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» 2006年02月17日 09時00分 公開

ゼロから始める中小企業IT化への道:グループウェアは最強の情報活用ツール (1/2)

中小企業が最も導入したいと考えているグループウェア。その導入は容易に行えるが、それだけで効果を上げることは難しい。今回は情報活用ツール、グループウェアの基礎を理解しよう。

[伊嶋謙二,ITmedia]

 IBMの「Lotus Notes」やサイボウズの「サイボウズoffice」を代表とするグループウェアはここ数年、中小企業の間で飛躍的に導入が進んできたシステムだ(最近の調査については第4回を参照)。グループウェアは、中小企業のユーザーにとって、利用価値や利用効果が目に見えやすいITということには違いはないが、導入しただけですぐに効果が表れるようなシステムではない。グループウェアの本質的な機能を理解し、導入メリットと注意点を考慮する必要がある。

 まずはグループウェアの概要を見てみよう。

図1 グループウェアの機能

 グループウェアは、図1のように電子メールやスケジュール管理など多様な機能を備えている。導入の効果という意味では、「情報の共有化」「社内のコミュニケーション向上」「業務の効率化」という3点に集約することができる。まずはこれらの本質を理解することが大切だ。

1.情報の共有化

 営業マンが出先から会社にある顧客情報にアクセスできれば、営業の効率は大幅に上がるものだ。グループウェアではこのような情報共有を可能にする。インターネットやブロードバンドが普及したことから、現在販売されているグループウェアパッケージには、「Internet Explorer」(IE)などのWebブラウザからその機能を利用できるようになっており、顧客のデータを共有しておけば、営業マンはいつでもインターネットを通じて最新の情報を確認することができる。パッケージによっては、携帯電話からでも情報を確認できるものもあり、リアルタイムな情報共有が可能だ。

2.社内のコミュニケーション向上

 社員全員に発信する情報は、以前なら印刷した紙文書を回覧するといった一方通行的な手段が取られてきた。例えば、集合掲示板などに貼って伝えるにしても、見逃してしまう社員が出るかもしれず、このような伝達方法では情報が社員に行きわたるか常に不安があった。

 しかし、グループウェアは回覧といったアナログな伝達方法ではなく、電子掲示板に告知すべき情報を書き、社員全員にメールで掲示板を見ることを促すことを可能にする。より確実に情報を伝達することできるのだ。また、電子掲示板は社員が自由に書き込むことも可能で、一方通行ではない双方向でのコミュニケーションの場を作ることも容易に行える。

3.業務の効率化

 業務の効率化のために活用できる機能の1つが、ワークフローである。ワークフローとは、今まで社内を巡回して処理していた書類を電子化して、ネットワーク上で処理しようとする機能だ。この機能を活用すれば、勤怠、出張報告、各種申請、稟議決裁などに伴う事務処理を大幅に軽減できる。例えば、決裁権のある上司が出張先にいたとしても、インターネットを通じてグループウェアで稟議決裁処理ができれば、書類処理待ちによる業務の遅滞も起こらず、業務効率を飛躍的に高めることができる。

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