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» 2008年06月02日 12時01分 UPDATE

Lifehacker Top10:仕事時間を賢く楽に節約する10の方法

毎日くたくたになって帰っているのに、仕事が遅れている。そう感じているのなら、ささいなことで時間を無駄にしてしまっているのかもしれない。そんなときに役に立つ方法を紹介する。

[Gina Trapani,Lifehacker]
LifeHacker

 毎晩のようにくたくたになって帰っているのに、やらなければならない仕事が何もかも遅れている――たとえオフィスで10時間過ごしていても――のなら、仕事時間を無駄にしてしまっているということだ。つまらない用事を持ち込み、大事なことから集中力を奪う会議や電子メール、割り込み、同僚との雑談に時間を取られてしまうことはあまりにたやすい。だがちょっと頭を使えば、達成感とともにオフィスを去ることは可能だ。仕事時間を取り戻すときが来たら、作業に集中し、気を散らさないようにし、作業負荷を減らして、身軽に、自由に、やり遂げた気分で帰れるようにする簡単な戦略が幾つかある。

10. (締め切りを設けるために)ランチまたはディナーの約束をする

 子持ちの同僚が毎日時間通りにオフィスを出るのはなぜだろうと思ったことはないだろうか? それは、決まった時間に子供を迎えに行かなければならないからだ。仕事に1日中かかっているような気がしたら、重要でないことにとらわれている可能性が高い。だが、締め切りがあれば尻に火がつき、時間を気にするようになる。家にいる妻や夫が6時半までにあなたが帰ってくると思っていたら、あるいはジムで友人が待っていたら、集中力を持続させて仕事を終え、時間通りに席を離れられるだろう。

 スケジュールにランチを入れられるのであれば、昼間も同じ方法が使える。決まった時間に同僚や友人とランチの約束をして、午前の仕事の締め切りとして利用しよう。

9. 明日の朝最初にやることを書き留めて、帰る前にキーボードの上に置いておく

 悲しいかな、何も手を打たなければ、ToDoリストから1つの項目も消さないうちに仕事時間が終わってしまうというのが現実だ――自分の個人的なミッションとしてやらなければそうなる。GTD(Getting Things Done)に最適な時間は朝一番だ。だから、それをやりやすくしてやるといい。

 毎日オフィスを去る前に、次の日にやらなければならない最も重要な作業を書き留めておくこと。それを机の上に、作業に必要なものと一緒に置いておけば、真っ先に取り掛かれる。1日を始める一番いい方法は、電子メールを処理することではなく、何かを達成することだ(実行可能な小さなタスクを用意する方法はこちら)。

8. 1日の最初の1時間は電子メールをチェックしない

 「Never Check Email in the Morning」の著者ジュリー・モーガンスターン氏は、朝は1時間待ってから電子メールの受信箱を開くよう提案している。考えなしに真っ先に電子メールを読む代わりに、9番のガイドラインで用意した作業を済ませることだ。朝一番に何かを達成すると、その日一日の調子が決まるとモーガンスターン氏は言う。それに、電子メールクライアントを立ち上げると「営業開始」状態になり、舞い込んでくるリクエストに注意を払うことになる。

注:違うタイムゾーンの人と仕事をしている場合、このガイドラインに従うのは難しいこともある。特に、夜のうちにメッセージが来ることが分かっている場合は。だが現実を見よう。電子メールが1時間遅れても誰も死なない。ガイドライン通りにやればいい。

7. ToDoリストの作業をやらないことにして消す

 仕事をやれとプレッシャーをかけてきたり、作業を当てがってくるのは上司ばかりではない。時にわれわれは、どういうわけかいいアイデアに思えるからという理由で小さなプロジェクトやToDoを背負い込む。ToDoリストに何週間も手つかずのままの項目が居座って、リストが長くなってしまったら?

