もう手作業は限界！　請求書業務を劇的に効率化する3つのステップとシステム活用法

毎月、山積みの請求書を前に「またこの作業か……」とため息をついていませんか？　手作業による請求書発行タスクは、毎月、毎回、多くの時間とコスト、そして想像を絶するほどのストレスを生み出しています。

その非効率な業務から脱却し、請求書発行を劇的に効率化する方法があります。本記事では、手作業の限界から抜け出し、請求書業務を改善するための具体的な3つのステップと、その鍵となる「請求書発行システム」の活用法について詳しく解説します。

 

この1ページで解決！「請求書発行システム」の主な機能、活用シーンとメリット・デメリット、製品選定のポイントを分かりやすく解説

請求書業務の非効率がもたらす「3つの大きな問題」

請求書業務の非効率さは、単なる時間や手間の問題ではありません。人件費の増大、ヒューマンエラーによる信用の失墜、そして法改正への対応遅れといった、会社全体に影響する深刻なリスクも抱えているのです。なぜ業務改善が必要なのか、その理由を改めて明確に理解していきましょう。

時間の浪費と人件費の増大

毎月、請求書の発行・送付に多くの時間を費やしていませんか？　Excelへの手入力から始まり、印刷、封入、切手貼り付け、そして郵送……。これらの作業は一つひとつは簡単なものでも、会社が成長するほど、取引先が増えるほど膨大な作業量となります。

特に月末月初に業務が集中するのも課題です。経理担当者がかかりきりになる状況、残業などが常態化すれば人件費等のコストが増大します。それだけでなく従業員の健康リスクも極めて心配です。

ヒューマンエラーによる信用の失墜

手作業は常にヒューマンエラーのリスクを伴います。金額の打ち間違い、宛先の入力ミス、請求書の封入間違いなど、誰にでも起こり得る小さなミスが、取引先からの信用を大きく損なうことにつながってしまいます。再発行の手間も発生し、業務負荷が二重になる悪循環に陥ります。

法改正への対応遅れとセキュリティリスク

2023年10月に施行されたインボイス制度のように、請求書に関わる法令は常に変化します。手作業での体制では、新しい要件を漏れなく満たすことが難しく、会社として法令違反、コンプライアンス違反のリスクが激増します。

また、紙の書類は紛失や盗難のリスクを常にはらんでいます。属人的な体制であることを含めて情報漏洩の危険性があることも否定できません。

 

併せてチェック！インボイス制度、電子帳簿保存法に「正しく」対応する方法

【改善ステップ1】現状業務を「見える化」する

請求書業務の効率化は、まず現状を正確に把握することから始めましょう。本章では、現状の業務フローを細かく分解し、各作業にかかる時間を計測することで、非効率の根本原因である「ボトルネック」を特定する方法を解説します。

漠然とした課題を数値化することで、どこから手をつけるべきかが明確になり、具体的な改善策を立てる第一歩としてください。

請求書業務のフローを分解する

請求書の発行から入金確認までのすべての作業を洗い出しましょう。例えば以下のような工程があると思います。あなたの会社の業務フローに沿い、抜けていれば適宜足してください。

各作業にかかる時間を計測する

洗い出した各作業について、どれくらいの時間がかかっているかを実際に計測してみてください。少し面倒ですが「請求書1枚あたりにかかる時間」や「月間の総労働時間」といった具体的な数値が見えてきます。この数値こそが、アナログ業務のコストを明確にする重要なデータです。

非効率の「ボトルネック」を見つける

最も時間や手間がかかっている作業はどれか特定します。それが、あなたの会社の請求書業務における「ボトルネック」です。

多くの企業では、手作業でのデータ入力、封入・郵送作業、そして入金確認・消込作業がボトルネックとなっています。

【改善ステップ2】手作業から「システム化」へと業務プロセスを変革する

非効率のボトルネックを特定したら、その根本原因を解決する「システム化」の重要性について解説します。

「請求書発行システム」が、なぜ手作業の限界を超えるソリューション（解決策）となるのか、その具体的なメリットは何でしょう。

発行・送付の自動化から入金管理、法制度対応、データ一元管理まで、システムがもたらす変革を理解することで、業務改善への具体的なイメージを持つことができます。

なぜ「システム化」が不可欠なのか？

請求書業務の非効率性は、属人化しやすく面倒な「手作業」と、膨大な量の「反復作業」に起因します。これらをシステム（機械）に置き換えることでヒューマンエラーをすっきりと排除し、作業時間を劇的に短縮するイメージです。

システムの導入は単なる時短ツールではなく、業務プロセスそのものを刷新する「投資」なのです。

請求書発行システムが解決する具体的な課題

• 発行・送付の自動化：請求書データは自動でPDF化され、取引先へのメール送付やWeb発行が可能です。紙代や郵送費、印刷代といったコストも大幅に削減できます。
• 入金管理の自動化：多くのシステムは、銀行の入金データと連携し、入金確認や消込作業を自動化します。未入金の場合は、自動で督促メールを送る機能も備えています。
• 法制度への確実な対応：適格請求書の要件を満たしたテンプレートが用意されているため、法令遵守の観点でも安心です。
• データの一元管理：すべての請求書データがクラウド上に保管されるため、過去の書類を探す手間がなくなり、業務の属人化も解消されます。

 

