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» 2018年12月05日 10時00分 公開

結局、どれを選ぶといいの? 乱立するコミュニケーションツール、“長い目”で見た正解は

[PR/ITmedia]
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 いまやメールや電話と並んで、Webコミュニケーションツールは仕事に欠かせないものになっている。チャットはもちろん、Web会議ツールやファイル共有ツールなどはビジネスシーンの必須ツールだ。しかし、必要なツールを無計画に導入していった結果、業務現場でさまざまなツールが乱立してしまっている企業も珍しくない。

 例えば、チャットを使いたくなった現場が、チャットサービスの無料プランを導入する。同様に、ファイル共有には別のツールを、Web会議には別のツールを、会議室に置くビデオ会議には別のツールを……といった具合に、個別最適で「よさそうなツール」を選んでいく。さらに、そのツールを選ぶ部門も担当者も異なっているなど、経営者やIT部門が全てを把握しないうちにツールが複雑化してしまうのだ。

 そうしたコミュケーションツールの中には、他サービスとの連携機能を持つものも多い。連携させるサービスはさまざまだ。その結果、現場で使われているツールの存在を企業が一切把握できなくなり、知らず知らずのうちに情報漏えいリスクを抱えてしまうケースもあるだろう。

 こうした状況に、企業のIT担当者は頭を悩ませる。現場主導で導入したツールの存在を把握できていない。それと連携させているツールが何かもよく分からない。そして果たして数年後も、全社員が満足して使える状況になっているのか――。

 そんな悩みを抱える企業におすすめしたいのが、企業内コミュニケーションや情報共有に必要な機能を高い次元で併せ持つ、“総合力”を軸にツールを選定することだ。

「個別最適」がもたらすリスク 見て見ぬふりが招く“破綻”

 それぞれの現場が個別最適でコミュニケーションツールを導入していくと、どのような問題が起こるのだろうか。

photo シスコシステムズの石黒圭祐さん(コラボレーションアーキテクチャ事業担当 コラボレーション営業 部長)

 「ツールを導入した担当者や管理者が退職した際、複雑に絡み合ったツールをいったい誰がメンテナンスするのか。他サービスとの連携に関する知見は共有されているのか。連携が崩れてしまったらどうするのか――など、さまざまなリスクが考えられます」と、ネットワークシステムやコミュニケーションサービスを手がけるシスコシステムズの石黒圭祐さん(コラボレーションアーキテクチャ事業担当 コラボレーション営業 部長)は指摘する。

 その背景にあるのが、昨今のコミュニケーションツールで主流となりつつある「連携機能」だ。「無料で使い始められる上に、広く使われている他社サービスとも連携できる」といった点に現場担当者が魅力を感じ、IT管理者の意見を仰ぐことなく導入してしまうケースはしばしばある。

 現場からすると、他サービスとの連携機能が豊富なコミュニケーションツールは便利なものだ。だが企業としての観点で考えると、そこには危険もあると石黒さんは指摘する。

 「例えばコミュニケーションツールに障害が起きたとき、どこがボトルネックになっているかを切り分けてツール提供企業に問い合わせても、『うちではない』と連携先のサービスに責任転嫁される可能性もあります」。社内のコミュニケーション基盤はストップし、復旧に向けた足掛かりを必死に探しているうちに、IT担当者がただ疲弊するだけ――といった事態になりかねないという。

 ビジネスパーソンの働き方が多様化し、時間や場所を問わずに業務に取り組むことが増えている中で、社員同士をつなぐコミュニケーションツールは企業にとって“生命線”とも言える。ビジネスの現場で安心して利用するには、どのような点を基準としてツールを選定すべきなのか。

企業が使うコミュニケーションツールに求められる“3つの要件”

 管理者にとっても、実際に利用する現場にとっても価値のあるコミュニケーションツールであるためには、次の3つの要件が求められると石黒さんは指摘する。

  1. ユーザーフレンドリーであること
  2. 現場にとっての利便性
  3. 端末を問わず使えること

 1つ目のポイントは「ユーザーフレンドリー」であるかどうかだ。

 中堅中小企業では大企業と違い、たった1〜2人のIT担当者が全社のシステムを管理している、いわゆる“ひとり情シス”と呼ばれる状況であることも多い。

 そこでコミュニケーションツールに求められるのが、「メンテナンスのしやすさ」「導入のしやすさ」「レクチャーせずとも誰もが理解できるユーザーインタフェース(UI)」「一度導入したら入れ替えることなく長く使えること」といった観点。つまり、導入から運用管理までを行う担当者にとってフレンドリーであることが欠かせない。

 もちろん、現場にとっての「利便性」も重要だ。社内外の仕事メンバーとやり取りでき、機密性の高さを保ちつつ、迅速に情報共有できる――といった要素を満たしているツールでなければ、現場は公式ツールがあっても他の便利なツールに移ってしまうだろう。

 最後に確認しておきたいのが、さまざまな端末でストレスなく利用できるかどうかだ。企業内のクライアント端末は職種や用途によって複雑化しており、内勤スタッフは社内のPCから、外勤が多い営業スタッフは主にスマートフォンから利用したいケースもあるだろう。端末が何であるかを問わず、便利に使えることは欠かせない条件だ。

 これら3つの要件を高次元で満たしつつ、チャットや遠隔会議、ファイル共有などの総合力を併せ持つコミュニケーション基盤。こうした観点で、シスコシステムズが新たに提供を始めたのが「Cisco Webex」ソリューションだ。

