Special
» 2016年10月03日 10時00分 UPDATE

今ある社内システムはどうなるの? また増やすの?

Garoonへの乗り換えについてプレゼンしているアベ。しかし、上層部は「グループウェアって今も社内に似たようなことができるシステムあるよね?」「さらにシステム増やして、どんな効果があるの?」と、反応はイマイチ……。ここは背中を押すための説得材料が欲しいところ。どうするアベ?

[PR/ITmedia]
PR

今回のストーリーは

 Garoonのお試し期間中にさまざまな機能を使ってみて、業務現場の改善に使えそうという手応えを感じた情シス、アベ。Garoon導入について社内でプレゼンしてみたが、上層部にはあまり響いていない手応えだ。ここは背中を押すための強力な説得材料が欲しいところ。そんなアベがGaroonのサイトでいろいろ調べているときに発見したのが、cybozu.com導入相談Cafeだった。「ちょっと相談に行ってみるか」(アベ)

登場人物

新人情シス アベ

入社2年目の情報システム部門スタッフ。これまでの1年は仕事を覚えるのに必死で周りのことまで気にする余裕がなかったが、この1年は情シスとして一皮むけたいと思っている。メディアでよく見る“攻めの情シス”にあこがれているが、まずは“頼られる情シス”を目指そうとしている。情シス交流会で知り合ったベテラン情シス、イシノにあこがれている。


ベテラン情シス イシノ

2年前にSIerから転身した情シス。製品やIT技術に詳しく、それを誰にでも分かる言葉で説明できるのが特技。クラウド移行のプロジェクトマネジャーからヘルプデスクまで何でもこなし、社内のさまざまな部門から引っ張りだこになっている頼られ情シス。情シス交流会で知り合ったアベをかわいがっており、何かと相談に乗っている。


cybozu.com導入相談Cafe イケダ

Garoonが好きすぎて、時々導入相談Cafeに顔を出すプロダクトマネジャー。担当営業と共に、ユーザー企業の相談に乗ることもよくある。

cybozu.com導入相談Cafe ヤマモト

cybozu.com導入相談Cafeのスタッフ。ホワイトボードを使った分かりやすい解説が評判。現場目線の「今日から使えるアドバイス」が好評でリピーターも多い。


ナゾのITお助けウーマン ヤマグチ

ときおりふっと現れては“ITツール活用のコツ”を伝授していくナゾの女性。神出鬼没。



Garoonを社内システムの入り口に 合わせワザでもっと便利に

ここがcybozu.com導入相談Cafeか。本当にカフェみたいな作りになっているんだな。

photo

こんにちは、cybozu.com導入相談Cafeのイケダです。今日はスタッフのヤマモトと一緒に、アベさんの会社の課題をGaroonでどんな風に解決できるか考えていきましょう。

photo

Photo

Garoonのお試し機能を試してみて、いろいろ便利な機能があることは分かったんですが、もう一押し、何か決め手になるものがあるといいなと思っているんですよね。そんなわけで相談に来てみたんです。

photo

確かにそういったご相談、多いんですよ。そんなときによくお話しするのが、既に導入している企業内システムとGaroonの連携ワザなんです。

photo

現場が困っていることといえば、最近、社内でたくさんのWebサービスやツールを使うようになって、いちいちIDやパスワードを入力しなくちゃならなくて大変――という声が挙がっていませんか? これ、実はGaroonで解決できるんですよ。

photo

シングルサインオン、ですか?

photo

まさに! 最初にGaroonにアクセスすれば、社内でほかのシステムにアクセスするときに、IDとパスワードを入れなくて済むようになるんです。

photo

パスワードやIDがたくさんあると、付せんに書いて張ったり、メモに書いたりする人が出てきて、セキュリティ面の問題が出てきますよね。シングルサインオンにすれば、1つ覚えるだけで済むので現場の人もラクだし、管理面でも安心ですよ。それに、Garoonを社内システムの入り口として利用するので、ユーザーは必ずGaroonへログインします。そうすすと、Garoonが従業員への通達事項も確実に伝わるような「情報伝達の場」としての役割も果たしてくれます。

photo

そうなんだ! 全従業員への一斉伝達も課題だもんなぁ。それで、そのシングルサインオンはうちで使っているWebサービスやツールは対応しているのかな?

