定しておく。ここで注意すべきは、厳密なものにせよラフなものにせよ、推測という行為はおうおうにして予算問題を引き起こす原因となるという点である。

　誰かが重要な情報の見落としないし計算違いをしていないか？　また予算を組む際に、上層部からの了承を得やすくする目的で、最小限の見積もりを採用しなかっただろうか？　予算不足を引き起こした過去または現在の原因は、装置、人員、試験、開発などのどの分野に属すか、ないしはこれらが複合化しているのか？　こうして問題の発生している場所が特定できたら、次に行うのはその修正である。

　こうした問題に対する解決策の1つは、言うまでもないが予算の追加である。新たな追加予算ないしは資金提供者を確保できれば問題は即座に解決されるはずだが、よほど重要なプロジェクトで強力な後ろ盾を有す場合でもなければ、追加予算を確保できる可能性は非常に限られているだろう。あるいは運がよければ、当初予算の中にPM裁量の予備費が組み込まれているかもしれない。そうであれば、今がそれを使うべき時期である。そうでない場合は、今回の出来事を教訓として次回の予算編成時には予備費を確保しておくようにすべきである。