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» 2007年04月12日 16時18分 UPDATE

3分LifeHacking:Suica、PASMOで交通費精算を簡単にする

面倒な事務処理の筆頭である交通費精算。しかし非接触IC乗車券を使えば、いつ、どこからどこまで電車に乗って、いくらかかったかが一覧で確認できる。

[斎藤健二,ITmedia]

 どんなビジネスパーソンも毎月必ず行わなくてはならない事務作業。それが交通費に代表される精算処理だ。何月何日に、どこの駅からどこの駅まで乗って、いくらだった……。外出が多い職種の人なら、うんざりするくらい面倒な作業のはず。

 昔は、その都度、全部ノートに付けておこう──という生真面目なやりかたが実は最も効率が良かったわけだが、ITの進歩の甲斐あって、最近は簡単に交通費精算を行うことができるようになった。

SuicaとPASMOの利用履歴を使う

 首都圏では、JR東日本のSuicaと私鉄や地下鉄・バス向けのPASMOの相互利用が可能になっており、1枚の非接触ICカードでほとんどの交通機関が利用できる(誠の記事参照)。そして、いずれの場合も乗車記録はサーバに記録され、PASMOでは直近20件が、Suicaでは直近50件が確認できる。つまり、外回りの移動にSuicaやPASMOを使っていれば、経費精算時のリスト作成が簡単にできてしまうのだ。

 ただしJR東日本のサーバやPASMOのサーバにアクセスして自分の乗車履歴を見るには、当然ながら個人を登録したSuicaやPASMOが必要。お勧めは、Suicaなら「モバイルSuica」、PASMOなら「記名PASMO」(定期も可)だ。

 モバイルSuicaの場合、「モバイルSuica会員メニューサイト」にアクセスして、携帯のメールアドレスと、あらかじめ携帯電話側で登録してあるパスワードを入力。「SF(電子マネー)利用履歴」を選べば、いつ、どこから電車に乗って、どこで降りたのか、いくらかかったのかが一覧できる。金額の部分は残額が表示されるので、表の部分をExcelにドラッグ&ドロップして、残額の引き算を行い、各項目の利用金額を計算させよう。

 記名PASMOならば、「マイページ」からログインする。IDとパスワードは、初回登録時に、PASMO番号と名前、生年月日、電話番号を入力して決める。こちらもSuica同様、残額が表示されているので、Excelなどで引き算して利用金額を出そう。

koutu1.gifkoutu2.gif 左はSuicaの右はPASMOの利用履歴ページ。Suicaのほうは、Internet Explorer専用なのには注意

koutu4.gif Excelにコピーして、計算式を入力し、利用金額を表示させてみた

 交通費精算時の注意点としては、下記がある。

  • 休日の利用は、おそらく個人利用なので省くこと
  • 定期を買っていないなら、自宅から会社への電車移動は通勤なので精算から省くのが普通
  • 物販は、当然交通費ではないので省く

 いずれも、「土日の日付を検索して省く」「自宅駅〜会社駅を検索して省く」といった方法を使って、Excelなどで自動的に処理できる。

 なお、匿名のSuicaやPASMOでも、駅の切符販売機にカードを差し込むと、利用履歴を印刷することができる。デジタルデータではないので、Excelでそのまま加工することはできないが、予定表から行き先や運賃を調べるよりははるかに早い。うまく利用したい。

koutu3.jpg
本日のレシピ
サービス名 提供元 URL
モバイルSuica会員メニューサイト JR東日本 http://www.mobilesuica.com/
PASMO マイページ PASMO https://www.pasmo-mypage.jp/loginwebform.aspx

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