社内の情報、あちこちに散らばって探しにくくないですか？

PCの持ち出し申請、どこからやるんだっけ？　あの支社の代表番号ってどこにある？　先月のユーザーアンケートの結果が見つからない……。社内のさまざまな情報、散在していて見つけづらくないですか？

» 2016年08月29日 10時00分公開

[PR／ITmedia]

今回のストーリーは

最近、社内の困りごとを解決してくれるといううわさが広がり、社内のあちこちからお呼びが掛かるようになったアベ。今日は経営企画と営業の女子会に招かれた。そこで耳にしたのは、アベも普段から感じていたあの問題だった……。

登場人物

新人情シス　アベ

入社2年目の情報システム部門スタッフ。これまでの1年は仕事を覚えるのに必死で周りのことまで気にする余裕がなかったが、この1年は情シスとして一皮むけたいと思っている。メディアでよく見る“攻めの情シス”にあこがれているが、まずは“頼られる情シス”を目指そうとしている。情シス交流会で知り合ったベテラン情シス、イシノにあこがれている。

営業部　ハギワラ

アベと同期の営業スタッフ。最近はハードな営業が続いてお疲れ気味。週末のエステが心のよりどころ。

経営企画部　モリナガ

ハギワラと仲がいい経営企画部スタッフ。大手からベンチャーまでさまざまな企業を渡り歩いてきた強者だが、見た目はおっとりしたお嬢様風。太陽のようにおおらかな対応で、無理難題でも相手に「イエス」といわせてしまう。

ナゾのITお助けウーマン　ヤマグチ

ときおりふっと現れては“ITツール活用のコツ”を伝授していくナゾの女性。神出鬼没。

「あの情報、どこだっけ？」　の連続でストレスが最高潮に……

アベくん、この間は“外出先で連絡とりづらい問題”の解決法を考えてくれてありがとう！　今、お試しツールを試しているんだけど、出先で連絡が取りやすくなってホント、助かっているよ。どこでも連絡が取れるから、仕事が余分に降ってきちゃったりもするんだけどね。

今、他の部署にも使ってもらって来週にはフィードバックしてもらう予定なんだ。それを聞いてから導入の検討に入る感じかな。

そっか、入るといいなぁ……。ていうのも、ほかにもいろいろ面倒なことが多くて、仕事がはかどらないんだよね……。

営業はいろいろ大変なんだね。

いや、実は営業だけの問題じゃないこともあってね。うちの会社、いろんなツールを使ってて、いろんなデータがあって、いろんな申請もあるじゃない？　こういう書類がまとまってないのって、けっこうめんどくさくて……。

（あ、これ、そのうちどうにかしなきゃ、って思って後回しにしてきたやつだ……）

例えばうちの会社、移転したばかりじゃない？　このあいだの夜、最終退出者になったんだけど、その時の手順が分からなくて……。手順を書いた総務のメールを探したんだけどなかなか見つからなくて、結局、終電を逃しちゃったんだよね……。

それ、分かるよ。私、2カ月前にこの会社に入ったばかりじゃない？　まだいろいろ慣れてなくて、稟議書の上げ方とか経費精算の方法とか、ツールの設定方法とか分からなくて……。マニュアルはあるのに、それがまとまった場所になくて探すのが大変なんだよね。

そうそう、社内のいろいろな情報がまとまっている場所があるといいなって思うんだよね。ツールやデータもそうだけど、支店のURLや毎日チェックしたいサイトのURLも1カ所にあるとありがたいよね。あ、あと、社内の部活の情報とかも。

あとね、経営企画部的には、全社員に確実に情報を伝える場があるといいかな。今までいろんな会社を渡り歩いてきたんだけど、成長する会社って社長が常に経営理念を社員にメッセージとして伝えているんだよね。うちの会社もそういうのやっていきたいんだけど、メールだと見落とされることも多いから、確実に目にする方法があればいいなと思うんだよね。

