「もう限界だったExcel管理」全国8万食、弁当デリバリーの成長企業が求めた発注システム計画の適正解とは？

全国約400社のクライアントパートナーとともに、1日8万食以上のお弁当を供給するデリバリー事業および障がい福祉事業を展開する株式会社GLUG。飲食店の昼間の空き厨房を活用して展開する「やどかり弁当」のビジネスモデルを中核に成長してきた同社だが、その裏側では食材発注における深刻な課題を抱えていた。

それはExcelでの手作業・アナログ管理に由来する「食材の欠品」。クライアントから殺到するクレーム、お弁当を正しく提供できなくなる事態にも直結──。ビジネスの根幹を揺るがしかねない状況だった。

この喫緊の課題を解決すべく、同社が発注ナビのIT製品相談・紹介サービスを通じて選定したのは、「SaaS型」の発注管理システムだった。なぜ彼らはSaaSを選び、どのようにして自社の複雑な要件に合うパートナーを見つけ出したのか。導入の意思決定からわずか数カ月での本稼働を目指した「業務部門主体のDX計画」の裏側を、同社デリバリープラットフォームにおける管理業務を担う物流企画部マネージャーの大久保亜里沙氏と部長の松田大志郎氏に伺った。

「今すぐ対策しなければ危ない」「自身らで対策したい」。喫緊の課題に対して、業務のデジタル化、システム化を検討しているが、どのように進めればよいのかに悩んでいる、SaaS導入に不安を感じている──。そんな企業の経営層、業務部門の担当者はぜひ参考にしていただきたい。

サービス利用前の課題

利用後の効果

「1日8万食」の裏で頻発していた“欠品”地獄、Excel管理ではもう限界だった

──GLUG様のビジネスについて教えてください。「事業所向けデリバリー弁当のやどかり弁当」など食に関する事業と、福祉事業を両輪で展開されておられるようですね。

GLUG 物流企画部部長の松田大志郎氏（以下、松田氏）：弊社は、飲食店のランチタイムなど日中の空いている厨房をお借りしてお弁当を作る「やどかり弁当」のビジネスモデルで創業しました。

事業所向けの宅配弁当事業が成長していく中で、盛り付けなどの単純作業が得意な障がい者の方々と非常に相性が良いことが分かりました。就労継続支援A型事業×お弁当サポート事業、就労継続支援A型事業×高齢者デリバリーサポート事業などで、現在（2025年）では障がい福祉事業の比重が大きくなっています。社のミッションである「誰もが理想の自分にチャレンジできる世界を作る」を実現するため、多様な方々が活躍できる場を創出しています。

──今回導入されたSaaS（発注管理システム）は、宅配弁当事業へ導入されたのですね。

松田氏： はい。やどかり弁当では、弊社でお弁当のレシピを開発し、販促物とともに全国約400社のクライアントパートナーに提供しています。

このお弁当に使う食材も、弊社がメーカーから仕入れてクライアントへ卸しています。今回システムを導入したのは、この「メーカーへの食材発注」の部分です

──具体的に、どのような課題あるいは目的があったのでしょうか？

GLUG 物流企画部マネージャーの大久保亜里沙氏 （以下、大久保氏）： 最大の課題は「食材の欠品」が頻発していたことです。

弊社のお弁当は、全国同じメニューを1日約8万食、日替わりで提供しています。年間で2000万食以上、この膨大な数の弁当に必要な食材量の予測を立てて、一定量を倉庫に在庫として持っておき、日々のメニューに必要なお弁当の食材をクライアントへ配送します。

もし食材に欠品が発生すると、クライアントに地元で代替品を探していただく、あるいは我々が、関西や東北など各地にある別エリアの倉庫拠点から緊急で輸送したり、メーカーさんに無理をお願いして直送いただいたりして凌いでいました。

関係者全員に負担と対策のためのコストがかかる事態に陥っていたのです。

──1日8万食となると、何かあったら影響範囲も甚大ですね。

大久保氏： まさにその通りで、一度トラブルが起きると全国400社近いクライアントから「食材が届かないぞ。どうなっているんだ！」とお叱りの電話が鳴りやまなくなります。この対応は土日祝日関係なく365日続くので、担当者の緊張感と疲労も限界に達していました。

もっとも、クライアントから弊社が注文を受ける「受注系」は、自社で開発した宅配プラットフォームの基幹システムが担っています。

しかし弊社が食材をメーカーに注文する「発注系」が手つかずで、Excelでの手作業管理だったのです。これがトラブルの温床でした。早期に「発注管理」をシステム化する体制が求められました。

 

おすすめ！欠品・過剰在庫を防ぐ実務対策と在庫管理システムの活用

「我々にそんな時間は残されていません」　複雑な事情を理解してくれた製品パートナー

──基幹の受注系はしっかりとシステム化されていつつ、主に内部・自社の工程となる発注系もデジタル化・効率化が必須であることが判明したということですね。既存の基幹システムを改修・拡張して対応する選択肢はなかったのでしょうか？

大久保氏： もちろん考えました。しかし、自社のシステム部門とその基幹システムの開発ベンダーさんは当時、別の緊急性の高い対応で手一杯の状況で、我々の発注系の機能・仕組みを追加開発してもらうには相当な時間がかかることが予想されました。

