Skypeとの使い分けは？ LINEとの置き換えは？ Microsoft Teamsの効果的な活用法：Microsoft Focus（2/2 ページ）

[大河原克行，ITmedia]

必要なファイルを探す時間を軽減

　日本マイクロソフトでも、ビジネスプランニング部門で先行してTeamsを利用している。

日本マイクロソフトの小澤拓史氏は同部門の課題について、「これまでは、PowerPointやExcelで作成した資料をSharePointに置き、それをSkypeやExchangeで共有するという仕組みであったが、マイクロソフトの場合、コミュニケーションツールが多数そろっており、それぞれの組織で活用するツールが異なっていた。そのため、必要なファイルが『いつもの場所にある』と言われても、“いつもの場所”が分からず、ファイルを探すのに時間がかかっていた」と説明。こうした課題をTeamsで解決できると期待を寄せる。

日本マイクロソフト ビジネスプランニンググループ本部長の小澤拓史氏

　Teamsは上司から推薦で使い始めたといい、こうした経緯で広がったのは同部門では初めてのことだったと小澤氏。「上司が使いはじめたのは直感的に使えることが理由。今後は社員全体にTeamsの活用を広げたいと考えている」（小澤氏）

SkypeやYammerとどう使い分けるのか

　モデレータを務めた日本マイクロソフト Officeマーケティング本部シニアマーケティングプロダクトマネージャーの吉田馨一氏が顧客の声として指摘したのが、「マイクロソフトには、Skype for Businessもあり、Yammerもある。それに加えて、Teamsを投入してどう使い分けるのか」という点だ。

モデレータを務めた日本マイクロソフト Officeマーケティング本部シニアマーケティングプロダクトマネージャーの吉田馨一氏

　日本ビジネスシステムズの田中氏は、「いろいろなマイクロソフト製品を使ってきた中で感じたのは、よりリアルタイム性を求める場合にはSkype for Businessを使うのがいい。相手が応答可能かどうかのプレゼンスを見て会話を開始することができる。Yammerは社内ソーシャルのような活用に適しており、より広く発信したい場合に活用できる。Teamsは決まったメンバーで仕事をしたり、閉じた環境で議論をしたいときに最適」と話す。

　日本マイクロソフトの小澤氏は、「日本マイクロソフト社内では、どこに、どのアプリを使い、どんな使い方をするのかといった決まりはない。社員の経験やバックグラウンドがさまざまであり、使いやすいものを使うというのが基本」と前置きしたうえで、「私の周りを見ると、Skype for Businessは外線電話など外部とのやりとりが多い場合に活用し、Yammerはコミュニティー感覚で使う場合に適している。プロジェクトの背景や経緯を共有することが必要な場合にはTeamsを利用する。『ちょっと聞きたい』といったアドホックなものにTeamsはそぐわない。今はTeamsを開いて、そこから会議を行うという仕組みが定着しており、その上でアプリを利用している」と説明した。

　なお、日本マイクロソフトの吉田氏は、「Teams上で使える外部アプリは2016年11月時点では20種類しかなかったが、今（2017年6月時点）では200種類以上のアプリケーションベンダーと連携している」とし、アプリの広がりも大きな特徴であることをアピールした。

Teams活用のコツは

　Teams活用のコツについてPhone Appliの山本氏は、「Teamsを活用する際には、OneNoteを活用すると便利」と発言。ミマキエンジニアリングの阿部氏は、「Office 365や他のクラウドサービスのダッシュボードとして活用している」とし、日本ビジネスシステムズの田中氏は「OneNoteやOneDriveを活用。なかには、Teamsを使い始めてからOneNoteの良さを理解した人も多い。さらに、マインドマップアプリであるMindMeisterをTeamsから活用できるようにしている」という。日本マイクロソフトの小澤氏は、「OneNoteで議事録を共有するという使い方のほかに、人事情報などの機密情報についてはSharePointでアクセス制御をかけて、ファイルを閲覧できる人を制限することもできる」と述べた。

LINEをTeamsに置き換えられるのか

　最後のテーマは、「LINEをTeamsで置き換えることができるか」。参加者全員が、LINEはプライベートでは使用しているが、仕事では基本的には利用していないという。

　Phone Applの山本氏は、「相手が情報システムの専門家であり、情報漏えいなどのリスクについて、理解していることを前提にLINEでやりとりすることがある。Teamsはこれの代替となるものであり、シャドーITをなくすことができる」とし、ミマキエンジニアリングの阿部氏も、「シャドーITは情報システム部門にとって深刻な問題であり、TeamsがLINEの代わりに使えるものと考えている」と発言したが、日本ビジネスシステムズの田中氏は、「TeamsはLINEの代わりにはならない」とコメント。「LINEはすでに広く普及しており、これを使用禁止にすることは難しい。BYODなどの流れのなかで考えていくべきである」と提言した。

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　今回の座談会で明らかになったのは、気軽に使い始められることがTeamsの魅力であるということだが、Teamsが全てにおいて万能なツールではないという指摘もあり、用途に応じてツールを使い分ける必要があることも示された。

　ただ、チャットという、今では多くの人が使い慣れているプラットフォーム上で、数々のサードパーティー製アプリを連携して使えるTeamsが、組織で情報を共有するのに適しているのは明らかだ。今後、さまざまな活用事例が示されることで、Teamsの利用シーンは広がりを見せることになりそうだ。