「この本、知ってる？」の答えが全国の系列図書館から集まってくる　集合知を支えるグループウェア

グループウェアの刷新が決まったことをきっかけに、Garoonを長年使っている先輩企業を訪ねて活用術を学び始めたアベ。今回は、図書館流通センターのオゾノさんとトクダさんに話を聞いた。約500館もの系列図書館と円滑に情報を共有するために、どんな工夫をしているのか？

» 2016年12月19日 10時00分公開

[PR／ITmedia]

今回のストーリーは

　さまざまなリサーチが奏功し、ついにグループウェアの乗り換えが決まったアベの会社。選ばれたのは、サイボウズGaroonだ。せっかく導入するのだから、もっといろいろな使い方を知りたい――そう思ったアベは、Garoon歴が長い先輩企業に話を聞きに行くことにした。今回、訪ねたのは図書館流通センターのオゾノさんとトクダさん。自社で受託運営を請け負う全国各地の図書館（以下、系列図書館）との情報共有を円滑にするために、どんな機能を使っているのだろうか？

登場人物

新人情シス　アベ

入社2年目の情報システム部門スタッフ。これまでの1年は仕事を覚えるのに必死で周りのことまで気にする余裕がなかったが、この1年は情シスとして一皮むけたいと思っている。メディアでよく見る“攻めの情シス”にあこがれているが、まずは“頼られる情シス”を目指そうとしている。

図書館流通センター広報　オゾノ

図書館流通センターの広報として、全国各地の系列図書館とさまざまな情報をやりとりしている。サイボウズのグループウェアとは7年のつきあい。今の課題は、Garoonをシニア世代にも楽しく使ってもらうこと。

図書館流通センター営業デスク　トクダ

図書館流通センターの営業デスク担当。全国各地の系列図書館同士がスムーズに情報をやりとりできるよう、オゾノさんと一緒にGaroonの機能を研究している。

cybozu.com導入相談Cafe　イケダ

Garoonが好きすぎて、時々導入相談Cafeに顔を出すプロダクトマネジャー。担当営業と共に、ユーザー企業の相談に乗ることもよくある。

ナゾのITお助けウーマン　ヤマグチ

ときおりふっと現れては“ITツール活用のコツ”を伝授していくナゾの女性。神出鬼没。

もっと図書館同士で情報共有したい

図書館流通センターの皆さんは、自社で運営を請け負っている約500館の図書館と情報共有しているんですね。さらにその系列図書館同士でも情報をやりとりしていると聞きました。

そうなんですよ。会社で例えると、たくさんの支店がある会社と本社が同じグループウェアを使って情報共有しているようなイメージですね。

図書館流通センターってどんなお仕事をする会社なのですか？

図書館の運営をさまざまな面から支援しています。図書館が購入する本のデータベースを作成したり、バーコードや透明フィルムを装備した本を販売したり……。十数年前からは図書館の運営も手掛けていて、今では全国で486館からさまざまな形で業務を請け負っているんですよ。

グループウェアを使うようになったきっかけは？

「情報共有の課題をどうにかしたい」と思ったのがきっかけですね。運営する図書館の数が増えると、FAXやメールで連絡するにも作業に手間や時間がかかってしまいます。

例えば、自治体向けの提案書に載せるデータを送ってもらおうと思っても、メールやFAXで1つ1つ宛先を設定して送ると大変です。ここでGaroonのメッセージ機能を使えば、全図書館の宛先をいっぺんに選んで、即座に「何日までにアンケートに回答してください」というメッセージを送信できるんです。

確かに作業の手間が大幅に軽減されますね。

それに、これまでの図書館って、ほかの市町村の図書館と情報交換する機会があまりなくて、多くの図書館が子ども向けから大人向けまでさまざまなイベントをやっているにも関わらず、“他の図書館が何をやっているのか”が分からないことが多いんです。

系列図書館がグループウェアを使うようになってからは、他でどんな企画を展開しているのか、集客施策はどうしているのか、といったノウハウを共有できるようになったんです。

