手書きの在庫管理表はもう限界？　Excel管理→システム化と段階的に対策する業務改善方法

「在庫管理は、これまで通り手書きのノートや表で十分──」。そう考えている担当者の方も多いかもしれません。しかしその手書きの管理表が知らず知らずのうちに「在庫が合わない」「発注ミスが頻発する」「担当者不在だと状況がわからない」といった問題を引き起こしている可能性があります。

本記事では、手書きによる在庫管理に潜むリスクと、その課題を解決するための具体的なステップを解説します。今すぐ実践できる管理表の改善策から、無料で始められるExcel管理の活用法、そして本格的な業務改善を実現する在庫管理システムの選び方まで、あなたの会社の状況に合わせた最適な一手が見つかります。

 

この1ページで解決！「在庫管理システム」の主な機能、メリット／デメリット、選定ポイントを徹底解説

「まだ手書きで大丈夫」に潜む5つのリスク｜在庫管理の現状と課題

まずは、多くの中小企業や店舗でなぜ手書きによる在庫管理が続けられているのか、その理由を改めて確認しましょう。手軽に始められ、特別な知識やコストが不要な点は確かにメリットです。しかしその手軽さの裏には、事業の成長を妨げる可能性のある見過ごせないリスクが潜んでいます。

手書きの在庫管理で起こりがちな5つの代表的な問題点は以下の通りです。

人的ミスの発生（記入漏れ・計算間違い）

手書きでの在庫管理における最大の問題点は、人的ミスが避けられないことです。

担当者が手作業で在庫数をノートや管理表に記入する際、「0」を1つ多く書いてしまう、単純な計算を間違える、あるいは忙しさのあまり記入自体を忘れてしまう、といったミスは日常的に発生する可能性があります。

たった1文字の数字の間違いが、後の発注数や棚卸作業に大きな影響を及ぼし、現場の混乱を招く原因となります。

リアルタイム性の欠如による機会損失

手書きの在庫管理表は、誰かが記入・更新しない限り、情報は更新されません。入出庫があるたびに毎回記録するのは手間がかかるため、「一日の終わりにまとめて記入する」といった運用になりがちです。

しかし、その間にも在庫状況は刻々と変化しています。営業担当者が顧客に「在庫あります」と答えたのに、倉庫で確認したら欠品していたという事態も起こりかねません。これは販売機会の損失や信頼性の欠損に直結する非常に大きなリスクです。

業務の属人化と情報共有の困難さ

「在庫のことは、あの担当者にしか分からない」。これも手書き管理でよく見られる典型的な状況です。

特定の担当者だけが読み解ける形式や書式で管理されていたり、そもそも管理表の保管場所を本人しか知らなかったりすると、業務が完全に属人化してしまいます。その担当者が不在の際に在庫状況を確認できず業務が滞るだけでなく、退職してしまったらこれまで蓄積したデータやノウハウが全て失われてしまう問題点も抱えています。

在庫の紛失・盗難リスクとセキュリティの脆弱性

紙の管理表は物理的な紛失や盗難のリスクに常に晒されています。オフィスや倉庫内のどこかに紛れてしまったり、誤って他の資料と一緒にシュレッダーにかけてしまったりする可能性もゼロではありません。

また、誰でも閲覧・持ち出しができてしまうならば、悪意のある第三者による情報漏洩や、備品・部品の不正な持ち出しにつながるセキュリティ上の課題もあります。

データ活用の限界と経営判断の遅れ

手書きの記録は、データを分析して経営に生かすことが非常に困難です。「どの商品がいつ、どれくらい売れているのか」「季節によって需要は変動するのか」といった販売傾向を把握するには、過去の記録を全て収集し、手作業で集計し直す必要があるでしょう。想像するだけで膨大な時間と手間がかかります。

結果として、データに基づいた正確な需要予測や計画ができず、勘や経験に頼った判断となります。過剰在庫や欠品のリスクばかりか、事業・経営そのもののリスクを高めてしまいます。