さらに詳細を理解！「請求書発行システム」の主な機能、メリット・デメリット、製品選定のポイントを分かりやすく解説

【改善ステップ3】自社とって最適な「請求書発行システム」を選ぶ

市場には多くの請求書発行システムが存在します。本章では、自社に最適なシステムを選ぶための具体的なチェックポイントを大きく5つに絞って解説します。

ポイントは、機能、他システムとの連携性、コスト、セキュリティ、そしてサポート体制です。これらの観点からシステムを比較検討することで、導入後のミスマッチを防ぎ、長期的に安定した業務効率化を実現するための賢い選択ができるようになります。

請求書発行システム選定 5つのチェックポイント

 

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選定に迷うならばこちらも参考に！【2025年5月版】「請求書発行システム」ユーザー満足度ランキング TOP10｜口コミ評価もチェック

おすすめSaaS導入前に考慮しておくべき3つの基本ポイント

請求書発行システム導入の成功事例

実際にクラウド型請求書発行システムを導入し、業務効率化に成功したある建設会社の事例をご紹介します。

【導入前】

• 毎月締め後に2時間超のタスクを要するほど、担当者の業務負荷が多大。
• さらに、手作業による封入・郵送作業が大きな負担。
• 印刷や郵送にかかるコストも圧迫。

【導入後】

• 請求書発行までの作業がわずか10分に短縮。
• 年間コストが半分以下に削減。
• 請求書をデジタル化して送付することで、印刷・封入・郵送作業がゼロに。
• 担当者の業務が劇的に効率化し、コア業務に集中できるようになった。

 

中小企業／製造業のSaaS導入事例と成功のポイント

【弁当デリバリープラットフォーム事業】IT・システム部門に頼れない状況、業務部門自らが挑んだSaaS発注システム計画の適正解

デリバリー弁当を日々全国約8万食提供するプラットフォーム／サービス事業の成長企業では、万全に構築されたプラットフォームの基幹システムとは別に、内部用である一部行程のシステム化が手つかずで、手作業によるExcel管理の限界、食材欠品や顧客クレーム対応に追われる状況を大きな課題としていました。しかし社内IT・システム部門への依頼は余力、時間的猶予がなく実現困難。八方塞がりの中で“事業・業務部門が率先するDX・システム化“を実現できたその方法とは？

【製造業】長年続いた「FAXとハンコ文化」と古い稟議・承認フロー体制を、クラウド型ワークフローシステムで一気に刷新

“PPバンド”などで知られる老舗の梱包資材メーカーでは、長年「FAXとハンコ」によるアナログな業務体制が残っており「稟議承認」のフローも2週間以上、さらに承認漏れや非効率が日常化していました。「こんな旧時代の行程ではもう無理だ」──総務部門が率先して改革を進め、わずか3カ月程度で刷新に成功したその手法とIT製品とは？　同社が選定したクラウド／SaaS型ワークフローシステムによる成果とポイント、システム選定計画の裏側を紹介します。

【建機の整備・レンタル】創業70年の老舗企業が、これまでの人依存・紙ベースの業務フローを廃しデジタル型に刷新

創業70年超の歴史を持つ建機サービス企業では、経費精算をはじめとする紙ベースの業務や長年続くアナログ型の承認ワークフローに課題を抱えていました。新技術に対する現場の抵抗感やアナログな慣習をなかなか脱却できず、業務効率化が進みにくい状況が続いていたのです。法令改正（インボイス制度）への対応を契機に、まずはSaaSでのスモールスタートが可能な経費精算領域からデジタル化を推進。SaaSのメリットを活かし、業務効率改善と法令対応を約1カ月の短期間で実現しました。

【スノボスクール】季節限定アルバイトスタッフ管理を効率化し、以後のデジタル化につなぐ一手に

シーズンによってスタッフ数が大きく変動するスノボスクールでは、従来の紙ベースのタイムカードでは休暇管理や給与計算の工程に混乱が生じがちでした。また、季節スタッフはスクールのインストラクターとしての役割もあり、通常勤務時とレッスン時で給与体系が複数混在することも手動工程では多大な手間がかかり、ミスが発生する可能性もある大きな要因となっていました。勤怠管理システムによるデジタル化（DX）によってまず労務管理の多大な手間とコストを軽減し、今後スクール運営をより効率化・高度化する一手として成果をあげました。

【観光地の飲食店】給与形態が異なり複数店舗もまたぐアルバイトスタッフの複雑な勤怠管理を効率化

観光地で複数の店舗を抱え、アルバイト／正社員の混在だけでなく、勤務場所に応じて1人のスタッフ単位でも給与形態が異なる、かなり複雑な労務管理のケースです。従来は紙タイムカードを集約し、月末にまとめて担当者の手作業と目検でExcel計算しており、これだけで数日かかりきりとなる工程で運用していました。勤怠管理システムを導入したことで手作業、アナログ作業の工程がほぼなくなり、勤怠状況の把握から集計、給与計算までほぼ自動、かつリアルタイムに実施できるようになりました。担当者の負荷が大幅に軽減され、スタッフへの給与支払時短にもつながった事例です。

 

 請求書効率化の第一歩は、「デジタル化・早・楽・正確性」に寄与するクラウド型ツールが近道

請求書業務の効率化は経理部門だけの課題ではありません。「デジタル化（DX）」を推進することで、自社全体の生産性を高め、事業の成長を加速させる戦略的な投資と据えられます。

何より、人手を強いる非効率な手作業体制を継続することは、時間、コスト、そして信用を失いかねない大きなリスクです。現状の業務を「見える化」し、適切なシステムを導入することで、その課題は確実に解決できます。今すぐにでも、比較的簡単に始められる最初の一歩、踏み出してみてはいかがでしょうか。

 

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