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» 2015年04月22日 09時00分 公開

職場で役立つデジタル化レシピ:注釈を表示した状態でPDFの書類を印刷するには

注釈が入ったPDFをプリントする際、初期設定のままだと印刷時にはすべて閉じた状態になってしまう。今回、紹介する2種類の注釈入り書類のプリント方法は、用途に合わせて使い分けると便利だ。

[山口真弘,ITmedia]

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 保管コストの削減はもとより、劣化の防止や検索性の向上、再利用の促進などさまざまな利点が認められ、徐々に広がりつつある紙の文書や帳票のデジタルデータ化ですが、用途や目的を考慮せずにむやみにスキャンすることでかえって効率が悪くなったり、作業に手戻りを発生させてしまうことも少なくありません。

 また商法や税法で保管が義務付けられている文書の場合、電子帳簿保存法やe-文書法などのルールに則った手順を踏む必要があり、自分の判断でやみくもにデータ化するわけにいかないといった事情もあります。

 本連載ではこうした現在の状況を踏まえつつ、文書のデータ化にまつわる情報、さらにはフォーマットであるPDFや変換機器であるスキャナ、保存先となるストレージに至るまで、業務現場と情報システム部門に役立つ知識やTips、活用術を幅広く紹介していきます(著者より)


 PDFをビジネスで利用する際、なにかと重宝するのが注釈ツールだ。このツールは、無料のReaderさえあれば、記入から閲覧までの一通りの操作が行えるので、社内外の書類の校正作業に活用している人も多いはずだ。

 この注釈ツールは、クリックやマウスオーバーの操作で内容がポップアップ表示されるが、印刷すると、すべて閉じた状態になってしまう。しかし業務現場では、注釈の内容を回覧したり、修正の内容を担当者に手渡しするために、注釈が表示された状態で紙に印刷したいと思う場合もあるだろう。

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