うまくいった企画を横展開したり、うまくいかない施策を相談したり……といったディスカッションがグループウェア上で行われるようになり、企画力が底上げされたと思います。

「この本、知ってる？」の答えが全国から

図書館同士の情報共有には、Garoonのどの機能を使っているのですか？

1つは掲示板ですね。大きく3つカテゴリーを作っていて、1つは各図書館が「我が館ではこんなことをやった」という自慢を書き込む「Webライブラリアン」。もう1つは疑問や課題を書き込んで、他の館ではどうしているかを聞く「ライブラリアン・レスキュー」。もう1つは事務連絡用のカテゴリーです。

Webライブラリアンでは最近、Pokemon GOの話題で盛り上がってましたね。ある図書館が自治体から「Pokemon GOを図書館で遊ぶことへの対応」を聞かれて、「皆さんの図書館ではどうしてますか？」と掲示板に書き込んだんです。

そうすると、あちこちの図書館から「うちでは全面禁止にしました」とか、「むしろ来てほしいから、『Pokemon GOで遊ぶ人はお静かに』という張り紙を貼りました」といった情報が続々と集まってきて。

ある図書館は、「地域のポケストップの由来を書いて貼ったりするのもいいんじゃない？」というアイデアを出していましたね。

ほかにも、利用者から「20年前に読んだ、ちっちゃい犬と赤い風船が出てくる童話を探しているんですが……」という問い合わせを受けた図書館が掲示板に投稿すると、あちこちの図書館から「それは○○という絵本では？」という答えが集まってくるという使い方はよくしています。

なるほど、離れた拠点にいる人たちのナレッジ共有に役立っているのですね。まさに集合知！

シニア層にも使ってもらうために

グループウェアを使う上で課題になっていることはありますか。

図書館関係者は60代以上のシニア層も多く、「離れたところにいる人とのやりとりをWeb上で行う」とか「ネットを通じて情報を取りに行く」という感覚をとらえづらい人もいるんです。そういった人にも使ってもらうには、どうしたらいいだろう――と模索しているところはありますね。

ある企業の事例なのですが、「シニアの役員たちが、なかなかグループウェアを使ってくれない」という話があったんです。その頃、ちょうど人気が出てきたiPadを配ったら、グループウェアを使うようになったというんですね。PCだと操作が面倒で使う気になれなかったのが、タッチ操作のiPadになった途端、使ってみようと思ったそうですよ。

うちの会社はシニアスタッフに使い方を教える役目を若手が担当するようになって成功した例があります。「この掲示板に載っていたこんな情報が面白かった」「○○さんが、こんなプロジェクト始めたみたいですよ」といったように、グループウェアに面白い情報や役に立つ情報があることを伝えるんです。

おじいちゃんに「面白いテレビ番組、やってるよ」と伝える孫のような感じですね。

そうそう。いろいろ聞いているうちに面白くなってきて、自分で使ってみようと思うようになっていくんですね。今やほかのシニアスタッフに教える役目を買ってでている人もいますよ。

それは面白いアプローチ！　ただ最近では、PCを使う習慣がない若年層も増えているから、今後は年齢とPCの熟練度はあまり関係なくなるかもしれないですね。

最近はユーザーインタフェースの研究が進んでいるので、どんな世代のどんなリテラシーの人でも使えるUIに進化していくといいなぁ。

「グループウェアをなかなか使ってもらえない問題」は、きっと、会社ごとにいろいろな工夫をしていると思うんです。そのノウハウをGaroonを使っている企業同士で共有できるといいですよね。

ITお助けウーマン、ヤマグチからひとこと

全国にある系列図書館とその運営を支援する図書館流通センターさん、民間企業に置き換えても本社と支店、支店と支店の情報共有や情報伝達の利用例として、とても参考になりますね！グループウェアは、やりとりを時系列にまとめたりすることも、カテゴリを分けて整理することもできるので、使い続けるほどにナレッジが蓄積されます。そして、蓄積された情報を検索できるのもグループウェアのいいところですよね。