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» 2007年10月04日 12時39分 UPDATE

Lifehacker:会議をマインドマップ化する

会議中にメモが追いつかない人、後でメモを読んでも意味が分からない人。そんな人にこそ、会議マインドマップが必要かもしれない。(Lifehacker)

[Brad Isaac,Lifehacker]
LifeHacker

 発言者の話す速さにメモが追いつかず、会議についていくのに苦労したことはないだろうか? メモしたアイデアを読み返したときに、メモの意味が分からなくなっていたことはないだろうか? 自分に当てはまると思ったそこのあなた、会議マインドマップこそあなたに必要なものかもしれない。ここでは、マインドマップをうまく始められる指針と印刷できるテンプレートを提供するクイックスタートガイドをお届けする。

 まず、マインドマップのコンセプトを幾つか挙げる。この記事を読んでいけば、このコンセプトの多くが明確になるだろう。

  • マインドマップはフリーフローツールだ。そのプロセスには正解も不正解もない。多くの人は、色違いのペンをたくさん使って図を描くことを勧めている。それが向いている人も向かない人もいる。大事なのは、とにかく始めることだ。マインドマップのやり方は、やっていくうちに改善できる。
  • マインドマップは脳の両側を使うようにできている──右脳と左脳で考えるということだ。色を使い、図を描くのは創造的な側、メモを取るのは分析的な側を使う。両方を使うことで、より記憶でき、より自由な流れのアイデアを生み出し、集中を保つことができる。
  • 幾つかの単純な図形で始められる
  • あるアイテムから別のアイテムを指す矢印。アイデアがあるアイテムから別のアイテムに流れていることを示す。
  • 双方向を指す矢印。主題が等しい価値を持ち、互いに関連していることを示す。
  • ボックスあるいは矢印のないアイデアは、フローティングトピックだ。重要なアイデアではあるが、主題からそれている。基本的にはマップの外に浮かんでいるが、必要になったときのためにそこに置かれている。

 会議をマインドマップ化するにはまず、可能なら事前にアジェンダを入手しておく。

 マインドマップの中心に、会議の主なトピックを書く。

ks_mindmap0.gif

 この中心的なアイデアから、すべてのサブトピックが流れる。そこで中心から外側へとサブアジェンダを書く。サブアジェンダを並べる順番はどうでもいい。マインドマップでは、後で変更するまではそれぞれのアイデアを等しく扱う。だからサブアジェンダの最初のレベルは次のように見えるかもしれない。

ks_mindmap1.gif

 これで基本的な会議のマインドマップができた。これで会議の始めから終わりまでを明確に見渡せる。誰かが無関係なトピックを持ち出したら、それをフローティングサブトピックにすればいい。重要かもしれないが、無関係なのだから。自分の考えでも、ほかの誰かが言ったことでもだ。以下に例を示す。

ks_mindmap2.gif

マインドマップの実行

 誰かが会議でアイデアやコンセプトを披露したら、サブアジェンダアイテムから枝を分岐させて、メインのアイデアを書く。そのアイデアを円で囲んだり、(星形などの)図形で囲ったりして重要なポイントを強調してもいい。アイデアの横に落書きしたくなったら、必ず書く。マインドマップは右脳と左脳の両方で考えるようにできている。落書きで創造的な思考を活発に保つと同時に、分析的思考でメモを処理する。

ks_mindmap3.gif

 上の画像では、合弁事業のアイデアを星形で囲んでいる。これは、私が予算を改善する優れた方法だと思ったアイデアを示しているのかもしれない。そこから生まれたサブアイデアがあれば、この星形から分岐させてそれを書けばいい。

 個人的には、あるトピック、サブトピック、あるいはアイデアに関して誰かが重要なことを言ったら、そのアイテムから枝を分岐させて発言者の名前を書き、その名前からさらに分岐させるのが好きだ。誰がいつ何を言ったかを説明しなければならないときに、発言をさかのぼって正しい発言者にたどり着ける素晴らしい方法だ。

ks_mindmap4.gif

 従来のやり方でメモを取る場合は、こうしたサブアイデアの多くが(大きなコンセプトの下に埋もれて)失われたり、忘れられたりする可能性がある。マインドマップはこうしたアイデアも最後まで残す。

ヒント:サブアイテムをまったく別のアジェンダアイテムにリンクさせることを恐れてはいけない。矢印付き、あるいは矢印の付いていない線で結ぶだけでいいのだから。


会議マインドマップテンプレートの使い方

 会議や小規模プロジェクト、さらには家庭のプロジェクトにも使えるマインドマップテンプレートのPDFをダウンロードする。これを表示するにはPDF閲覧ソフトが必要だ。無料のFoxIt Readerがお勧めだ(Macユーザーの場合はPreview.appが搭載されている)。横向きで印刷すれば、十分な作業スペースが取れる。

 このテンプレートを会議で使うには

  1. 中央のボックスにメインアイデアを書く
  2. メインアイデアにつながった円の中にそれぞれのアジェンダアイテムを書く
  3. 会議が進むにつれて、サブアイデア、アイデア、事実、数字に線を引っ張る
  4. 図を描いて、アイテム同士を矢印または矢印なしの線で連結する

 マインドマップテンプレートを家の修繕プロジェクトに使うには

  1. 中央のボックスにプロジェクトのメインの目標を書く
  2. メインアイデアにつながった円の中に、下位カテゴリーを書く(家の修繕プロジェクトの一般的なカテゴリーとしては、予算、必要なもの、実行の時期、業者を雇うかどうかなどがある)
  3. 会議と同様に、分岐させたりアイデアを書いたりして、それぞれのカテゴリーをアイデア、事実、数字で拡張する

 最初に幾つかマインドマップを作ったら、どれだけ整頓された感じが高まるか分かるだろう。マインドマップは創造的な思考を開放する助けになるため、細かいことを忘れたり、プロジェクトの成否を決める情報の断片をなくしたりすることはない。コンセプトや、コンセプト間のつながりを新たなやり方で理解できるため、会議中にもっと効率的になれる。ほかの人たちがつまらなそうに座って時計を見ている間に、会議に積極的に参加できる。昇給にもつながるかもしれない。

 マインドマップがどれだけ効果的か、試してみて実感してほしい。熱心なマインドマッパーがいたら、どうやってマインドマップを使って効果的にメモを取ったり、アイデアを理解しているかを教えてほしい。

本稿筆者ブラッド・イザークはリードソフトウェアプログラマー兼ブロガー。目標設定ブログAchieve-IT!で彼の日々の動機付け戦略を読むことができる。

原文へのリンク

この記事は、Lifehackerの発行元である米Gawker Mediaの許可を得て、アイティメディア株式会社が翻訳したものです。翻訳責任はアイティメディアにあります。

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