 

おすすめ発注ミスの原因と対策｜ミスを起こした場合の対処法と予防する方法

今すぐできる！　手書き在庫管理の精度を上げる4つの改善策

まずは現状の手書き管理を改善するだけでも業務の精度は大きく向上します。ここでは、コストをかけずに今日から実践できる、手書き在庫管理の基本的な改善ポイントを4つご紹介します。これらのルールを徹底するだけでも、前章で挙げたリスクのいくつかを軽減できるはずです。

管理ルールの策定と徹底（5Sの導入）

在庫管理の基本は現場の環境整備から始まります。製造業などでよく知られる「5S（整理・整頓・清掃・清潔・しつけ）」の考え方は、在庫管理にも非常に有効です。

• 整理: いるものといらないものを分ける。不要なもの（長期滞留在庫、不要な備品など）を処分する。
• 整頓: 必要なものを取り出しやすくする。在庫の保管場所（ロケーション）を決め、誰が見ても何がどこにあるか分かるようにする。品名や品番を書いたラベルを貼るなど、視覚的な工夫も。
• 清掃: 倉庫や保管場所を常に清潔に保つ。
• 清潔: 清掃・整頓された状態を維持する。
• しつけ: 全員が決められたルールを守って作業するよう習慣づける。

特に「整頓」と「しつけ」は重要で、「どこに何を置くか」「入出庫の際に必ず管理表に記入する」といった基本的なルールを定め、全担当者で共有・徹底することが不可欠です。

在庫管理表の項目を標準化する

使用する管理表のフォーマット（形式）を統一し、必要な項目を標準化しましょう。担当者によって書く内容がバラバラでは正確な在庫把握はできません。最低限、以下の項目は盛り込むことを推奨します。

• 管理番号／品番: 商品や物品を特定するためのユニークな番号。
• 商品名／品名: 具体的な名称。
• 日付: 入庫日または出庫日。
• 入庫数: 仕入れた数量。
• 出庫数: 販売や使用で出ていった数量。
• 在庫数: 現在の在庫数量（計算式: 前回の在庫数＋入庫数－出庫数）。
• 担当者名: 誰が記入したかを明確にする。
• 保管場所: どこに保管されているかを示す。

これらの項目を印刷したシートを用意するだけでも、記入漏れを防ぎ、管理の精度を高めることができます。

定期的な棚卸と差異分析の実施

手書き管理では、日々の記入ミスなどにより管理表上の在庫数（理論在庫）と実際の在庫数（実在庫）にズレが生じがちです。このズレを把握し、修正するために定期的な「棚卸」が欠かせません。

棚卸は、月に一度、あるいは四半期に一度などのようにタイミングを決めて実際に在庫を数え、管理表の数字と一致するかを確認します。もし差異があればその原因（記入漏れ、紛失、計算ミスなど）を調査し、再発防止策を立てることが、在庫管理の精度を維持・向上させる上で非常に重要です。

【応用】手書きの表を撮影してクラウドで共有する

「現場では手書きが一番早い。でも情報の共有が課題」というシーンでは、アナログとデジタルの併用も有効です。例えば、現場で記入した在庫管理表をスマートフォンのカメラで撮影し、Google DriveやDropboxといったクラウドストレージにアップロードして共有するだけでも管理の精度が格段に高まります。

この一手間を加えるだけで、本社の担当者や他拠点のメンバーも「ほぼリアルタイム」で現場の在庫状況を確認できるようにもなります。情報紛失のリスク低減にもつながります。

Excel（エクセル）で在庫管理を効率化する方法

手書き管理から次のステップは、Excelなどを活用したデータ管理となるでしょう。

Excelはご存じの通り多くのビジネスユーザーにとって使い慣れたツールで、手書きに比べて計算の自動化やデータの集計が格段に正確になります。ここではおさらいとして、Excelで在庫管理を行うメリット・デメリット、そして業務をさらに効率化する便利な関数について解説します。