photo

クラウド版のGaroonは、SAML認証に対応したサービスならOK。パッケージ版はLDAPやActive Directoryと連携できるので、この方法でユーザー管理をしているシステムなら対応できますよ。

photo

Garoon上でワークフローの推移が分かる

既に会社で使っているサービスを、Garoon上から使えるようにすることもできるんですよ。例えばワークフロー。Garoonと連携できるワークフローサービスを使っているなら、Garoonのポータル上に申請メニューや承認状況を組み込むことができるんです。

photo

ワークフローはたまにしか使わない人もいるので、「どこから申請すればいいの?」っていう問い合わせが結構多いんです。いつも目にしているGaroonのポータル上にあれば、現場のスタッフが迷うこともなくなりそうですね

photo

あとワークフローって差し戻しのメール、見落とすことはないですか? こうした通知をGaroonの最新情報に送ることもできるんです。

photo

Photo Garoonのポータル上にワークフローの申請や検索のメニューを組み込める(コラボスタイル社のコラボフローとの連携イメージ)

なるほど! 気になるのは、作り込みの部分かな。コードをガリガリかかなきゃいけないようだと、ちょっと腰が引けるかも……。

photo

Garoon連携に対応しているワークフローサービスならカンタンですよ。承認待ちや、差し戻しの件数表示、書類申請などのポートレットが用意されているので、ドラッグ&ドロップでポータルに組み込めます。

photo

それならぼくでもどうにかなるかな。

photo

Garoon上で営業の進ちょくが分かる

経営層にアピールできる機能、何かないですかね。今、流行の“スピード経営”に効く、みたいなものがあると導入に向けた検討が進むと思うんですよ。

photo

営業データの可視化ってどうですか? 日々、変動する営業データがグラフで可視化されて、Garoonのポータルを見れば状況が一目で分かる、とか……。

photo

そんなことができるんですか! 詳しく教えてくださいよ。

photo

Garoonとkintoneの連携でけっこうカンタンに実現できるんですよ。Garoonのポータルに月別、製品別の売上や担当者別の売上、案件の進ちょくなどのグラフを貼り付けられるんです。日々、最新の業績が分かれば、経営層は異変があったときにすぐ気付いて対処できますし、動きが止まっているスタッフの対応もできるので、好評なんですよ。

photo

Photo 業務アプリ開発ツール「kintone」の案件管理情報をグラフ化し、Garoonのポータルに貼り付けられる

確かに日々の業績やタスクの進捗が可視化されたら喜ぶ人がたくさんいるだろうな。一体、どんな仕組みになっているんですか。

photo

kintoneには案件管理のアプリがあって、それを使えば、これまでExcelでバラバラに管理していたデータを1カ所に集約できるんです。サーバには常に最新の情報が集まるから、誰でも売上の推移をリアルタイムで把握できるってわけなんですよ。

photo

そのkintoneのアプリにはデータを自動でグラフ化する機能が備わっていて、それをGaroonのポータルに貼り付けられるんです。

photo

いちいち案件管理のアプリを立ち上げなくても、業績をチェックするだけならGaroonのポータルを見ればいいってことですね。

photo

営業だけじゃないですよ、情シスのタスク管理を可視化することだってできちゃいますから(笑

photo

そうか、僕もユーザーとして利用できますもんね。

photo

ビデオ会議の予約、Garoonの施設予約で

もし、アベさんの会社でこれからWeb会議システムを導入する予定があるなら、Garoonの施設予約との連携も便利ですよ。

photo

Web会議システムは物理的な会議室と予約の仕方や使い方が違うので、問い合わせが多いって聞きます。うちも今後、導入するかもしれないので、どう対応しようかと思っていたんですよ。

photo

Web会議の予約も、使い慣れたGaroonの施設予約の画面からできるとしたらどうですか。

photo

それなら、ITが苦手な人でも使えそうですね。

photo

試しにGaroonと連携できるWeb会議システム、V-CUBEの会議を予約してみましょう。施設予約の欄に、Web会議室がありますよね。これを選べばWeb会議室の予約ができるんです。

