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» 2008年11月13日 13時30分 UPDATE

シゴトハッカーズ:大量のメールをうまく読み切るのだ (1/4)

昨今のコミュニケーションはメールが中心。だれもが“あふれるメール”の処理に苦しんでいると思います。達人2人のメールに対する対処法をご紹介します。

[大橋悦夫、佐々木正悟,ITmedia]
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大橋さん、佐々木さん、「メールが多すぎて読み切れません」。何かうまい方法はないでしょうか?


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まず、多すぎるメールは次の2つの種類に分けられると思います。

  1. ビジネスメール(返信が必要なメール)
  2. メルマガやメーリングリスト(返信は不要だが目を通しておくべきメール)

 まずはこの2つに分けて、それぞれに対策を考える必要があります。

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「メールを読み切る」といっても、具体的に何をゴールに置くかは人によって異なると思いますが、私の場合は、「当日届いたメール以外は、受信トレイに残さない」ことを目標にしています。具体的には、私はGmailを使ってやっていますが、着信日時が当日の「時刻」(11:32)などのメールは、できるだけ開かないように心がけていて、着信日時が前日以前の「日付」(11月26日)などとなっているメールをゼロにするようにしています。

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昨日のメールをまずは片づける、ということでしょうか?


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もしも受信トレイに残っているなら、私にとって「処理せよ!」を意味するスターを付けています。私の中ではどちらかというと、「今日のメールは明日処理する」というルールです。こうすると、新しく着信したメールに対応するという仕事がタスクに割り込んで来るのを防ぐことができますし、何通までのメールに対応すれば、「読み切れた」ことになるかを、朝のうちに自覚することもできます。


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その日の仕事量を、朝、メールの件数を見ることで把握するわけですね。もし、「これは1日では終わらないな」というようなときは、どうするのですか?


佐々木さんのメールの処理方法
メール  
【緊急メール】
今日のメール
今日のメール
昨日のメール
おとといのメール
3日前のメール
4日前のメール
4日前のメール
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今ではそういったことはまず起こらないのですが、例えば、旅行をしていて、その間にメールがたまってしまった場合、

  1. 緊急に処理すべきメールにスターを付ける
  2. 一番古い日付のメールにもスターを付ける
  3. 一番新しい日付のメールにスターを付ける

 こうしておいて、スター付きのメールを処理していきます。翌日になれば、最古と最新のメールは当然違うものになり増加分は1日分。処理分は2日分なので、最終的には当日分以外のメールは処理済みとなるはずです。

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大橋さんの手法も教えていただけますか?

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