Excelで在庫管理を行うメリット・デメリット

メリット

• コストがかからない: 多くのオフィスで既に導入されているため、追加費用なしで始められます。
• 計算を自動化できる: 数式や関数を使えば、入出庫数を入力するだけで在庫数が自動で計算され、計算ミスがなくなります。
• テンプレートが豊富にある: 無料で使えるテンプレートが多く配布されています。0からフォーマットを作成する手間が省けます。
• データの検索・並べ替えが容易: 特定の商品を探したり、在庫数が少ない順に並べ替えたりといった作業が簡単に行えます。

デメリット

• リアルタイム共有の難しさ: ファイルをクラウドストレージなどの共有サーバに置いて運用するシーンも一般的です。しかし複数人での同時編集には向いていないことが多く、また誰かがコピーを作成して編集するとどれが「唯一の最新版」か分からなくなる問題が発生しやすいです。厳密な運用ルールの策定と遵守が求められ、実は意外と実現が難しいことです。
• 入力ミスのリスク: 手書きと同様、品番や数量の入力ミスが起こる可能性は残ります。
• 属人化の可能性: 関数やマクロを使いこなせる特定の担当者に業務が依存し、新たな属人化を生むことがあります。
• ファイルの破損・紛失: ファイルが破損したり、誤って削除してしまったりするリスクがあります。

すぐに使える！　在庫管理表のExcelテンプレートを活用する

ゼロから在庫管理表を作成するのも大変ですから、無料で配布されているテンプレートを活用して「楽」してしまいましょう。目的に近いテンプレートから、自社の業務や管理内容に合わせてカスタマイズや応用して使うとよいでしょう。

 

これだけは覚えたい！　在庫管理に欠かせないExcel関数

Excelの関数を活用することで在庫管理業務はさらに効率的になります。ここでは特に役立つ代表的な関数と、具体的な計算式をご紹介します。

1. VLOOKUP関数：商品情報の自動入力

入出庫シートに「品番」を入力するだけで、商品マスタから「品名」を自動で表示させます。入力の手間と、品名の打ち間違いを防ぎます。

2. SUMIF関数：現在の在庫数を自動計算

商品マスタシートで、各商品の入庫合計と出庫合計を自動計算し、現在の在庫数を算出します。

3. IF関数：発注点の自動アラート

在庫数が一定数を下回ったら「要発注」などのアラートを自動で表示させ、発注漏れを防ぎます。

4. 在庫回転率の計算：滞留在庫の発見

在庫が効率的に動いているかを示す指標です。この率が低い商品は、滞留在庫（デッドストック）の可能性があります。

これらの関数を組み合わせることで、手作業による計算や転記作業を大幅に削減できます。

 

おすすめ適正在庫の「すぐできる」計算方法｜欠品・過剰在庫を防ぐ実務対策

手書き・Excel管理の限界を迎える前に検討してほしい「在庫管理システム」の選択肢

Excelによる管理は非常に有効ですが、在庫数の増加や担当者の複数化に伴い、いずれ限界が見えてきます。リアルタイムでの情報共有や、より高度な自動化を目指すならば「在庫管理システム」の導入が特に確実な解決策です。なぜシステムが必要なのか、Excel管理の限界点と合わせて解説します。

 

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Excel管理で起こりがちな課題

Excelは手軽な一方、複数人での運用やデータ量の増加に伴い、新たな問題が発生します。

• ファイルの先祖返り: 他の人の更新内容が消えてしまう「先祖返り」や「最新版の乱立（ファイルが行方不明になる）」が発生することがあります。例えば、誰かが共有サーバ上のファイルを自分のPCにコピーして編集し、サーバに戻す──などの工程があると起こります。
• 動作の遅延: データ量が増えるにつれてファイルの起動や計算処理が重くなり、作業効率が低下します。
• セキュリティの問題: パスワード設定は可能ですがアクセスログの管理などが難しく、内部不正に対するセキュリティは万全とは言えません。
• スマホ・タブレットでの利用の難しさ: 昨今は外出先や倉庫内でスマートフォンから手軽に在庫を確認・更新したい、といった運用ニーズも多くあるでしょう。スマホでもExcelファイルを開くことはできます。しかし画面サイズやデバイスの制限（UI、処理能力、マクロやデータ連携の手段など）からそのまま運用するのは多くの場合困難です。実運用するには、別途それなりの手間がかかる工夫・開発が必要です。

