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» 2007年04月06日 20時35分 UPDATE

3分LifeHacking:メールアドレスの登録なし! 歓迎会にスケジュール調整サービスを使う

新しいスタッフの歓迎会。悩ましいのは出席者の予定調整だ。直接会って確認できればいいのだけれど、忙しい上司や大勢の同僚が相手では、なかなかはかどらないもの。そんなときは、オンラインのスケジュール調整サービスを利用するのも方法だ。

[鷹木創,ITmedia]

 そろそろ歓迎会でもしようか――4月になって新しいスタッフを迎えた職場も多いはず。歓迎会の下準備で悩ましいのがスケジュール調整。直接話して確認できればいいのが、多忙な上司や大勢の同僚が相手ではなかなかはかどらない。そんなときは、オンラインのスケジュール調整サービスを利用するのも方法だ。今回は、メールアドレスの登録なしで手軽に利用できるサービスを紹介しよう。

ホットペッパーの店舗情報と連携する「Pollan」

 まず、最初に紹介するのは「ホットペッパー.jp」で提供している「Pollan」。スケジュールの調整ページを作るときは、イベント名、開催予定時刻、幹事のニックネームを入力する。生成された調整ページのURLはユニークなものなので、幹事の人はお気に入りにブックマークして、参加者を登録したり、URLをコピーしてメールで参加者に連絡したりしよう。必須項目ではないが、メッセージを調整ページに添えることもできる。「出席のほど、よろしくお願いします」などと書いておくといいかもしれない。

 なお、メールアドレスなしで利用できるスケジュール調整サービスのほとんどが、こうした独自URLを生成するもの。URLを知らない人がアクセスすることはほとんどないと思われるが、公開されているページであることは注意しておこう。

 調整ページでは参加者の追加、出欠の確認、店舗の推薦が可能だ。出欠を「入力する」ボタンを押すとデフォルトですべての日が出席扱いなのが幹事としてはウレシイ。ほかの人が見たときに「あの人も出席している」となれば、出席率の向上にもつながりそうだ。お店が決まっていない場合も、参加者からホットペッパー.jpの店舗情報を推薦として受け付けることができるのも便利に使えるだろう。

st_yt01.jpg 最初の入力画面。イベント名、開催予定時刻、幹事のニックネームが必須項目
st_yt02.jpg 続くページで、参加者を設定
st_yt03.jpg デフォルトですべての日が出席扱い

出欠のニュアンスを最大4段階で入力できる「ちょー助」

 同じように固有のURLでスケジュール調整ページを生成できるサービスが「ちょー助」。プロジェクト管理ソフト「Project Canvas」などを手がけるルミックス・インターナショナルのオンラインサービスだ。

 こちらもPollanと同様にイベントのタイトルや利用目的、コメントなどを入力する。必須項目は「タイトル」「使用するマーク」「管理用パスワード」のほか、期間、曜日、時間帯だ。このうち、○や◎など出欠に使用するマーク、調整する期間、候補にする日付・時間帯はデフォルトで入力されており、実質タイトルとパスワードの入力だけでページを生成できる。

 上記で紹介したPollanとの大きな違いは、管理パスワードを入力することでイベントのタイトルなどをページを生成した後から変更できること。また、出欠を表すマークに○/×だけでなく◎/△も利用可能なため、参加者の微妙なニュアンスを感じ取ることができるといえそうだ。

st_yt04.jpg 最初の入力画面。この中では、タイトルと使用するマークが必須項目。ただし、使用するマークにはデフォルトでチェックが入っている。○/×だけでなく◎/△も利用する場合は、追加でチェックしよう
st_yt05.jpg 次の画面で期間を決めよう。時間帯も指定できる
st_yt06.jpg 3ステップめの画面では、期間内の曜日を指定

st_yt07.jpg 管理用パスワードの設定画面。半角3〜30文字。登録はこれで完了だ
st_yt08.jpg 生成されたスケジュール調整画面
st_yt09.jpg 調整画面で「予定の登録」ボタンを押すと、参加者の予定を登録できる

メールで教えてくれた日にち候補もコピペできる「調整さん」

 リクルートメディアコミュニケーションズの「たたみラボ」でも、「調整さん」というβサービスを公開している。

 こちらの必須入力項目は、イベント名と候補日時。場合によってはコメントも添えられる。独特なのは候補日時の入力。上記2つのサービスはプルダウンメニューかカレンダーなどから選択する方法だったが、入力フォームに自由な書式で候補日時を入力する。改行すれば、その後の入力を別の候補として認識するのだ。

 例えば、メールなどで「4月7日 20時〜」「4月8日 20日〜」「4月9日 21時〜」などと送られてきたスケジュールを、改行を挟みながら入力すれば調整ページに反映される。まずは、みんなからスケジュールをメールやインスタントメッセンジャーなどでもらいつつ、後からオンラインサービスでスケジュールを調整するといった利用もできそうだ。

st_yt10.jpg 「調整さん」の登録画面。シンプルな作りだ
st_yt11.jpg 日時候補の入力フィールド。すでに希望日時を聞いておいたメールから日時を貼り付けたところ。書式を統一していなくとも選択肢にできることが最大の特徴だ
st_yt12.jpg 生成したスケジュール調整画面

本日のレシピ
サービス名 特徴 入力必須項目 調整ページの編集 調整ページの保持期間
Pollan ホットペッパー.jpの店舗情報と連携 イベント名
開催予定時刻
幹事のニックネーム
できない 不明
ちょー助 出欠のニュアンスを最大4段階で入力可能 タイトル
使用するマーク
調整する期間
候補にする日付・時間帯
管理用パスワード
可能 候補の最終日から7日後にアクセス不可
調整さん メールで教えてくれた日にち候補もコピペできる イベント名
候補日時
ページを作ったPCであれば可能 1カ月間更新なしで削除

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