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» 2007年04月27日 10時50分 UPDATE

Gmailの空き容量を増やす方法

フィルターを駆使すれば、重要なメッセージを消さずにGmailの空き容量を増やすことができる。(Lifehacker)

[Stewart Rutledge,Lifehacker]
LifeHacker

 3Gバイト程度の容量があれば、電子メールを保存するには十分すぎると思うだろう。だがこの2週間、私のGmailのアカウントは不吉にも与えられた容量の95%を超えていた。ついには98%(2780Mバイト中2725Mバイト)に達し、何とかしなくてはならなくなった。

 しかし全メッセージを手動で転送したり、2.7Gバイト分のメールをダウンロードするなど問題外。私の場合は単に、「削除」ボタンを押し始めればよかった。削除しても大丈夫なメッセージを判別する役に立つフィルターを幾つか使うことで、重要なメッセージを消してしまうことなく、Gmailアカウントの使用容量を上限の98%から67%にまで減らすことができた。以下にやり方を説明する。

1. 大まかに始めて絞り込む

 一番効果的だったのは、なくなっても絶対に困らないと分かっているものを最初に消して、それから判断が付けにくいものに手を付けるというやり方だ。この方が安全で速い。

2. 特定の送信者にラベルを付けて、重要なメールをなくさないようにする

 この人から来たメールはだいたい99%は取っておきたい、という人が10人ほどいる。主に家族と仕事関係の人だが、自分の「仲間」は自分で分かる。

 特定の人たちから来たメッセージのみを表示するフィルターを作成する。それにはGmailの「or」検索演算子(|)を使う。例えば、「From: john | paul | ringo | george」で検索すると、ジョン、ポール、リンゴ、ジョージから送られたすべての電子メールが表示される。これらのメッセージに安全な名前を付けるようフィルターを設定する。わたしは「nodelete」という名前を使った。

 更新(2006年11月20日):ここLifehacker本部では、4月にこの方法についての記事を掲載して以来、OR演算子とフィルターを使ってきた。しかしこの記事の著者は、常に予想通りにいくとは限らないと話している。「気をつけてほしい。OR演算子を使えば、検索に含めたすべての人からのメッセージが当てはまるはずだが、時に動作が少しおかしくなり、理論的には検索結果に含まれるはずのメッセージが残されてしまうことがある。メッセージを保護するためだけにこの手法を使うのなら、名前を一度に1つずつフィルタリングする方が安全かもしれない」

 これでラベルを付けたメッセージをすべて、これからの検索と削除のミッションから除くことができる。

3. 大きな添付ファイルを取り除く

 検索演算子「has:attachment」を使えば容量を食うメッセージのリストを作成できるが、ファイルサイズ順に並べ替えるオプションはない。2.7Gバイト分のメールを調べる役には立たない。

 しかし、ファイルタイプで検索をかけてからファイルサイズで絞り込むことはできる。私は次の検索フレーズを使った。

filename:wmv -label:nodelete

filename:mov -label:nodelete

filename:mp3 -label:nodelete(MP3はテキスト文書にもよく出てくるので、このフレーズは役に立たなかった)

filename:doc -label:nodelete

filename:pdf -label:nodelete


 これらフレーズの検索結果1つ1つを調べ、どれを消すかを考えなければならなかった。ここで一番時間を使ったが、それほど難しくはなかったし、気分もすっきりした。[Shift]キーを押しながら2通のメッセージを選ぶと、その2通の間のメッセージをすべて選択できることを覚えておいた方がいい。多数のメッセージを選択する場合に役に立つ。

 ここまでのステップで、Gmailの使用容量を約20%減らした。これでも十分だろうが、もっと減らしたいのなら、次のステップで微調整を加えられる。

4. 間抜けな転送メールを消す

 「Fw:」「Fwd:」「Forward:」などの件名が付いたメールに「Forwards」ラベルを付けるフィルターは既に持っている。ほとんどの場合、私はこれらのメールを自動的にアーカイブするようフィルターを設定している。しかしフィルターがない場合は、先に挙げたよくある転送メールの件名を指定するだけでこうしたフィルターを作れる。それから次の検索フレーズを使う。

label:forward -label:nodelete


 その後は手動で削除する。

 既に「filename:」で添付ファイルを検索済みなら、おそらくこのステップでは大してアーカイブするものはないだろうが、ゴミを取り除くのは何にしてもいいことだ。

5. クズメールしか送ってこない相手からのメールを削除する

 文字通り、アドレス帳に載っている人全員に、すべてのメールを転送する人がいる。毎日チェックするなどとんでもないことなので、彼の電子メールアドレスから、転送の件名付きで送られてきたものをすべて自動的にアーカイブして、忌々しい彼の名前をラベルに付けるようGmailフィルターを設定した。

 このメール整理作業で、彼から転送されたメールはためらわずにすべて削除した。彼のような友人がいたら、同じことをするといい。これは広告メールにも当てはまる。

6. nodeleteラベルの人からのメールを慎重に消す

 これまでの作業で満足なら、このステップは飛ばしたいと思うかもしれない。だが真の掃除マニアなら、1から4のステップを繰り返し、「-label:nodelete」の整理に取り掛かるべきだ。nodeleteラベルの人はたいてい、あまりゴミメールを送ってこない(だからこそ友だちでいられるのだ)。だからこのステップでの掃除は早く済むかもしれない。

7. ゴミ箱を空にし、スパムを削除する

 Gmailはこの作業を自動的にやってくれないので、最後にゴミ箱を空にして、スパムを消す(たとえスパムが使用容量に影響しなくても)のを忘れてはいけない。これまで削除したものにざっと目を通して、残すつもりのものを消してしまっていないかどうかを確認する最後のチャンスでもある。

 多くの人が、私はむやみやたらとメールを送ったりため込んだりしていると言うかもしれない。それは正当な指摘だ。だがこの方法を使えば、これからもGmailの神(容量の上限)の怒りに触れることなくメールを溜め込んでおける。

 前に読者が提案してくれたように、今度はストレージ用のGmailアカウントを幾つか作るかもしれない。しかし、今回紹介したステップを年に1回実施すれば、増え続けるGmailの容量をいっぱいにしてしまうことはないだろう。

 電子メールアーカイブを掃除するのに便利な検索文字列やフィルターがあったら、ぜひ教えてほしい。

本稿筆者スチュアート・ラトレッジはミシシッピ大学ロースクールの最終学年に在籍中。



原文へのリンク

この記事は、Lifehackerの発行元である米Gawker Mediaの許可を得て、アイティメディア株式会社が翻訳したものです。翻訳責任はアイティメディアにあります。

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