時間を守ること――。スケジュールを決めておくことの重要な役割のひとつだ。
予定が立て込んでいる場合に限って、個々の予定を忘れがちになり、時間に遅れてしまうことは少なくない。また、計画したはずの予定を忘れてしまい、ほかの予定を上書きしてしまうこともあるだろう。
予定そのものを忘れている場合は最悪だ。普段どおりのつもりで出社したら、みんなの様子がよそよそしい、「え、課長が呼んでるって……」なんていう“叱られフラグ”がたつ可能性も非常に高い。
そこで、忘れないようにすべての予定を、当日の予定30分前ぐらいに携帯電話で受信できるようリマインド設定しておくとよい。このとき、必ずしも携帯電話でなくともいいが、1つのデバイスに集中しておくことでダブルブッキングも防げる。
また、その場所までの経路や先方の連絡先もリマインドメールに記載できれば、遅刻しそうなときなど万が一のケースにも対応の幅が広がる。
Yahoo!カレンダーやlivedoor カレンダーではリマインドメールを送信する設定も可能だ。利用方法をご紹介するので、参考にしてほしい。なお、いずれもIDとパスワードによるログインを行うため、会員登録が必要だ。
リマインドメールの機能が充実しているのが、Yahoo!カレンダーの特徴。まず、1つの予定に対して2件のリマインドメールが設定できるので、たとえば予定の3日前に1回送って、さらに予定の5分前にも送る設定にしておけば、2度の確認ができる。
また、1日に複数の予定が入っていた場合に、それら予定を全部記入した「デイリーリマインドメール」も便利だ。
このほか、Googleアカウントを所有しているなら、Google Calendarも使える。ただし、こちらは国内の携帯電話には基本的に対応していない。
朝一番の会議などで、笑えないのが「寝坊」による遅刻だ。前日からしっかり寝坊しないように睡眠をとるのは当たり前だが、働くビジネスパーソンほど眠れなかったりする。重要な会議の前日に限って、夜を徹して小説を読んだり、ゲームにハマッてしまうなんてこともある。
「これだ」というような解決方法はないのかもしれないが、やはりリマインドメールを利用してみよう。リマインドするメールのタイトルには「寝坊したら減給」など深刻な内容を書いておくといいかもしれない。「朝から深刻な内容は……」という方には「時間通りだったら仕事がうまく行く」なんていうような前向きな内容にしておくこともオススメだ。
ほかのメールサービスを組み合わせるのも手だ。例えば、気象情報サイト「e-天気.net」で提供している、地域に応じた天気をメールで知らせる「お天気メール」を使えば、打ち合わせの場所の天気もわかるし、目覚まし時計代わりにもなる。まさに一石二鳥だ。
どうしても遅刻してしまうことが確実になった場合でも、焦らず最短の経路をインターネットなどで探そう。焦って準備もせず駅に向かっても列車は来ない。ここは落ち着いて調べたほうがいい。また、寝坊すると「もういいや」とあきらめてしまう人もいるようだが、重要なイベントの場合、欠席するよりも遅刻しても出席したほうが良いケースもすくなくない。個人的な経験で恐縮だが、遅れても積極的に発言するなどしてプレゼンスを向上できたこともあった。
交通機関の遅れもスケジュールに影響を与える。普段からいくつのかバックアップ経路を考えておくことが重要だ。都心であれば私鉄、JRなど複数の交通手段があるため、乗り換えは比較的容易。携帯電話などで経路検索のサービスを利用すると効率的に乗り換えも可能だ。
いずれにせよ、どうしても時間までに到着できない場合は、先方に対して事前に電話やメールなどで連絡をとる必要がある。とはいうものの、上記のようなサービスを駆使し、最後まであきらめないでほしい。健闘を祈る。
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