在庫管理システムがもたらす6つのメリット

在庫管理システム、特に近年主流のクラウド型システムはこれらの課題を効率よく解決してくれます。主なメリットは以下の通りです。

1. 人的ミスの削減と精度の向上を実現する

バーコードやQRコードをハンディターミナルやスマートフォンで読み取ることで、手入力作業そのものが不要になります。これにより、品番や数量の入力ミスを根本からなくし、在庫データの精度を飛躍的に向上させます。

2. リアルタイムな在庫状況の可視化ができる

クラウド型のシステムなら、インターネット環境さえあれば、いつでもどこでも最新の在庫状況を確認できます。営業担当者が出先で、倉庫担当者が現場で、同時に同じデータにアクセスし、リアルタイムで在庫を把握・共有することが可能です。

3. 業務プロセスの標準化と効率化を達成する

システムに沿って作業を進めることで、誰がやっても同じ品質で業務を行えるようになり、業務プロセスが標準化されます。これにより、特定の担当者に依存する属人化から脱却し、業務全体の効率が向上します。

4. 過剰在庫・欠品の防止とキャッシュフロー改善につながる

正確な在庫データと過去の販売実績データを基に、適切な発注点や発注量を自動で算出する機能を持つシステムもあります。これにより、勘や経験に頼らないデータに基づいた発注が可能となり、欠品による機会損失や過剰在庫によるコスト増を防ぎ、キャッシュフローの改善に貢献します。

5. データ分析による需要予測の実現ができる

システムに蓄積された入出庫データを活用し、商品別・時期別の販売傾向などを簡単に分析できます。AIを活用して、より高度な需要予測を行う機能を搭載したシステムもあり、精度の高い事業計画の策定を支援します。

6. 他システム連携による業務範囲の拡大を可能にする

販売管理システムや会計システム、ECサイトなど、他の業務システムと連携できる製品も多くあります。例えば、ECサイトで商品が売れたら自動で在庫を引き落とす、といった連携により、手作業による二重入力をなくし、業務範囲全体の効率化を実現します。

失敗しない在庫管理システムの選び方｜3つの比較ポイント

いざ在庫管理システムを導入しようとしても、数多くの製品の中から自社に最適なものを選ぶのは簡単ではありません。ここでは、導入で失敗しないために、必ず押さえておきたい3つの選定ポイントを解説します。これらの軸で製品を比較検討することで、自社の課題解決に直結するシステムを見つけやすくなります。

解決したい課題と必要な機能が合致しているか

「なぜシステムを導入するのか」という目的を明確にすることが最も重要です。「とにかく人的ミスをなくしたい」のであればバーコード管理機能が必須ですし、「欠品をなくしたい」のであれば需要予測や適正在庫の管理機能が重要になります。自社の課題をリストアップし、それを解決できる機能が搭載されているか、過不足がないかを確認しましょう。

現場の誰もが使いこなせる操作性か

どんなに高機能なシステムでも、現場の担当者が使いこなせなければ意味がありません。特に、これまで手書きやExcelで管理してきた企業の場合、ITツールに不慣れな従業員も多いかもしれません。直感的に操作できる画面デザインか、入力項目は分かりやすいかなど、実際に操作する人の視点でチェックすることが重要です。無料トライアルなどを活用し、複数の担当者で試用してみることをお勧めします。

