「受注管理が複雑で手間がかかる……」「顧客情報があちこちに分散されていてどれを参照すればいいのかが分からない……」。受注から発送までの一連の流れをスムーズにし、一元化したデータとして整理する「受注管理システム」は、これらの受注管理で苦難する悩みをスッと解決する力を持っています。
本記事ではそんな受注管理システムの基礎から、主な種類、導入によって得られるメリットと注意点を詳しく解説していきます。業務の効率化を図り、顧客満足度を高める方法の1つとしてぜひ実践していきましょう。
ITセレクトは、貴社の課題・目的・予算に合わせてピッタリの受発注システムをご紹介しています。
目次
受注管理システムの基礎知識
受注管理システムとは、注文を受けてから納品するまで受注業務の一連の流れを自動化し、効率化できるIT製品のことです。顧客情報も含めたあらゆる受発注の情報を「一元化した正しく最新のデータ」としてまとめ、適切に管理できます。管理する正しいデータとともに、報告レポートの作成、売上分析や販売戦略を立てる業務にも役立てられます。
ここから、受注管理システムの基本概念、主な機能、そしてビジネスにおける役割やメリットについて解説します。
受注管理システムの概要
受注管理システムは、企業活動の中心となる「受注」「発注」のプロセスを効率化し、生産性を高める機能を持つIT製品です。主に以下の機能が含まれています。
| 機能名 | 機能詳細 |
|---|---|
| 受注情報の記録 | 注文履歴の追跡や顧客対応を容易にするために、顧客からの注文情報を収集して記録する機能 |
| 在庫管理 | 商品の在庫状況をリアルタイムで追跡し、常に必要な在庫を確保するための機能 |
| 出荷と納期管理 | 出荷手配と納期を効率的かつ正確に管理する機能 |
| 請求と支払い管理 | 経理業務の効率化のために、請求書の作成と支払い管理を行う機能 |
| レポート生成 | 受注データを分析し、意思決定に役立つレポートを生成する機能 |
受注管理システムの導入メリット、導入の注意点
受注管理システムの導入メリット
受注管理システムを導入し、注文処理や在庫管理を自動化することで、業務の効率化が可能です。
効率化だけでなく、自動化によってヒューマンエラーを低減でき、正確に注文処理と配送を行える効果も期待できます。
また、蓄積する受発注データを活用した顧客動向や売上の分析も可能となります。正しく最新のデータとともに、経営層の戦略的な意思決定を支援します。
受注管理システムの導入の注意点
導入プロジェクトにおいて、“忘れがち”な注意点があります。まずは適切なセキュリティ対策。顧客データや注文情報の安全を保ち、情報の漏えいを起こさない／起こさせないために“改めて”行う基礎対応です。
また、従業員が新しいシステムを適切に使いこなせるよう十分なトレーニング期間の確保も必要です。
昨今新たなITシステムを導入するのであれば、目まぐるしく変わるビジネス状況、あるいは自社の成長やビジネス形態の変化にも対応できるよう、将来も含めた自社の需要に沿って、仕様変更・カスタマイズなどで対処できる「柔軟なシステム」であるかどうかも求められるでしょう。
受注管理システムの費用相場と種類
受注管理システムは主に4つの種類に分かれ、導入にかかる費用は種類によってある程度変わります。
ここからは、受注管理システムの費用相場と種類について紹介します。
費用感は具体的な金額は規模や求める機能によって変わります。平均的な指針、一例としてご覧ください。
カスタム開発
受注管理システムをすべてカスタマイズして開発する方法です。費用が高くなる傾向がありますが、すべて自社のニーズ、要件に合わせてシステム構築できます。
- ソフトウェア開発費用：規模に応じて数百万円～数億円（1回の費用）
- プロジェクト管理費用：通常、開発費用の10～20％（1回の費用）
- ハードウェアおよびインフラストラクチャ：数百万円～数千万円（1回の費用）
パッケージソフトウェア型
ライセンス費用を支払い、既存のパッケージを利用する方法です。比較的低コストで導入可能であり、すぐに利用開始できることが利点ですが、カスタマイズの範囲は限られます。
