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» 2006年09月08日 20時06分 UPDATE

3分LifeHacking:Officeファイルのプロパティに個人情報を保存させない

前回はOfficeファイルのプロパティを編集するためのツールを紹介したが、そもそもプロパティに個人情報を保存したくない場合、Office本体で設定可能だ。

[kizuki,ITmedia]

 前回、Officeファイルのプロパティを編集するためのツールを紹介したが、そもそもOfficeファイルのプロパティには個人情報をいっさい保存したくない場合も多いだろう。これらの情報はタグ付けとしては便利だが、実際には活用されていないことも多々ある上、Officeファイルを不特定多数に配布する場合は、個人情報の流出として問題となりかねない。

 前回紹介した「納入助」のようなツールを用いれば、これらの項目は手動で編集が可能だが、ファイルを保存するたびにいちいちツールを起動して個人情報の削除を行うというのは、非常に面倒な話だ。

 実は、単にOfficeファイルのプロパティに何も入力したくないだけであれば、わざわざこうした外部ツールを使わなくても、もっと簡単で便利な方法がある。それは、Officeアプリケーションのオプション設定で、個人情報の保存そのものをオフにしてしまう方法だ。

 設定は簡単。WordやExcelであれば「ツール」−「オプション」−「セキュリティ」タブの下段にある「保存時にファイルのプロパティから個人情報を削除する」にチェックを入れるだけ。これだけで、作成者や会社名、前回保存者といった項目は保存されなくなる。いちいち外部ツールを用いてプロパティを書き換えなくても、次回からこれらの情報は保存されなくなる。意図しない項目名がプロパティに残っていて得意先のひんしゅくを買う事態ともこれでオサラバだ。

st_ms01.jpg Excel 2002の「ツール」−「オプション」−「セキュリティ」タブを開いたところ。下段にある「保存時にファイルのプロパティから個人情報を削除する」にチェックを入れることで、個人情報が保存されなくなる
st_ms02.jpg チェックを入れていない状態で保存すると、作成者、前回保存者などが表示される
st_ms03.jpg チェックを入れて保存すると、個人情報の類は保存されない
st_ms04.jpg Word2002のオプション画面。こちらも同様にチェックボックスが用意されている。デフォルトではオフなので、個別にチェックを入れる必要がある

 「あれ? こんなチェック項目、いままでのOfficeにあったっけ?」と怪訝に思われる方も多いだろう。このチェックボックスはOffice XPから追加されたもので、それ以前のバージョンでは搭載されていない。デフォルトでチェックが入っていないこともあり、従来のOfficeをなにげにバージョンアップした場合は、なかなか存在に気づきにくいのが現状だ。Officeファイルに作成者名などを残したくない人は、この機会にチェックを入れておこう。

ソフト名 Microsoft Office XP以降
URL http://www.microsoft.com/japan/office/default.mspx

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