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» 2006年09月08日 14時25分 UPDATE

シゴトハック研究所:大量のメモをうまく整理できなくて困る(1)【実践編】

たくさんたくさん出てきたアイデア。しかしそれをまとめるのは一苦労です。アウトライン機能の利用から、ポスト・イット、そしてマインドマップツールを駆使してまとめてみると?

[大橋悦夫,ITmedia]

ヒロシ主任 うーん、まとまらないなぁ。。

ノリオ課長 どうしたんだい?

ヒロシ主任 いやぁ、次回のミーティング向けにこれまで出たアイデアを企画書に落とそうと思ってるんですけど、材料はたくさんあるんですが、うまくまとめられないんですよ。

ノリオ課長 どれどれ……。あぁ、Wordのアウトライン機能を使っているんだね。

ヒロシ主任 そうなんですよ。昔から資料を作るときはもっぱらこれを使っているんですけど、今回のように材料がたくさんあると整理するのが非常にホネなんです。

ノリオ課長 なるほど。そうしたら、ちょっとPCから離れてホワイトボードを使って整理してみようか。まず、大きめのポスト・イットを用意して、1枚に1つずつ材料となるアイデアを書いていこう。全部書けたらそれを持って会議室に移動しよう。

ヒロシ主任 ハイ、分かりました。

ks_11wa.gif マンガ:ふじたきりん

 30分後、数十枚におよぶポスト・イットの山ができあがりました。そして会議室のホワイトボードにすべて貼り出します。

ノリオ課長 これが今回の企画書の元となる材料のすべてだね。

ヒロシ主任 ハイ、そうなります。

ノリオ課長 Wordの画面と違って、スクロールしなくてもすべてが見渡せるだろう。

ヒロシ主任 確かに! 考えてみると、Wordで編集している間は画面に表示できる情報量が限られてしまいますから、量が多くなるとわけがわからなくなってくるんですよね。こうしてホワイトボードに貼って一望できると断然見通しが良くなりますね。

ノリオ課長 よし、そうしたら、これを並び替えていこうか。それぞれ似通ったもの同士を近くに移動させていくといいね。

ヒロシ主任 あー、なんか面白いですね! 頭の中が整理されていく感じがします。

ノリオ課長 このあたりについてはけっこう情報がたくさんあるようだけど、こっちはスカスカだね。

ヒロシ主任 そうですね。そこについてはもう少し材料が必要ですね。

ノリオ課長 そんな感じで、足りない情報が分かったりして整理の作業が進むわけだ。

ヒロシ主任 なるほど!

タカフミ君 何やってるんですか?

ノリオ課長 おお、タカフミ君。いいところに来てくれたね。ヒロシ主任が例の件を企画書にまとめようとしてくれているんだけど、ちょっと錯綜している感じだったんで、こうしてホワイトボードに並べて整理しているんだよ。

タカフミ君 あー、そういえばこういう作業をPCで実現するツールがありますよ。えーと、確かMindManagerってソフトです。

ノリオ課長 へぇ〜。そんなのがあるのか。

タカフミ君 僕のPCに試用版が入ってますんでちょっと見てみますか。

ヒロシ主任 おお、是非是非。

 タカフミ君はノリオ課長とヒロシ主任にMindManagerのデモを始めます。

ノリオ課長 うーん、これは便利だね。PCの画面が小さいとしんどいけど、今回くらいの分量なら十分これを使って整理ができそうだね。画面もキレイだし。

ヒロシ主任 まさにさっきホワイトボードでやっていたような作業ですね。

タカフミ君 いやぁ、実はこのソフト、面白そうだな、と思って入れるだけ入れてたんですけどちゃんと使うのは今回が初めてなんですよ。

ノリオ課長 よし、ヒロシ主任。ちょっとこのソフトを使って仕上げてみようか。

ヒロシ主任 ハイ!

タカフミ君のつぶやき

 いろいろと便利そうなツールはいっぱい知ってるけど、あんまり使いこなせてなかったなー。せっかくあるのにもったいない話だから、今後はちゃんと仕事に活用しないとだな。それにしてもポストイットに手書きなんて面倒なこと、よくできるよなー。面倒な作業はPCでうまくできないかを考えるのがタカフミハックだ。


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