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» 2008年03月19日 12時18分 公開

研修で教えてくれない!:第40回「いる? いらない? メールを削除する基準を考える」

「ちょっと相談があるんですけど……」「何だ?」「年度末だし、そろそろメールの整理をしようと思うんですけど、どうしてますか?」

[山賀正人,ITmedia]

 大手総合商社・メデア商事の新人・小林ケンタが先輩・高柳ワタルに相談にやってきた。

小林 高柳さん、ちょっと相談があるんですけど……。

高柳 何だ?

小林 年度末だし、そろそろメールの整理をしようと思うんですけど、高柳さんはどうされてますか?

高柳 オレ、メールは全部そのまま残してるんだよ(苦笑)

小林 えっ、そうなんですか?

 業務で使うメールの量は膨大である。しかし基本的にはテキストデータであることから、現在の「大容量HDD時代」では、わざわざ過去のメールを削除する必要はないかもしれない。

高柳 もちろん、数年前のメールなんて読み返すことはないだろうし、そもそも情報管理の観点から言えば、メールも情報資産なわけだから不要なメールは削除した方がいいとは思うんだけど、何を消して何を残すかで悩んじゃって結局そのままなんだ……。

小林 高柳さんでもそうなんですか。

高柳 古いメールを圧縮したりしてアーカイブしとくというのも考えたんだけど、圧縮しちゃうと検索できないだろ?

小林 そうですよね。検索できないくらいだったら、削除しても同じですし。

高柳 そうそう。それで結局手付かずのまま、もう何年も放っておいてるんだ。

小林 実は僕、ちょっと考えてみたんで、それでいいかどうか高柳さんに確認してもらおうと思って。

高柳 へえ〜。それはぜひ聞かせてくれ。

 小林はちょっとうれしくなって自信満々に説明を始めた。

小林 えっと、基本的には案件として完了しているメールのみを対象にして、まだ進行中の案件は全て残しておきます。

高柳 それは分かる。

小林 次に、完了している案件に関するメールのうち、添付ファイルのあるメールは削除します。

高柳 なぜ?

小林 添付ファイルで本当に必要なものであれば、既に別の場所に保管してあるはずですし、もしメール本文も残しておく必要であれば、それはテキストデータとして保存し、保管済みの添付データと一緒にメモとして保管しておけばOKだと思うんです。

高柳 なるほど、確かに。

小林 それから、ccで自分に来たメールは削除。toで自分に届いたメールだけ残す。

高柳 おお、それはいいアイデア!

小林 でしょ?

 メールのtoとccの意味は分かっていても、本来の意味どおりに使われていないケースは珍しくない。しかし、小林のアイデアに限らず、toで届いたかccで届いたかによって受け取った側の処理が変わるケースは珍しくない。

 改めてtoとccの使い分けに注意しよう。

宛先 意味付け
to メールの本来の宛先
cc 情報共有目的での送付先

削除するファイルの基準

 終了している案件に関するメールのうち、添付ファイルのあるメールやccで届いたメールを削除する


著者紹介 山賀正人(やまが・まさひと)

セキュリティ関連の話題を中心に執筆中のフリーライター。翻訳(英語、韓国語)やプログラミング、システム構築などコンサルなど活動は多岐に渡る。JPCERT/CC専門委員。Webサイトはこちら


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