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» 2006年12月22日 12時21分 UPDATE

シゴトハック研究所:Wikiを使ってプロジェクトの進捗管理【解決編】

Wikiをうまく活用すれば、プロジェクトの進捗管理表として利用できます。進捗管理者を別途置かなくても、リーダーもメンバーも、各々が参照、記入が可能です。

[大橋悦夫,ITmedia]

今回の課題:Wikiを使ってプロジェクトの進捗を効果的にシェアするには?

  • コツ:Wikiをプロジェクトのタスクリストにする

 プロジェクト全体の進捗を把握する上では、Wikiの中の1つのページさえ見ていればOK、という状態を作ることが望ましいといえます。これはリーダーにとってはもちろんですが、メンバーにとっても自分の進捗に加えて、自分が参画しているプロジェクトの状況を把握することで、安心して仕事に取り組むことができます。あるいは、ほかの人のペースにキャッチアップするための指針にもなるでしょう。

 これは、戦争において、各部隊が司令官と同じ視点で戦局を見られるようなものです。前線に身を置きながらも、常に全体が見えている状況です。この状態を作ることで、各部隊の行動にムダやムラが少なくなるはずです。

参照項目と更新項目

 とはいえ、すべての情報をメンバー全員が更新するのはプロジェクト全体の作業量を増やすことになってしまいます。更新はリーダーとメンバーとで分担したほうがよいでしょう。分担方法は、参照項目と更新項目のいずれかが考えられます。

 参照項目とは、文字通り参照するための情報であり、主にリーダーが更新を担当します。例えば、プロジェクトの目的と説明、全体のスケジュール、各種規約や参照資料、ミーティングの議事録、などです。

 一方、更新項目は、メンバーに更新してもらう情報です。例としては、メンバー別のスケジュールやタスクリスト、あるいはメンバーの個人的な覚え書きなどです。

 この2つの視点を採り入れたWikiのページ構成が以下です。

ks_shack01.gif

実際に作ってみる

 上記のページ構成に沿って作ったのが以下のWikiです(livedoor Wikiを使用)。

ks_shack02.gif

 「プロジェクト全体の進捗状況」というページは、このWikiのトップページに設定しています。従って、Wikiを開くと、まずこのページが表示されるようになります。

 各メンバーが自分の担当しているタスクの状況を更新していきます。各タスク名の先頭にある「□」は未完了、「■」は完了を意味し、ページ上方にあるタスクツリーで全体のタスクの未完了・完了状況の確認ができるようになっています。そして、各タスクの詳細については、ページ下方にメンバーが追記していきます。

 こうすることで、Wikiを開けばすぐにプロジェクトの進捗がざっと分かり、下にスクロールしていくとタスクごとの状況が把握できるようになるわけです(最上部に表示されるタスクツリーは、図の矢印の示すように、それぞれページ内リンクになっているため、任意の項目をクリックすることで該当部分にジャンプすることができます)。

 なお、このページのソースは以下のようになっています。

ks_shack03.gif

 最初の行の「#contents」は、後続の「*」や「**」といったアウトライン部分だけを抜き出して目次として表示するためのWikiの記号です。今回の例ではタスクツリーがこれに当たります。

 [[タカフミ君]] のように二重の大括弧で囲むことで、Wiki内でその名前がついたページへのリンクになります。この場合は、タカフミ君へのメンバー別ページへのリンクになります。

すべての報告をWikiにアップする

 このように「プロジェクト全体の進捗状況」のページをメンバーめいめいが更新することにより、それがメンバーの進捗報告書の役割を果たすと同時に、文字通り全体の進捗状況を表すものになります。

 リーダーは常にこのページをチェックしながら、必要に応じて各メンバーに指示を出すことができるようになります。そして、各メンバーはほかのメンバーのタスクの進み具合(□や■記号の変化)をリアルタイムに確認することで、「自分もやらなくては!」という刺激を受けることができるでしょう。

 最終的にすべてのタスクについて「□」が「■」に塗りつぶされたとき、プロジェクトという「塗り絵」が完成するわけです。

筆者:大橋悦夫

仕事を楽しくする研究日誌「シゴタノ!」管理人。日々の仕事を楽しくするためのヒントやアイデアを毎日紹介するほか「言葉にこだわるエンジニア」をモットーに、Webサイト構築・運営、システム企画・開発、各種執筆・セミナーなど幅広く活動中。近著に『「手帳ブログ」のススメ』(翔泳社)がある。


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