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» 2017年07月01日 07時00分 UPDATE

Microsoft Focus:Skypeとの使い分けは? LINEとの置き換えは? Microsoft Teamsの効果的な活用法 (1/2)

MSが満を持して投入したコラボツール「Microsoft Teams」。SkypeやYammerとどう使い分けるのか、LINEとの置き換えは可能なのかといった疑問に先行導入企業が答えた。

[大河原克行,ITmedia]

 日本マイクロソフトが、2017年6月9日に品川の本社で開催したMicrosoft Teams(以下、Teams)のセミナーは、日本における同製品のローンチイベントとなった。本コラムでは前回に続き、今回も同セミナーの様子を紹介。イベント後半に開催されたTeamsの活用座談会をレポートする。

Photo Microsoft Teams活用座談会の様子

 座談会では、Phone Appli 執行役員 新規事業開発部部長の山本祐樹氏、ミマキエンジニアリング 管理本部経営情報システム部システムインフラ企画推進グループリーダーの阿部正樹氏、日本ビジネスシステムズ パートナーアライアンス本部ビジネスアライアンス開発部部長の田中祐司氏、日本マイクロソフト ビジネスプランニンググループ本部長の小澤拓史氏が登壇。各社がTeamsを先行活用して得たメリットや課題などについて、ざっくばらんに意見を交換した。モデレーターは、日本マイクロソフト Officeマーケティング本部シニアマーケティングプロダクトマネージャーの吉田馨一氏が務めた。

離れたメンバー同士がすぐ会議を開け、ログも残せる

 Phone Appliは、Office365やSkype for Businessと連携して使用する「Web電話帳」を製品化するなどのアプリの企画から開発、販売を行っている企業だ。同じプロジェクトを遂行するメンバーが1つの場所に集まりにくい同社の場合、Teamsを活用することで、物理的に離れた場所にいるメンバーの間でも、バーチャルに会議を開くことができる点に魅力を感じているという。

Photo Phone Appli 執行役員 新規事業開発部部長の山本祐樹氏

 同社はこれまで、電話とメール、チャットを利用したコミュニケーションを行っていたが、過去にどんな話をしたかが分からなくなるという課題があった。取引先の日本マイクロソフトがTeamsを使っており、便利という声が挙がっていると聞いたことから使い始めたという。

 「今では、ほとんどの会議でTeamsを活用しており、全員が同じ場所、同じ時間に集まれないような仮想的な会議において効果を発揮している。そこでは会議の発言も全て残すことができる。私自身もパートナー先や取引先に行くことが多く、社内にいることが少ない。私がその場にいなくても、Teamsを通じて聞きたいことをすぐ聞くことができる」(山本氏)

 一方で、使っているうちに課題も見えてきたと山本氏。「Teamsでは、誰かが発言したものを編集しながら情報共有するが、ほかのチャットに慣れている人が使うと、まとまりがなくて不便に感じるところがある」と指摘する。ただ、使う人が増えるほど、使いやすくなるのもTeamsの特徴であり、社内でも新たなユーザーを積極的に呼び込もうとしているという。今後は、IoTの仕組みと連携した使い方を模索したい考えだ。

コラボレーションツールとしてどこが便利なのか

 業務用インクジェットプリンタやカッティングプロッターの開発、製造、販売、保守サービスを手掛けるミマキエンジニアリングは、国内外の関係者がチームとして共同作業を進める際に、Teamsを活用している。業務連絡や重要事項のリアルタイムな連携などに利用しており、今や重要なコミュニケーションツールとして機能しているそうだ。

Photo ミマキエンジニアリング 管理本部経営情報システム部システムインフラ企画推進グループリーダーの阿部正樹氏

 ミマキエンジニアリングの阿部正樹氏によれば、これまで社内のコミュニケーションはメールと電話、そしてSkype for Businessによるチャットを活用していたが、メールのファイル添付では、最新版がどこにいったのかが分からなくなるという課題があったという。また、情報共有のリアルタイム性にも課題があった。

 社内で利用するツールを2016年末にOffice 365に切り替えたのをきっかけに、Teamsのプレビュー版がリリースされていることを知り、興味本位で使い始めたという。「情報システム部からTeamsを使えるようになったことを告知したところ、特に教育をしていないうちからユーザー部門が使い始めた」(阿部氏)。

 業務連絡の用途に加え、監視システムからの情報をTeamsに吸い上げ、チャットを通じて対応するという使い方をしていると阿部氏。開発部門でも、日々の連絡や海外とのやりとりをリアルタイムで行えると好評だという。

 「社内では使いやすいという声が出ている。LINEに慣れていることが、Teamsを違和感なく使える要因の1つになっている」(阿部氏)。運用する上では、チャンネルをプロジェクトごとにしっかりと切り分けて運用することを重視していると話す。今後は、botの活用や多言語対応を生かしたグローバルでの活用を計画しているという。

ファイル共有の課題を解決

 日本ビジネスシステムズは、独立系システムインテグレーターであり、Office 365を活用したソリューションを提供している企業だ。業務システムを実装する上では、ITベンダーなどと連携しながらプロジェクトを遂行する必要があるが、その際に不可欠となるファイル共有において、「更新した最新ファイルのありかが分からなくなる」という問題をTeamsで解決したという。

 日本ビジネスシステムズの田中祐司氏は当時の状況について、「社内のやりとりにおいてメールやSkype for Businessのスレッドが乱立し、最新ファイルがどこに置いてあるのかがわかないという問題が発生していた。スタッフがファイルを更新してはメールに添付してあちこちに送信し、そのたびにあちこちでさまざまなバージョンができてしまっていた」と振り返る。

Photo 日本ビジネスシステムズ パートナーアライアンス本部ビジネスアライアンス開発部部長の田中祐司氏

 同社では、2016年11月にTeamsのプレビュー版が出た時点から使い始め、ユーザー部門が率先して利用したことが見逃せない。パートナーアライアンス本部では、さまざまな取引先とやりとりしたり、経営会議に必要とされる資料を集めたりするときにTeamsを活用している。

 「1つのチャネルのなかにさまざまなアプリのファイルを統合することができ、生産性を高めることができた。使ってみて分かったメリットは、メンバーとプロジェクトの経緯を共有しやすい点や、情報を再統合しやすい点。ここにTeamsの魅力がある」(田中氏)

 同氏は使い勝手について、「ここまで使いやすいのはマイクロソフト史上最高。使い方をそれほど説明しなくも使ってもらえるのは、これまでのマイクロソフト製品にはない」と評価したが、「LINEやSlackと比べると、使いやすさは五分五分」と指摘している。

 今後は、使ってみた結果をナレッジ化することでより幅広い使い方ができるようにしていく計画だ。

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