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» 2006年12月13日 01時29分 UPDATE

“議事録ドリブン”会議支援ツール、サルガッソーXM公開

“議事録ドリブン”メソッドを実践できる会議支援ツールのベータ版が公開された。Webブラウザから利用するASPサービスとなっており、無償で利用できる。

[斎藤健二,ITmedia]

 サルガッソーは“議事録ドリブン”メソッドを実践できる会議支援ツール「Sargasso eXtreme Meeting」(サルガッソーXM)のβ版を公開した。Internet Explorer 6以上に対応したWebサービス。無料でアカウントを取得して利用できる。

議事録作成に特化した「議事録エディタ」

 “議事録ドリブン”とは、Biz.IDの連載「議事録ドリブンで会議の効率アップ」で説明されている会議術。ディスプレイやプロジェクターを使って、参加者全員が議事録を作りながら議論するという特徴を持つ。

 サルガッソーXMには、議事録を取ることに特化した「議事録エディタ」が実装されており、自然と議事録ドリブン会議が実践できるようになっている。

 会議では、

  • 会議のゴール(目的)を共有すること
  • 会議のアジェンダ(議題)を共有すること

 などを決めてスタートすることが重要だとされているが、議事録エディタを使えば、必要な項目を漏らさず記入することになる。

 議論の最中は、参加者の発言を議事録として記入していくエディタとして利用するが、画面を切り替えることなくインラインで編集が可能になっており、Webブラウザで動作するアプリケーションであることを意識しない操作性だ。また、単なる意見なのか、全員が合意した結論なのかもアイコンをクリックするだけ(またはキーボードショートカット)で記入できる。

ks_xm2.gif 議事録エディタでは、会議中の発言をトピックごとに、意見と結論に分けて記載できる。今どんなトピックについて話しているのか、今の発言は意見なのか結論なのかを全員が把握しながら会議を進めることができる

 会議中に“ToDo”(やるべきこと)が決まったら、ToDoも記入可能。忘れがちな、期限や担当者、それを確認する確認者が合わせて記入できる。

議事録の書き出しとToDo進捗管理

 ここまでであれば、いわゆる「チェックリスト」でも同じことが可能だが、サルガッソーXMでは記入した議事録をさまざまに活用できる機能を盛り込んだ。

 各議事録はプロジェクトごとにまとめて管理されており、参加者はいつでも内容を見たり、未来の会議に議題を追加したりできる。書き込んだ議事録は自動的に参加者にメールで送付され、その中にはToDoの内容も記入されている。誰がいつまでに何をやるのかを、議事録という形で記録、参加者全員に送付する仕組みがまとまっているわけだ。

 また、このようにして登録されたToDoは、サルガッソーXMのスタートページに表示され、締め切りまで何日あるのかが「期限」として表示される。期限の前日になるとメールで知らせてくれるなど、本人だけでなく会議の責任者であるマネージャーの手間を削減してくれる。ただしToDoは、現在ところOutlookなどのPIMソフトとの連携は行えない。

ks_xm1.gif 各自のスタートページには、ToDoの一覧や、会議の議事録がカレンダー形式で表示される

 サルガッソーXMは、議事録作成を支援するだけでなく、会議と密接に連携するToDo管理を合わせて行えるアプリケーションだ。同社の鈴木健社長は、「提唱する議事録ドリブン会議を実現する機能を、必要十分に盛り込んだ。Webを使ったアプリケーションなので、遠隔地であっても互いに議事録の作成画面を見ながら電話会議を行うこともできる」と説明している。

製品版までは無償で利用可能

 サルガッソーXMはβ版の間は無償で利用可能。1人がアカウントを取得すれば、50人まで同グループに追加できる。今後、Firefoxへの対応や、各種PIMソフトとの連携などの機能追加を行い有償の製品版としていく予定だ。

 製品版はASPサービスでの提供を想定しているが、パッケージでの販売も検討している。

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