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» 2018年05月29日 07時00分 公開

半径300メートルのIT:Gmailで「届いたメールをうっかり忘れた悲劇」をなくす方法 (1/2)

新たにGmailに追加された「スヌーズ」機能。ただのリマインド以外にもおいしい使い方があるの、知ってますか?

[宮田健,ITmedia]

 先日、Gmailのインタフェースが刷新され、新たな機能が追加されました。クラウドサービスのメリットは、常に最新の技術を取り入れたアップデートがあり、機能が進化していくところ。個人向けサービスは、どんどんアップデートして安全性を高めてほしいと思っています。

 そして今回、待望の機能がGmailに追加されました。私の仕事のやり方を一変させた、メールの「スヌーズ」機能です。

いまやメール=仕事、だからこそ「整理」が必要

 皆さんは大量に送られてくるメールの中から“本当に必要なメール”を探し出すのが大変だと思ったことはありませんか? 今回、Gmailに追加された「スヌーズ」機能は、「自分がいま対応するべきメールだけ見えるようにする」もので、知っておくと効率的にメールサービスを使えるようになります。

 私は、届いたメールを下記の4種類に分類しています。

1.今すぐ対応すべきで、簡単に返信できるもの

2.対応すべきだが、多少時間がかかりそうなもの

3.対応すべきだが、かなりの時間と手間を要するもの

4.対応が必要ないもの

 私の場合、届くメールのほとんどは、フィルターをすり抜けてしまった迷惑メールやメールマガジンなど「4.対応が必要ないもの」です。「1.いますぐ対応すべきで、簡単に返信できるもの」には、移動時間など隙間のタイミングで、スマートフォンを使ってささっと対応しています。

 一方、「2」と「3」の「対応に手間と時間がかかる」メールには、「スヌーズ」を活用できます

 Gmailのスヌーズ機能とは、自分に届いた特定のメールを、ある一定のタイミングまで受信箱から「見えなくしておける」ものです。そのタイミングは自分で自由に設定できますし、メールの内容などを参考に、Gmailに自動的に設定させることも可能です。すぐには対処できない用件で、かつ重要なメールが届いた場合、自分が作業したい時間に合わせてスヌーズすれば、後で忘れずに対処できます。

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