毎日鳴り響くクレームの電話を前に、我々にはそんな時間は残されていませんでした。

そんな危機感から専門のSaaSを導入する方が早いと判断したのです。

──そこで発注ナビのIT製品相談・紹介サービスへご相談いただいたのですね。製品への要件、製品選びで重視したことは何でしたか？

大久保氏： 製品を探す上で最も重視したのは「弊社の複雑な業務をどこまで理解してくれるか」です。

日替わりメニューの膨大なレシピ、店舗（クライアント）ごとの販売個数に応じた需要予測、そして食材ごとの発注率の違いなど、我々が求めた要件はかなり多く、複雑でした。そして、この特殊性を理解してもらえなければ、根本的な解決には至らないと考えていました。

 

──発注ナビのIT製品相談・紹介サービスより複数社を紹介した中で、最終的にサンカ株式会社の「Sanka」を選ばれました。その理由、決め手となった要素は何でしたか？

松田氏： 決め手は、ベンダー担当者の圧倒的な「理解力」でした。発注ナビがセッティングを代行してくれた最初の商談・ヒアリングから、我々のビジネスモデルや課題を的確に捉え、非常にスムーズに会話に入り込んできてくれたのです。「この人たちとなら、一緒に課題を解決していけそうだ」という強い期待感を抱きました。

大久保氏： 「費用感が明快」だったこともポイントでした。初期費用としてカスタマイズコストはかかりましたが、月額費用は利用アカウント数に応じたサブスクリプション型で、今後もコスト管理がしやすいと感じました。

正直、SaaSであってもここまで安価に始められるとは思っておらず、プロに相談して初めて分かった発見でした。

おすすめ資料請求できる受発注システム一覧はこちら

在庫適正化の先に見据える「サプライチェーン全体の効率化」、DXで業界の荒波を乗り越える

──今年（2025年）1月にご相談いただいて検討計画を開始し、同年7月には本運用開始予定とのこと。事業の規模や課題の複雑さを振り返ると、とてもスピーディーな導入計画だったのではないでしょうか。

大久保氏： 社内風土としてもともと意思決定が速いこともありますが、やはり一番は「課題を在庫の管理に絞り込めた」ことだと思います。

選定プロセスの初期段階で、将来的に既存の基幹システムと連携できることを確認できたことが大きく、まずは「喫緊の課題解決に集中する」という判断ができました。

このスピード感を実現できたのも、我々の課題を深く理解し、的確な提案をしてくれた製品パートナーさんあってこそです。現時点、導入プロセスも週に一度の定例ミーティングで着実に進んでおり、初期設定で不明点があっても即時回答のAIチャット＋スタッフさんの人的サポートで迷わず進められています。

 

──Sankaによる発注システムが本格稼働することで、どのような成果を期待されていますか？

大久保氏： まずは、最大の課題である欠品の解消と在庫の適正化です。これを実現できれば、クレーム対応や緊急輸送といった過度なコストと都度対応の業務から解放されます。

さらにその先に、取引先メーカーさんのコスト削減も見据えています。現在は我々の予測が曖昧なためにメーカーさん側で余分に在庫を抱え、倉庫の保管費用を負担させてしまっている側面があります。我々がSankaで予測精度を上げ、在庫を最適化できれば、メーカーさんの負担を減らすことができる。それが、ゆくゆくは弊社の仕入れ価格の交渉材料になると期待しています。

 

──自社だけでなく、サプライチェーン全体の効率化を目指しているのですね。

松田氏： はい。米穀を始めとする食材費や物流費が高騰し、お弁当・飲食業界は決して楽な状況ではありません。

このような時代だからこそ、ITの力で無駄をなくし、関わる人すべての負担を軽くしていく必要があると考えています。今回のSaaS導入はその大きな一歩です。

 

──改めて発注ナビでの相談プロセスはいかがでしたか？

松田氏： 我々は事業部門で、システムのプロではありません。社内のシステムのプロは基幹システムの構築・管理に工数を割いていて頼ることが難しい事情があり、どうすればよいか悩んでいました。

そこで見つけたのが発注ナビのIT製品相談・紹介サービスでした。専門家＝発注ナビのIT製品相談・紹介サービスに相談してみたことで、固く閉ざされていた課題解決への扉がパッと開きました。

なにより無料で、数ある製品の中から製品・ベンダーを厳選して紹介してくれたこと。相談前は「受発注システム」「在庫管理システム」などだけでもかなり数があり、特化・簡素化されていることや、導入コストの低さなどについて十分に理解できていなかったため、思い込みに近い壁があったかもしれません。

そのような思い込みをしていた部分から理解でき、進むべき道、やるべきことを明確に見定める基礎を提案してくれた。この第一歩を示してくれたことが非常によかったです。

 

──ありがとうございます。今回のシステム導入計画を振り返り、同じような規模感の企業、似た境遇で悩んでいる企業の方へ一言アドバイスをいただけますか？

松田氏： 我々を突き動かしたのは、お客様に迷惑をかけたくない／かけてはならないという、現場の強烈な「危機感」でした。

課題を感じているなら、まずは専門家に相談してみることをお勧めします。我々も一人で悩まず、まず専門家に相談したことで、自分たちだけでは見つけられなかったであろう身近で有効な解決策に出会うことができました。一歩踏み出せば、必ず次の一手が見つかるはずです。

---

GLUGの発注管理DXはまだ始まったばかりだ。しかし「欠品ゼロ」に向けた取り組みと、SaaSを活用した柔軟かつ迅速な課題解決のプロセスは、多くの企業にとって参考になるはずだ。

▼早速コンシェルジュ相談を申し込む