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» 2005年04月13日 12時00分 UPDATE

一問一答式:BPM実践テクニック(5):BPMを使いこなすコツとは? (1/2)

BPMの概念や効果が分かったら、導入に向けて検討を開始することになる。その検討は、実際の導入から運用を見据えて行う必要があるが、ではBPMを使いこなすコツとはどんなものだろう

[林計寿,アルティマスジャパン株式会社]

BPMツールの選定のコツ

 手法としてのBPM(ビジネスプロセス・マネジメント)は理解できるが、「うまくBPMを利用するには?」「導入を失敗しない方法は?」という疑問を持っている方も多いでしょう。今回はBPMの導入に当たってのコツについて触れていきます。

 コツといっても、テクニカルな面、運用上の課題、心理面を含めた利用する人の問題など、さまざまな面を考慮する必要があります。そしてこれらは密接に関連しているため、個別に考慮されるべきではなく、相互のシナジーを考慮しながら検討する必要があります。

ALT テクニカルな側面、運用上の課題、利用する人の心理面を含めて、自社に適合した方法を探る必要がある

 テクニカルな側面の検討は、まず次のような点から行っていきます。

  1. 導入する時期から1?2年くらい先までの技術動向・システム環境動向を見据えたツール選定を行う。
  2. 現在の社内システムの技術レベルや社員のITリテラシのレベルに合ったツールを利用する。

 技術動向については、BPEL(Business Process Execution Language for Web Services)に対応しているとか、BPMN(Business Process Modeling Notation)をベースにしているとかいった業界標準に関連する部分、および「ポータルでの利用」「シングル・サインオン」「セキュリティソフトとの競合性」といったようなITで一般的に利用されている技術との関連事項について解決すべき事柄を考慮したうえでツールを選定するようにしましょう。

 システム環境についていえば、すでに導入されているシステムにそぐわないツールや近い将来において衰退していくと想定される環境に依存したツールを選定すべきではありません。

 例えば、社内のサーバ類はすべてUNIXで統一されているのに、ツールの性能が優れていることだけを理由にWindowsベースのサーバでないと利用できないツールを導入することは、あまり好ましくありません。これは将来性や拡張性だけの問題ではなく、すでに社内で使われている技術以外に新たにサポート要員のアロケーションにコストが掛かることになり、またサーバの配置換えやコネクティビティの面で融通が利かなくなったりします。

 また、社員のITリテラシのレベルに応じて、利用するメンバー(グループかもしれません)が無理なく利用できるものかどうかをよく検討する必要があります。

 例えば、BPMツールを導入するに当たり、まずIT技術部から使用を始めた。問題がなかったのでほかの各部門に展開しようとしたが、できなかった。導入したツールは、SQLコマンドを記述する必要があるもので、コマンドを理解できない一般部門では利用できなかった──といった話を聞いたことがあります。笑ってしまいそうなケースですが、実際によく似たことは起こっているのです。こうしたおかしなことにならないように注意しましょう。

BPM運用のポイント

 運用する際のコツとしては、以下のようなことを考慮することが挙げられます。

  1. 選択したツールの特性を生かして人間系のプロセスとの融合を考える。
  2. ツール利用時のイレギュラーケースのプロセスをしっかり策定しておく。
  3. テクニカルサポートができる要員(社員/アウトソーススタッフ/ツール提供ベンダなど)のアロケーションをしておく。
  4. ツール利用に掛かるコストを計画的に予算に計上しておく。
  5. 導入に移行する段取りについても、ツール選定段階から検討しておく。

 もちろん、まったくツールを利用しないという選択肢もありますが、ここではツール利用を前提にした場合を考えていきます。

 ツールを選択する場合に、「できる限りすべてをシステムで自動化させよう」と考える人がいます。もちろん業務のオートメーション化はBPMの重要なポイントですが、うまく利用するためには“あえて人間系のプロセスを残す勇気”も必要です。システムで自動化される部分と人間系の手作業で行うプロセスがうまくマッチしてこそ、全体を通しての最適化が行われます。無理にシステムが苦手なところまでシステム化をしようとすると、運用上うまく回らなかったり、かえってコストが掛かってしまったりする場合があります。

 では、どの部分を自動化し、どの部分を人手に残すべきでしょうか。それには、あらかじめイレギュラーケースやエラーケースなどのプロセスをしっかり洗い出し、対応プロセスを明確にしていきます。そして、年間に数回しか起きないようなイレギュラーケースに多大なる開発費を投入してシステム化する必要があるかどうか? 人間系のプロセスで十分に対応できないか? ということを検討していきます。

 同時に、こういったすべてケースの運用に必要な要員がアロケーションされているかどうかも検討しておきます。このような要員のコストを含めた運用コストをしっかりと把握し予算に組み込んでおきましょう。

 ツール利用については、ツールの購入費・開発/設定/導入費用などを計上する必要がありますが、年間の保守費用などが必要なツールが多いので、保守料などは何をベースに金額を予算化すべきかしっかり把握・検討しておきましょう。

 利用者の数によって年間の保守料や追加のツール利用料が必要なツールを利用する場合では、利用ユーザー数の計画をプランしてからでないとコストの予算化ができないはずです。「運用してから数年後に利用ユーザー数が増え、予想外のコストが大幅に増加」ということがないようにしましょう。

 特にBPMのツールではユーザー数のカウントの計算方法が複雑であったり、特殊なものが多いので単純に要員計画とだけ突き合わせていると失敗する場合もありますから要注意です。

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