3つの観点でファイルを整理する管理法“PCで仕事”を速くする(4/4 ページ)

» 2008年05月21日 08時00分 公開
[斎藤健二,ITmedia]
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その3――フォルダを分けずに放り込む

 3つ目は、フォルダを分けずに1つのフォルダに放り込むという方法。これはもちろん、あとで検索することが前提だ。とても今風なのだが、案外、途中でうまくいかなくなる。検索ツールへの理解やノウハウがない人は下手に手を出さないこと。

筆者の「記事」フォルダ。とりあえず放り込んである

 少なくとも覚えておきたいTipsが2つある。1つはフォルダ内のファイルには“いつ更新されたか”の情報が付けられているということ。フォルダ内を右クリックして「表示」−「詳細」を選べば、そのファイルが最後に更新された日時が表示される。Vistaならフォルダ上部の「更新日時」のところをクリックすれば日時順に並び変わる。右クリックして「並び替え」−「更新日時」を選んでも同様だ。必ずしもファイル名に日付を入れなくても、最後に編集した日付はこれで分かる。

 2つ目は、「並び替え」−「名前」で並び替えておけば、記号、数字、アルファベット、仮名、漢字の順に並ぶということ。ファイル名を付けるときに自分なりのルールを決めておけば便利だ。

フォルダ分け、筆者の場合

 正直、完成しているとは言い難く、まだまだ発展途上なのだが、この数年、なんとか回っているフォルダ分けの方法を紹介する。

 まず仕事のファイルは「work」というフォルダに全部入れる。これが基本だ。workの中には、原稿の種類ごとに複数のフォルダを作っている。

フォルダ名 内容
b書評 書評の原稿
hひとりで 「ひとりでつくるネットサービス探訪」の原稿
h平本 平本相武先生による連載の原稿
lhpaper ライフハックテンプレートの原稿
lifehacker Lifehackerの原稿
sシゴトハック シゴトハック研究所の原稿
k記事 自身が執筆した記事

 頭にアルファベットが付いているのはキーボードでフォルダを開けるようにするため。例えばworkフォルダを開いて、[s]→[Enter]と押せばシゴトハック研究所のフォルダが開く。

 「k記事」フォルダは自分で書いた原稿が入っているが、1年ごとにサブフォルダを作ってそこに移している(07フォルダには07年に書いた記事が入っている)が、基本的には分類していない。数えてみたら画像も含めて2100個のファイルがあった。

 さらにworkフォルダの中には、「参照」フォルダもある。これは原稿ではなく、各種テンプレートなどが保存されている。例えば、動画編集時のテンプレートファイルや、PowerPointのひな形、ITmediaの用字用語集、FAXの送付状、座席表などなど。「画像」フォルダには、記事でたびたび使うアイコンフィルが収まっている。

 実は、このworkフォルダのほかに、原稿とは違いセキュリティが求められるファイルは会社のサーバに置いている。こうしたセキュリティの都合上、実は“ポケット1つの原則”は筆者の環境では破たんしているのだった。それでも、フォルダ数をできるだけ減らし、自分の責任でバックアップを取るのは「work」フォルダ1つとしている。


 ここで紹介したのは一案だが、これらを参考に、自分なりの方法でPC内のファイルもしっかり整理してみてはいかがだろうか。

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