それって、社内ポータルサイトをつくれば解決するかも。でも、ポータルサイトって外注するとけっこう高いんだよなぁ……。

確かに。でもね、前の会社にポータルサイトがあったんだけど、これが使いづらくて……。社内の情報から社外のお役立ち情報までしっかり網羅していたのはいいんだけど、情報が多すぎて必要な情報を探すのが大変だったんだよね。

確かにうちの会社みたいに部署や支店がたくさんあると、なんでもかんでも1つのポータルにまとめちゃったら探しづらいかもしれないね。

アベくん、何かいいアイデアないかな？

（そういえば今、お試しで使っているGaroonにポータル機能があったような……。何ができるか調べてみるか！）ちょっとリサーチしてみますよ。

Garoonのポータル、どこまで使いやすくできる？【アベのリサーチ】

　このポータル機能、調べてみたらいろいろカスタマイズができそうだな。面白い提案ができそうな気がしてきたぞ。あれ、Garoonのサイトにはポータルの事例も載ってるのか。これ、あとで見てみよう。

ドラッグ＆ドロップでポータルを作成できる

　Garoonの機能を選んでドラッグ＆ドロップするとポータルができるのか。「リンク集」や「RSSリーダーサイト一覧」もあるから、うちで使っているWebサービスや社内マニュアルのURLをまとめておけば、情報を集約したポータルサイトができそうだな。

　この「最新情報ポートレット」って何だろう？　あぁ、これをポータルに設定すれば、最新予定や新着メッセージがまとめて表示されるのか。「それ、聞いてないよ」っていう情報の見落としを減らせるかな。

標準のポータル（画面上）とカスタマイズしたポータル（画面下）。よく使う機能を選んで設定できる

Garoonの機能をドラッグ＆ドロップすればポータルが完成

部署ごと、支社ごとのポータルが作れる

　Garoonは幾つもポータルが作れるのか！　モリナガさんが「ポータルに情報が多すぎて探しづらい」って言ってたけど、部署ごとに専用ポータルをつくって、必要な情報だけを載せておけば、使いやすいポータルになりそう。リンク集を使えば、それぞれの部署や支社で使っている固有のクラウドサービスやツールのURLから外部のニュースサイトまで、必要な情報を網羅できるし。

ポータルは柔軟なカスタマイズが可能

　グループ共通ポータルとグループ22社のポータルを運用しているSBSホールディングスの事例、参考になりそうだな。タブで各社のポータルを選べるようにしているのは、うちでも応用できそう。

SBSホールディングスのポータルサイト

個人用のポータルを作成できる

　このポータル、個人用のものも作れるんだな。しかも表示できるのはグループウェアのパーツだけじゃないのか。地図検索や路線検索は営業のハギワラさんによさそうだし、企業検索は経営企画のモリナガさんが喜びそう。それぞれがよく使う機能だけを設定しておけば、情報のありかが分からなくてイライラすることもなくなるかもしれないな。

ポータルをWebサイト風にカスタマイズできる

　HTMLポートレットに対応しているから、タグを記述すればポータルをWebサイト風にカスタマイズできるかも。JavaScriptなどのスクリプト言語も使えるから、“いかにもグループウェアのポータル”って感じじゃない見せ方もできそうだな。

　おっと、Garoonサイトに載ってる池田模範堂の事例、参考になりそうだ。こんな風に作り込めば、どこに必要な情報があるかすぐ分かるかな。

HTMLポートレットでカスタマイズした池田模範堂のポータルサイト

よーし、あした早速、ハギワラさんとモリナガさんに話してみよう！

ITお助けウーマン、ヤマグチからひとこと

社内ポータルを活用すれば、社内に散らばる情報を一画面に集約することができ、必要としている情報に素早くたどり着くことができます。各部署や拠点、プロジェクトなどさまざまな切り口でポータルを作成すると、大切な情報を発信したり、整理された情報を受け取れるだけではなく、使い方次第で驚きの効果を生み出してくれますよ！