- ライセンス費用：1万円台／回～数百万円以上（ユーザーライセンスやモジュールによって異なる）
- インストールとカスタマイズ：100万円～500万円以上（1回の費用）
- サポートと保守：通常は月額、または年間ライセンス料金の20～25％など
オンプレミス型
自社で管理するサーバー／インフラストラクチャへシステムを構築する方法です。自社で作る分システム制御、機能設計は自在ですが、その分費用は嵩み、導入プロジェクトも長大になります。運用にもシステム維持のための社内ITリソースが必要になります。
- ハードウェア購入：数百万円～数千万円超（サーバー、ストレージ、ネットワーク機器を含む1回の費用）
- ソフトウェアライセンス：1万円～数百万円以上（ユーザーライセンスやモジュールによって異なる）
- インフラストラクチャ設置とメンテナンス：100万円～500万円以上（1回の費用）
クラウド型
クラウド型は、柔軟性と拡張性に優れることを大きな特徴とする方法です。サーバ・インフラのみをクラウドで確保するIaaS（Infrastructure as a Service）、インフラとアプリケーション実行基盤（プラットフォーム）をクラウドで確保するPaaS（Platform as a Service）、インフラ＋プラットフォームととにもソフトウェアもクラウドで確保するSaaS（Software as a Service）があります。
システムはクラウド上のサーバへ構築され、自社でサーバや周辺機器の調達・購入、保有、管理を行う必要がありません。ビジネス成長や業務の変化があっても、必要な分だけそのリソースをスケールアップ／ダウンできます。
IaaS、PaaSの方法はオンプレミス型に近く、クラウドの利点も生かすハイブリッドな導入プロジェクトになります。
一方のSaaS型は、その気になればオンラインで契約し「即」導入できてしまうほどのスピード感でITシステムを導入できます。本記事では、昨今の企業に需要の高いSaaS型を軸に説明します。
- 月額サブスクリプション：数百円／人～数十万円 ユーザー数などに応じて変動
- カスタマイズ：カスタマイズ可能な幅、機能、費用はベンダーによって異なる
- サポートと保守：月額または年間ライセンス料金の20～25％
受注管理の実践と効果的な戦略
受注管理システムを最大限に活用するためには、システムの特性を理解し、目的に合わせてカスタマイズすることが重要です。
また、顧客ニーズの把握や市場動向の分析を行い、これらの情報を受注プロセスに活用することで、顧客満足度の向上と効率的な受注管理が実現できます。
ここからは、受注管理における効果的な戦略について解説します。
（1）受注プロセスの最適化
受注プロセスの最適化は、日々の業務効率を高めるために重要です。
まず、受注管理システムを使い、以下の方法で最適化します。
- 自動化とデジタル化：注文受付から在庫管理、請求書生成までのプロセスを自動化する。その結果、紙ベースの手作業を削減し、迅速な情報共有とアクセスを実現する。
- システム統合：受注管理システムをERPやCRMシステムと統合し、データの一貫性とリアルタイム情報共有を促進する。
- プロセス改善と効率化：プロセスの見直しを行い、ボトルネックや遅延の原因を特定して解消する。
（2）顧客対応と満足度向上
顧客対応の質は、顧客満足度に直結します。
以下の方法で顧客対応の質を高め、顧客満足度を向上させましょう。
- 顧客体験の向上：迅速な対応と納期の厳守により、顧客体験を高める。対応の透明性とコミュニケーションを強化することが重要。
- データ分析と予測：顧客動向や販売傾向を分析し、顧客ニーズに基づいた戦略を策定して提案する。
（3）在庫管理と生産最適化
在庫管理と生産プロセスの効率化は、コスト削減とリソースの最適化のためにも重要です。
以下の方法で、効率化を図りましょう。
- 在庫最適化：安全在庫レベルの設定と在庫回転率の監視を行い、過剰在庫や不足を最小限に抑える。
- データ分析と予測：需要予測を活用し、在庫と生産計画を最適化。ストックアウトや過剰在庫を回避する。
このような受注プロセスの最適化には、従業員の協力も欠かせません。
目的を共有した上で、継続的な改善と効率性向上を呼びかけることが重要です。
