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» 2014年08月11日 09時10分 UPDATE

Biz.Hacks:シュレッダー不要! 機密書類の郵送処分サービスを試した (1/2)

機密書類を送付すると、薬品による溶解処分をしてくれるサービスがある。社内でシュレッダー処理するより手間はかからないが、コストやセキュリティ面はどうなのか? 機密書類処分サービスの内容や選び方を紹介する。

[山口真弘,Business Media 誠]

 顧客情報などの情報漏えいが社会的な問題となる昨今、不要になった機密書類をシュレッダーにかけて読めない状態にしてから処分するのは、もはや当たり前の行為と言っていい。新人研修でも教えられることであり、書類をそのままゴミ箱に放り込むのは問題だ。

 とはいえ、プロジェクトや保存期間が終了したファイルをまとめて処分する場合や、事務所の移転に伴って大量の廃棄書類が発生した場合など、日常業務の想定を超えた大量の不要書類が発生することもある。

 こうした場合に便利なのが、専門業者による機密書類処分サービスだ。業者指定の専用箱に書類を封入して依頼すると、事業者がそれを回収。大型シュレッダーによる破砕や焼却、または薬品による溶解などの方法により処分される。

 多くの事業者がプライバシーマークを取得しており、廃棄完了時には証明書を発行する。鍵付きのボックスを用意し、専用便での引取を行っている業者もあるほどだ。今回は、これら機密書類の処分サービスの選び方について見ていこう。

ヤマト運輸 ヤマト運輸が提供する「機密文書リサイクルサービス」。回収用の専用段ボールは無償で提供される。運送業者ではこのほか佐川急便も同様のサービスを提供している
大塚商会 大塚商会は機密文書リサイクルサービス「メルティBOX」や機密文書抹消処理サービス「デジ倉」など目的に合わせて複数のサービスを展開
オリックス環境 オリックス環境は全国を対象とした重要文書溶解サービス「ECOBox」や、都内23区限定で専用便を使う「ECOBox専用便」を展開

ポイントは「未開封のまま処分」と「溶解」

 書類を詰めた箱を送るというやり方は同じだが、細かい条件を見ていくと事業者ごとに相違点が多い。まずはサービス選びに欠かせないポイントを押さえよう。

 1つ目は「箱を未開封のまま処分」こと。機密書類を箱から取り出して処分するサービスでは、少なからず書類が作業者の目に触れることになる。これは情報漏えいのリスクにつながる。

 2つ目は「溶解処理」。業務用シュレッダーによる裁断では。ほんのわずかなサイズとはいえ文字が読める状態で残る。焼却処理の場合、燃え残る可能性が否定できない。現実的には、焼却炉の底から取り出すのは難しいが、確実な処分を望む側としてはモヤモヤ感が残る。

 薬品を用いて溶かす溶解処理ではれば、文字が読める状態で書類が残る可能性は極めて低い。多くの業者では溶解証明書を発行しているので、処分を行った事実を社内外に証明する必要がある場合も対応が容易だ。いくつかの業者のサイトでは、溶解処理を行う様子が動画で掲載されているので、気になる人はチェックしてみるとよいだろう。

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