 たぶん、やる価値のない、今すぐに消せる項目が幾つかあるのだろう。「そのときはいいアイデアだった」ものが、常にいいアイデアだとは限らない。重要でない作業を自分に課しているのなら、単にそれをしないことにすればいい――それが、作業を減らす最速で最も労力のかからない方法だ。

6. 電子メールを5センテンス以内に

 長々とした電子メールを受け取りたいという人はいない。それに電子メールは長いやり取りには向かない。電子メールが短いほど、反応が返ってくる可能性は高くなる。

 デザイナーのマイク・ダビッドソン氏は、メッセージが5センテンスを超えないようにするという電子メールポリシーを設けている。同氏自身にとっても、受け取った側にとっても時間の節約になる。ぜひ試してみてほしい。長いメッセージを送らなければならない場合は、電話すればいい。

5. 人の話を遮る

 おしゃべり好きのキャシーに長々と話しかけられたり、消極的な議長のせいで会議が延々脱線している場合は、遠慮なく発言しよう。もちろん、無礼にならないように。丁寧に、しかしビジネスライクに「本題に戻りませんか?」とか「話を遮って申し訳ないけど、約束があるので」とか「議題からそれているようですが、先に進んでいいですか?」と言えば、オフィスでの時間を何時間も無駄にせずに済む。

4. 自分との会議を設定する

 やらなければならないことで頭がいっぱいなのに、しょっちゅう邪魔が入るのなら、一人になる時間が必要だ。会議のリクエストや何気ない割り込みに時間を奪われているのなら、数日おきに1時間ほど、まとめ直しや整理のための時間を確保することだ。

 文字通り、自分との会議を予定表に入れておくといい。デスクから離れる必要があるなら、会議室も予約しておく。プロジェクトリスト、ToDoリスト、予定表を持って会議室に行き、部下と会議をしている上司のように、あらゆる仕事について何を、いつ、どうやって対応するかを決める(GTD実践者は週次レビューとしてこの手法を知っている)。

3. 「限定されたイエス」をマスターする

 デフォルトでイエスマンになってはいけない。選択肢がある場合(ほとんどの場合はそうだ)は、舞い込んできたリクエストに無条件に、自動的にイエスと言う代わりに、イエスを限定しよう。締め切りや必要条件などの詳しい情報を要求し、後日に延期してもいいか、もっと手が空いている人や適任な人にやってもらえるかを見極めよう。

 マーリン・マン氏のMacworldでの最近の講演「Time Sinks and Attention Burglars」には、リクエストに関する交渉をし、イエスを限定して、時間をやすやすと奪われないようにすることを取り上げた素晴らしいセクションがある。

2. 気を散らすものを遮断し、タイマーをセットする

 作業が先送りばかりで麻痺し、脳みそが停止してしまっている上に、電子メールやインスタントメッセンジャー(IM)などに気を散らされているなら、奥の手を使うときだ。電子メールとIMクライアントを閉じて、キッチンタイマーを持ってくる。タイマーを10分後にセットし、タイマーが鳴るまで作業をする。それから休憩して、また同じことを繰り返す。

 私はこのやり方に絶対の信頼を置いている。この方法をおかげで、ベッドの下に隠れたいと思いながらも、400ページのLifehackerの本を書き上げることができた。簡単な締め切り(たったの10分だ!)を設定して、時間と競争すれば、停止した脳を動かして障害物を突破できるだろう。

1. 頭の中身を吐き出す

 マンネリに陥ってしまい、ToDoリストの概念すら理解できなくなり、自分がどこにいるのか、どこにいるべきかも分からないときは、(自分に優しくしつつ)本格的なまとめ直しをやるときだ。紙とペンを持って静かな場所に行き、10分間自由にメモを書こう。リスト、マインドマップ、自由連想、大言壮語――思いついたことを何でもいいから書き留めて、思考がスムーズに流れるようにする。

 つまらない仕事で作業が中断されたときや、圧倒的なものに押しつぶされたとき、われわれの脳は耐えられなくなる。最後の手段は、ブレインダンプ(頭の中にあるものを書き出す)でもう一度全体像に焦点を合わせることだ。大事なのは、今の最大の問題は何かということと、次に何をするかだ。

 定期的なブレインダンプとマインドマップは、創造性を高め、プロジェクトに着手する素晴らしい方法だが、情報不安症で混乱して機能不全に陥ってしまったひどい状況に有効な最後の手段でもある。

 皆さんはどうやって仕事時間を節約し、すっきりした気分で家に帰っているだろうか。

関連キーワード

ToDo | アイデア(発想) | | GTD | Lifehacker


原文へのリンク

この記事は、Lifehackerの発行元である米Gawker Mediaの許可を得て、アイティメディア株式会社が翻訳したものです。翻訳責任はアイティメディアにあります。

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