受注管理システムの選び方
自社に合った受注管理システムを選定する必要があります。
最適なシステムを選ぶためには、必要な機能、予算、導入後の拡張性など、さまざまな点を考慮することが重要です。
ここからは、受注管理システムを選ぶ際のポイントを解説します。
受注管理システムに必要な機能とは？
受注管理システムの主要機能は以下の4つです。
・注文受付と処理
まず、顧客からの注文情報を迅速かつ正確に受け付け、データベースに記録する受注受付機能が必要です。
この機能には、在庫の可用性の確認も含まれ、注文が受け入れられるか、それとも拒否されるべきかを判断できる必要もあります。
さらに、顧客情報や注文履歴の管理も、顧客対応の質を向上させる上で重要です。
・在庫管理
商品情報と在庫状況を正確に追跡したり、リアルタイムで在庫レベルを監視し、商品の受注に応じて在庫を適切に割り当てる機能も必要です。
また、適切な商品のピッキングとパッキングをサポートすることで、注文処理の速度と精度が向上し、顧客への迅速な対応が可能になります。
・出荷と納期管理
商品の出荷手配と納期のスケジューリングは、顧客満足度を高める重要な機能です。
受注管理システムは、配送と物流プロバイダとの調整をスムーズに行い、効率的な物流プロセスを支援する必要があります。
また、顧客に対して出荷と配送の追跡情報を提供できるかどうかも確認しましょう。
・請求と支払い管理
請求書の自動生成と送信機能は、時間と労力を大幅に節約し、請求プロセスのミスを減らします。
顧客からの支払い情報の収集と支払い処理の自動化により、収益の確実な管理と迅速な支払い処理が可能になります。
また、売上の記録と帳簿の管理を通じて、財務の透明性を保ち、正確な財務報告を行うこともできます。
受注管理システムとECプラットフォームの連携
受注管理システム活用の一例として、「電子商取引（EC）プラットフォーム」と連携するシーンに求められる機能を考えてみます。
受注管理システムとECプラットフォームと連携することで、注文処理から在庫管理、出荷、請求までのプロセスを自動化し、業務の効率化とミスを減らすことが可能になります。
（1）API統合
多くの受注管理システムとECプラットフォームは、API（Application Programming Interface）を介して連携できます。
システムとECプラットフォームが連携に対応している必要がありますが、連携すると注文情報、在庫情報、顧客情報などの重要なデータをリアルタイムで共有できるようになります。
（2）ファイルのバッチ処理とそのための機能
APIとは別の方法として、受注管理システムとECプラットフォーム間でファイルのバッチ処理を利用することも可能です。
この方法を利用すると、受注情報などのデータが一定時間ごとにファイル形式でエクスポートされ、その後ECプラットフォームにアップロードされます。
一定時間ごとに処理が行われるため、API統合に比べてデータ更新の頻度は低くなりますが、リソースが限られている場合やリアルタイムのデータ同期が必須でない場合に適しています。
API統合はリアルタイムのデータ共有ができて効率的な運用が可能なため、システムが対応しているのであればAPI統合がおすすめです。
しかし、APIが対応していない場合はファイルのバッチ処理を行い、一定時間ごとにデータ同期を行うのも1つの手です。
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「自社の需要に合わせてくれる」を軸に受注管理システムを選定しましょう
受注管理システムは、導入した後に日々の受注業務で中心となって機能します。そのため「自社の業務と合っている」を前提にした背品の選定が重要になるでしょう。本記事で紹介した機能や選び方をもとに、必要な機能と費用対効果の検討とともに、長期的に利用できる製品、パートナーを見つけることを目指しましょう。
「自社に合うIT製品・サービスが分からない」「時間をかけずに効率的にサービスを検討したい」というご担当者様は、ぜひITセレクトのコンシェルジュサービス（無料）までお問い合わせください。適切なIT製品・サービスのご紹介や各種資料を分かりやすくご提供します。