photo

Photo Web会議も、会議室を使う会議も同じようにGaroon上から予約できる

Web会議に招集された人は、サイボウズの予定に記載されたURLをクリックすればすぐ、会議に参加できます。リアルなのかWebなのかを意識することなく会議の予約ができるので、利用のハードルが下がりますよ。

photo

予約の入れ方や使い方が分からなくて、結局、サービスを使わなくなってしまうこともあるって聞きますけど、そういったことは防げそうですね。

photo

どうです? 連携ワザってけっこういろいろあるでしょう?

photo

つい、Garoonだけでできることばかりに目がいっていたけど、既にあるシステムと連携することで、やれることがどんどん広がるんですね。

photo

Photo

今日、cybozu.com導入相談Cafeで聞いた連携ワザ、イシノさんは知ってるのかな? 次の情シス交流会で会ったときに教えてあげよう!

photo


 後日、情シス交流会の会場でイシノと熱心に話し込んでいるアベの姿が見える。

……というわけで、連携ワザが最後の一押しになって、Garoonの導入が決まったんですよ。今、移行に向けたプロジェクトが始まって、プロジェクトリーダーをやってるんです!

photo

すごいじゃない! 今日はぼくも連携ワザを教わって助かったよ。ちょうどkintoneを導入しようという話が持ち上がっていたから、ポータルにグラフを置ける話は強力な説得材料になりそうだよ。

photo

今まで頼ってばかりだったけど、やっとお返しができました……。

photo

新年度の準備がうまくいかなくて泣きそうになっていたのが、ウソのようだね。

photo

あああ、それを言わないで……。

photo

いやいや、あそこからアベくんの挑戦が始まったわけだから。これからは、情シス交流会でグループウェアの情報を発信する側にまわってごらんよ。また、違うことが分かってくると思うよ。

photo

交流会に来るまでは、社内の情報って絶対外で話しちゃダメだと思っていたんですよね。でも、社内システムをよりよくしていくための情報はもっと情シス同士で共有して、みんなで体験を話しながら解決していくこともできるんだって分かりましたよ。

photo

そうだね。もっと情シスの交流の場を広げていきたいよね。

photo


 そして半年後――。新年度の準備が始まる2月、そこには同僚にいろいろと突っ込まれながらもてきぱきと指示を出すアベの姿があった。そしてアベの隣には、おろおろしている新人情シスが……。アベは今後、どう成長していくのか。そしてこの新人情シスをどう育てていくのか――。それはまたの機会に。

おしまい

ITお助けウーマン、ヤマグチからひとこと

Garoonの製品名の由来は「おてがる・ひろがる・つながる」の3つの「がる」からきているの。だから、他製品とも連携もできるような作りになっているわ。今の時代、複数のシステムを並行して利用するのは当たり前だから、ユーザーの使いやすさと管理者の運用コストの負担軽減、両方が実現できるのが理想よね。「既存システムとこんな風に連携したいんだけど」「同時にこんなシステムを導入したいんだけど」というイメージがあれば、いつでも窓口に相談しに来てくださいね。

photo

関連リンク

「メッセージ」が今スグ試せる!「サイボウズ ガルーン」の30日間お試しお申し込みはこちら。

【成功事例に見る】グループウェアで変わる社内コミュニケーション

「サイボウズ ガルーン」のプロダクトチームが運営する製品ブログ

グループウェア移行をご検討中の方へ。「サイボウズ ガルーン」セミナー情報

cybozu.com 導入相談Cafe


Copyright© 2017 ITmedia, Inc. All Rights Reserved.


提供:サイボウズ株式会社
アイティメディア営業企画/制作:ITmedia エンタープライズ編集部/掲載内容有効期限:2016年11月2日

関連企画

サイボウズの年次イベント「Cybozu Days 2016」にITmedia エンタープライズの情シス交流会「俺たちの情シス」が出張。「俺たちのGaroon」として、グループウェア活用の悩みやメリットについて、ユーザーの皆さんとディスカッションを行いました。