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» 2015年03月24日 09時00分 UPDATE

作業は3分でもOK?:「“完璧”な名刺データがほしい、とにかくラクに」 “続かない人”に贈る名刺サービス4選 (1/2)

あまりに面倒で、なかなか長続きしないのが名刺管理。でも、手間をかけずに正確な名刺データが手に入るとしたら? 新年度を前に、4種のサービスについて“どれだけラクできるか”を試してみた。

[小林誠,Business Media 誠]
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 新年度も間近なこの時期になると、気になってくるのが“名刺管理をどうするか”だ。「新年度からはきっちり管理しよう」「4月までに、どう整理するか考えよう」と思っている人も多いのではないだろうか。

 しかし……毎年、そう思いながらも三日坊主で終わりがちなのが名刺管理の恐ろしいところ。スキャンしたはいいが、その後の整理が面倒になってそのままにしてしまったり、イマイチなOCRのデータ修正に追われて投げ出してしまったりと、“続かない理由”が次から次へと出てくる。

 しかし、2015年はそんな状態から足を洗うチャンスかもしれない。なぜなら“ラクして正確な名刺データが得られる”サービスが続々と登場しているからだ。

 本記事では、そんな“ものぐささん”にぴったりな名刺管理サービスを紹介しようと思う。筆者が人柱になって、“どれだけラクできるか”試したのでおつきあい願いたい。そう、手でシコシコと入力する時代はもう、終わったのだ!!

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“名刺100枚データ化”の手間、4種のサービスで比較

 今回は、手間がかからなそうな名刺管理サービス3種とスキャンサービスを検証し、エクセルに手入力した場合と比べてみた。用意した名刺は100枚。実作業にかかる時間と、データ化されるまでの時間をチェックしている。検証環境は以下の通りだ。

用意したもの

  • 名刺100枚(筆者が実際に交換したもの)
  • スマートフォン「ARROWS NX F-02G
sa_ar17.jpgPhoto 今回の検証に使ったのは、スマホにいち早く指紋認証機能を実装してきた富士通の「ARROWS NX F-02G」。名刺情報をしっかり守ってくれる

比較するアプリ・サービス

主な比較内容

  • 利用料(100枚入力するのに必要な料金)
  • 筆者の作業時間(筆者の名刺入力、撮影、発送作業時間など)
  • 入力の終了時間(筆者の作業時間に加え、作業をしていない発送中、発送先の入力、派遣スタッフの入力時間など)
  • 内容の正確さ

 なお、入力内容については基本的な「名前」「郵便番号」「住所」「会社名」「部署名」「電話番号(固定+携帯)」「メールアドレス」が正確であれば、その他の項目は間違っていても修正は行わず、評価の参考にもしないこととした。

Photo 筆者の自宅にあった名刺100枚。縦書きのものやサイズが違うもの、飲食店やタクシーで配られている名刺っぽいカードなど、なるべく違うタイプの名刺を集めた

あまりにアナログ! エクセルにコツコツ入力すると2時間半!?

 まずはPCを使い、エクセルのワークシートに100枚の名刺の内容をひたすら入力してみた。キーボードを叩き続け、同じ会社の名刺は社名や住所をコピー&ペースト。予測変換も駆使し、とにかく入力しまくった。

Photo ひたすらキーボードで名刺を入力。ストップウォッチで時間を計測した

 その結果、入力にかかった時間は2時間29分13秒だった。

 入力中は当然、他の仕事はすべてストップするので、1秒たりとも時間を節約できない。しかも、ひどく疲れる……。作業中には、郵便番号や電話番号の「ハイフン」を省いたり、建物名、部署名を筆者が分かる範囲で省略したりといった作業が発生。誤入力の可能性も残るなど、内容の正確さに不安が残る結果となった。

 途中で休憩を入れたりすればさらに時間がかかり、TwitterやFacebook、LINEのアカウント、WebサイトのURLまで入力したら、さらに作業時間が延びる。慣れやタイピングのスピードで入力時間が短くなる可能性はあるものの、「手書きよりマシ」なくらい。数枚程度ならいいが、数十枚、数百枚ともなると、かなりキツい作業だ。

 この方法のメリットは、名刺の入力が即日終了する点。作業が終われば、即、完成したアドレス帳データが手に入る。

Photo 名刺を入力したエクセルのワークシート。ハイフンの有無、半角全角が入り混じった「やっつけ感」あふれるアドレス帳になってしまった……

名刺読取アプリ「CamCard」の節約時間は18分 照明次第で改善?

 エクセルに手入力しなくても、名刺100枚をその日のうちに、もっと手軽にデータ化する方法がある。名刺リーダーアプリを使うという手だ。スマホのカメラで名刺を撮影すると、名刺画像の中の文字を自動で判別してテキスト化してくれる。数ある名刺管理アプリの中ではもっともメジャーなタイプだ。

 中でも有名なのが「CamCard」。アプリストアで人気があるこのアプリのLite版(無料)を使って、ひたすら名刺を撮影し、自動OCRで文字を認識させ、入力内容を確認し、間違いを修正する作業をやってみた。なお、Lite版では200枚まで自動OCR機能を利用でき、それ以上は有料版を使うことになる。

 この方法で名刺100枚の入力にかかった時間は2時間11分。エクセルへの手入力と比べて、18分ほど時間を節約できた。

 正直なところ、それほど時間を節約できたわけではないが、疲労感がまったく違う。とってもラクなのだ。CamCardには「バッチモード」があり、一気に大量の名刺を撮影し、その後読み取ったデータを確認できる。スマホなので寝転がってチェックをしてもいい。

Photo 「バッチモード」で撮影すると、一気に撮り続けられる。これは83枚目。オートフォーカスがあるので、照明にさえ気をつければ、サクサクと撮影を続けられる

 ただ、筆者の環境では、名刺1枚につき1〜2カ所ほど修正箇所があったため、その確認と修正作業に手間がかかってしまった。さらに、縦書き名刺の読み取りが苦手だったり、撮影場所の照明に影響されたりと、若干、クセがあるのも気になった。

 きちんと撮影環境を整えれば、修正の手間を減らすことができそうなので、読者の皆さんは明るい部屋で試してほしい。また10枚600円からの「高精度校正」という有料サービスもあるので、修正いらずの正確なデータが必要なら、これを利用する手もある。

Photo 問題は撮影より確認。認識精度が高いとはいえ、1枚につき1カ所程度の修正が発生。また名刺の材質のせいか、認識を失敗することも。この場合は手で入力することになる
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