連載
» 2015年02月27日 14時48分 UPDATE

職場で役立つデジタル化レシピ:Adobe Readerだけでできる、PDFへのテキスト記入方法

既存のPDFに対するテキストの記入は、Adobe Acrobatなどの編集ソフトがなくても、Adobe Readerさえあれば問題なく行える。申込書などをわざわざ印刷してから記入せずとも画面上で入力することが可能だ。

[山口真弘,ITmedia]

この連載は

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 保管コストの削減はもとより、劣化の防止や検索性の向上、再利用の促進などさまざまな利点が認められ、徐々に広がりつつある紙の文書や帳票のデジタルデータ化ですが、用途や目的を考慮せずにむやみにスキャンすることでかえって効率が悪くなったり、作業に手戻りを発生させてしまうことも少なくありません。

 また商法や税法で保管が義務付けられている文書の場合、電子帳簿保存法やe-文書法などのルールに則った手順を踏む必要があり、自分の判断でやみくもにデータ化するわけにいかないといった事情もあります。

 本連載ではこうした現在の状況を踏まえつつ、文書のデータ化にまつわる情報、さらにはフォーマットであるPDFや変換機器であるスキャナ、保存先となるストレージに至るまで、業務現場と情報システム部門に役立つ知識やTips、活用術を幅広く紹介していきます(著者より)


 最近は申込書などの書類が、PDFで提供されることも増えてきた。ホームページからダウンロードして印刷し、そこに必要事項を記入した上で提出するというやり方だ。

 もっとも、記入した書類をメールに添付して提出する場合、スキャナなどを使ってふたたびPDF化しなくてはならないわけで、二度手間になってしまう。また、紙のまま提出する場合でも、氏名や住所、電話番号などの定型句の記入を画面上でコピペで済ませられれば、誤記も少なくなる上、読む人にとっても文字が判読しやすくなる。いずれの場合も、PDFに画面上でそのまま記入できれば、それに越したことはないのは明らかだ。

 こうした「PDFへのテキストの記入」は、Adobe Acrobatなどの編集ソフトがなくとも、Adobe Readerだけで最低限の作業は行える。方法は簡単で、PDFを開いた状態で画面右上の「入力と署名」をクリックし、その中にある「テキストを追加」を選択。画面上に文字パレットが表示されるので、テキストを追加したい位置にカーソルを持って行きクリックすれば、テキストが入力できるようになる。

 このテキスト入力は、Adobe Readerの注釈機能を使って実現されている。そのため記入した内容をリスト化して表示することも可能なほか、あとからの編集も容易だ。複数項目を選択して位置を揃える機能こそ備えていないが、ドラッグ操作で移動はできるので、枠に対してテキストの位置がずれている場合は手動で微調整できる。またフォントやそのサイズ、色についてもカスタマイズが可能だ。

 手書きに比べてはるかに見栄えがよくなる上、そのままメールに添付して相手に送付するのもお手のものだが、唯一のネックは、パスワード保護で編集が制限されているPDFファイルに対しては、このテキスト注釈ツールが使えないこと。この場合は残念ながらあきらめるしかないので、素直に紙に印刷してから手書きで記入するようにしよう。

Photo まずはPDFを開いた状態で、右上にある「入力と署名」をクリック
Photo 「入力と署名ツール」の中にある「テキストを追加」を選択
Photo 画面上に文字パレットが表示されたら、テキストが入力可能になった証。テキストを追加したい位置にカーソルを持って行きクリックすると、ポインタが点滅する
Photo そのままキーボードから文字入力が可能。ドラッグして位置を調整できるほか、文字パレットでフォントの種類やサイズ、色も自由に変更できる

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