コラム
» 2008年05月15日 15時03分 UPDATE

“PCで仕事”を速くする:第17回 たった3つのフォルダでメールの洪水から逃れる分類法 (1/3)

メールの量が半端なくて洪水におぼれてます。そんな人も、たった3つのフォルダを作るだけで、必要なメールをしっかりチェックして確実に返信ができるようになる。

[斎藤健二,ITmedia]

 PCをうまく活用して、仕事の効率を上げようという本企画。今回から3回にわたって、バリバリPCを使うのが当たり前の職場で働くことになってしまった人に向けて、これを押さえておけば一目置かれるというPC活用法をお伝えしよう。

  1. その1〜メールの洪水から浮かび上がる分類法
  2. その2〜ファイルの山から拾い出せる書類管理法
  3. その3〜作業を早業に変えるPC操作法

メールの洪水におぼれていますか

 もう15年近く電子メールを使ってきた筆者でも、最近のメールの量は半端でないと思う。よく、「○○の会社社長は1日100通のメールをやりとりしている」なんてニュース記事で見たりするが、「俺のほうが多いぞ!」とひそかに思っている人も多いのでは。

 メールは、送ったほうからすると“読まれていて当たり前”、しかも“24時間以内には読むよね”と思われているのがまたつらいところ。返信が3日後になっただけでも「お返事遅れて申し訳ございません」と書くのが当たり前と感じられたら、ITビジネスパーソンとしては一人前ということかも。

 さてさてメールの分類は奥が深い。メールソフトごとに特性も違っていたりするし、量にもよるので、これが正解! とはいえないのだが、筆者がうまくいっている分類のポリシーと考え方を紹介しよう。

メールはこう分類する〜1 優先度でフォルダ分けする

ks_omail3.jpg

 メールソフトには「自動振り分け」というありがたい機能が搭載されている。これは先に条件(ルール)を決めておけば、自動的にフォルダ分けをしてくれるというものだ。

 例えば「ミナミちゃんから来たメールは、『秘密』フォルダに振り分けるように設定しよう」という具合に使う。

 普通は差し出し人ごととか、プロジェクト(仕事の単位だね)ごとにフォルダを作って分類していくらしい。筆者も昔はそうしていた。ところが、これはメールの分類には役立んだけど、“洪水から逃れる”という視点では、あんまり役だってくれない。そのプロジェクトが終わったあとで、メールを探すときに便利な分類法だからだ。

 そこでお勧めは、優先度でフォルダの自動振り分けを行うこと。まず次のように優先度を決める。

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