導入後のサポート体制は充実しているか

システムの導入初期は、「操作方法がわからない」「トラブルが発生した」といった問題が起こりがちです。そんな時に、電話やメールで気軽に相談できるサポートデスクがあるか、マニュアルやFAQサイトは充実しているか、といった点は必ず確認しましょう。導入時の設定支援や、運用が軌道に乗るまでのコンサルティングなど、手厚いサポートを提供しているベンダーを選ぶと安心です。

 

おすすめ初めてのSaaS導入ガイド　まずはここから始めよう！　製品探しから利用開始まで6つのステップを徹底解説

【課題別】おすすめの在庫管理システム5選

ここでは、特に手書きやExcelからの移行を検討している企業におすすめの在庫管理システムを5つ厳選してご紹介します。自社の課題や規模感と照らし合わせながら、最適なツールを見つけるための参考にしてください。（製品名読み あいうえお順／2025年8月時点）

このほかにもおすすめの製品があります。搭載機能や特徴、評価／口コミ数などで絞り込み／並べかえができる「おすすめ在庫管理システム一覧＆検索＆比較コーナー」をぜひお試しください。またITセレクトでは、IT製品・サービス選定に詳しい専門スタッフに聞ける「ITセレクトのコンシェルジュ相談サービス（無料）」も用意しています。こちらもぜひご活用ください！

おまかせ在庫NEO

詳細／利用者の口コミを見る中小企業向けに開発された、シンプルで直感的な操作性が魅力のクラウド型在庫管理システム。入出庫管理、棚卸、在庫一覧といった基本機能を網羅し。手書きやExcelからの移行でつまずきがちな「操作の複雑さ」へのハードルが低く、スムーズな導入が期待できる。

在庫管理システム

詳細／利用者の口コミを見るクラウドベースで提供される、汎用性の高さを特徴とする在庫管理システム。リアルタイムでの在庫追跡、複数倉庫の管理、ロット管理など、幅広い業種のニーズに対応する機能を搭載。特定の業種に特化していないため、幅広い中小企業にとって標準的な選択肢となり得る。

スマートＦ

詳細／利用者の口コミを見るスマートフォンやハンディターミナルも活用する、現場作業の効率化に強みを持つ在庫管理システム。バーコードやQRコードのスキャンによる正確でスピーディーな入出庫・棚卸作業を実現。現場での入力作業の手間を大幅に削減し、リアルタイムでのデータ反映を徹底したいシーンに強力な選択肢となる。

 

関連記事RFIDで在庫管理を効率化する方法｜バーコードや2次元コードとの違い

コレアル在庫管理システム

詳細／利用者の口コミを見る「スマホで簡単」をコンセプトにした小規模事業者向けの在庫管理システム。シンプルな機能と手頃な価格帯で、手軽に導入できることを特徴に据え、ITツールに不慣れな担当者やまずはコストを抑えてスモールスタートしたい企業に適する。

MieLU

詳細／利用者の口コミを見る在庫管理の基本的機能とともに、重量センサーのようなIoT機器との連携を想定する機能も備えるシステム。在庫の重量を自動で計測し残量をリアルタイムでデータ化したいシーン、液体や粉末、ネジなどの個数管理が難しい資材を扱う製造業や建設業に向く。

 

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まとめ：自社に合った手段で在庫管理を段階的に対策｜近道はクラウドでのシステム化

本記事では、手書きによる在庫管理のリスクから、Excelを活用した改善策、そして本格的な在庫管理システムの導入まで、段階的なステップを解説しました。

手書き管理の手軽さは魅力的ですが、人的ミスや属人化といった課題は、企業の成長にとって大きな足かせとなり得ます。まずは現状の運用を見直し、Excelテンプレートなどを活用して業務の標準化と効率化を図ることから始めてみましょう。そして、さらなる成長を目指す段階になれば、在庫管理システムが強力な武器となります。

重要なのは、自社の規模や課題、そして現場の状況に合った最適な方法を選択することです。この記事を参考に、未来の成長基盤となる在庫管理体制を築くための一歩を踏み出してください。

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