 Webexは、もともとWeb会議ツール「Cisco WebEx」、チャットを軸にしたコミュニケーションツールの「Cisco Spark」など個別に提供していたサービスを、集約して再編、リブランドしたもの。従来から持つ遠隔会議機能やチャット機能、ファイル共有機能はもちろん、それらを高いレベルで統合して「管理しやすさ」「使いやすさ」の両方を高めているのが特長だ。

 「Webexとしてリブランドしたことで、コミュニケーションツールとしての『総合力』がさらに高まりました」と石黒さん。以下ではその実力を詳しく見ていこう。

オンラインとオフラインがつながる――総合力にとどまらない“無二の価値”

 チャットを中心に、ファイル共有やWeb会議などを行えるのが「Webex Teams」。従来のCisco Sparkをリブランドしたもので、いわば企業のコミュニケーションの核となりうるサービスだ。

photo Webex Teamsのメッセージ画面

 メッセージのやり取り、ファイル共有、Web会議だけでなく、ホワイトボード「Webex Board」(関連記事:「もう10分待ったよ!」 “始まらない会議”にイライラする編集部を救ったのは……)との連携など、ビジネスシーンでのやりとりに必要な機能を網羅。これらの機能を1つのサービスとして提供することで、単機能のサービスにありがちな「他サービスとの連携による複雑化」を未然に防げるようになっている。

 Webex Teamsの強みの1つは、コミュニケーションの「連続性」を確保している点だ。チャットをしていたグループでそのままWeb会議をスタートし、会議中に資料を共有したりすると、それがそのままチャットのログにも残る――といった具合で、ユーザーが手間をかけることなく情報共有を続けられる。これは、チャットとWeb会議を別々のツールで行っている場合には得られないメリットだろう。

 基本的なWeb会議はWebex Teamsで行えるが、より多くの人数や、Skype for Businessのような他社サービス連携、ゲストユーザーを招待してのオープンな会議やセミナーなどを行えるのが「Cisco Webex Meetings」だ。

photo 資料を共有しながら遠隔会議を行える

 Webex Meetingでは「〇月〇日の〇時からこのメンバーで会議」といったスケジュールを事前に入れておくことで、決まった時間から必要なメンバーと遠隔会議を行える。さらに特徴的なポイントとして、PCやスマートフォンはもちろんのこと、リアルな会議室に設置した専用端末とも接続できる点だ。オフライン(リアルな会議室)とオンライン(遠隔地からの端末)の境目のなく、スムーズに遠隔会議できるようになっている。

 これを可能にしているのが、Webexが標準搭載している「クラウドMCU(多地点接続装置)機能」だ。1会議あたり最大100台のビデオ会議端末が参加できる。(今後のバージョンアップで200台まで拡張予定)

 一般的に、会議室に設置するようなビデオ会議端末と、PCやモバイル端末でアクセスするWeb会議は通信の仕様などが異なっており、相互接続するためには高価なMCUハードウェアが必要になる。Webexでは、MCUをクラウド型のサービスとして提供し、複数の拠点の会議室端末やPC、モバイル端末から、端末を意識することなく遠隔会議でつながれるのだ。

photo 多人数での同時会議が可能

 「シスコでも従来は、WebExやSparkなど、機能に応じてツールを分けていました。しかし企業が本当にやりたいことは、オンラインとオフラインの区別なく『スムーズに会議をすること』です。それならば、サービスとしての一体感を高め、各機能をシームレスにつなげることが重要なのではないかと考えたのです」と石黒さんは話す。

 石黒さんによると、クラウドMCUは中堅中小企業で導入するメリットが特に大きいという。社内にMCUを設置しようとすると、多大な導入コストと時間がかかるだけでなく、導入後にもメンテナンスに追われることになる。クラウドMCUであればスピーディーに導入でき、メンテナンスを自社で行う必要もない。

 「シスコでも従来は、クラウドMCU機能はオプションという扱いでしたが、今ではWebexアカウントの利用費用に含まれています。これは他社にはない、Webexならではの価値と言えるでしょう」(石黒さん)

スモールスタートもOK シンプルさがもたらす価値をまずは実感

 企業が求める総合力を高い次元で備えたWebex。高機能であればそれだけ利用コストがかかると思われるかもしれないが、スモールスタートで使い始められる点も特長だ。

photo Webex Meetingsは世界中で月間80億分以上使われている計算になるという(2018年10月実績)

 Webex Teamsには、基本的な機能が無制限で利用できる無料プランが用意されている。無料アカウントでは同時にWeb会議をできる人数などに制限があるが、そこまで利用が広がった段階で、あらためて有料プランを検討すればいいだろう。

 Webex Teams、Webex MeetingsやクラウドMCU機能などを利用できる有料プランも、1アカウント当たり月額1万円以下(パートナー販売価格)とリーズナブルだ。1アカウントで1会議あたり最大1000名が参加でき、そのうちビデオ会議端末は最大200台までの同時参加が可能だ。

 「Webexの開発理念は『シンプルであること』です。サービス提供に当たってはすごく高度なテクノロジーを駆使していますが、ユーザーにはそれを感じさせないようになっています。まずはスモールスタートで使い始め、実際に利便性を感じてから本格的に活用してもらえれば」と石黒さん。複雑化するコミュニケーション手段に悩み、公式ツールを検討している企業にとって、Webexは有力な選択肢の1つになりそうだ。

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アイティメディア営業企画/制作:ITmedia NEWS編集部/掲載内容有効期限:2018年12月18日