3つ目は、フォルダを分けずに1つのフォルダに放り込むという方法。これはもちろん、あとで検索することが前提だ。とても今風なのだが、案外、途中でうまくいかなくなる。検索ツールへの理解やノウハウがない人は下手に手を出さないこと。
少なくとも覚えておきたいTipsが2つある。1つはフォルダ内のファイルには“いつ更新されたか”の情報が付けられているということ。フォルダ内を右クリックして「表示」−「詳細」を選べば、そのファイルが最後に更新された日時が表示される。Vistaならフォルダ上部の「更新日時」のところをクリックすれば日時順に並び変わる。右クリックして「並び替え」−「更新日時」を選んでも同様だ。必ずしもファイル名に日付を入れなくても、最後に編集した日付はこれで分かる。
2つ目は、「並び替え」−「名前」で並び替えておけば、記号、数字、アルファベット、仮名、漢字の順に並ぶということ。ファイル名を付けるときに自分なりのルールを決めておけば便利だ。
正直、完成しているとは言い難く、まだまだ発展途上なのだが、この数年、なんとか回っているフォルダ分けの方法を紹介する。
まず仕事のファイルは「work」というフォルダに全部入れる。これが基本だ。workの中には、原稿の種類ごとに複数のフォルダを作っている。
フォルダ名 | 内容 |
---|---|
b書評 | 書評の原稿 |
hひとりで | 「ひとりでつくるネットサービス探訪」の原稿 |
h平本 | 平本相武先生による連載の原稿 |
lhpaper | ライフハックテンプレートの原稿 |
lifehacker | Lifehackerの原稿 |
sシゴトハック | シゴトハック研究所の原稿 |
k記事 | 自身が執筆した記事 |
頭にアルファベットが付いているのはキーボードでフォルダを開けるようにするため。例えばworkフォルダを開いて、[s]→[Enter]と押せばシゴトハック研究所のフォルダが開く。
「k記事」フォルダは自分で書いた原稿が入っているが、1年ごとにサブフォルダを作ってそこに移している(07フォルダには07年に書いた記事が入っている)が、基本的には分類していない。数えてみたら画像も含めて2100個のファイルがあった。
さらにworkフォルダの中には、「参照」フォルダもある。これは原稿ではなく、各種テンプレートなどが保存されている。例えば、動画編集時のテンプレートファイルや、PowerPointのひな形、ITmediaの用字用語集、FAXの送付状、座席表などなど。「画像」フォルダには、記事でたびたび使うアイコンフィルが収まっている。
実は、このworkフォルダのほかに、原稿とは違いセキュリティが求められるファイルは会社のサーバに置いている。こうしたセキュリティの都合上、実は“ポケット1つの原則”は筆者の環境では破たんしているのだった。それでも、フォルダ数をできるだけ減らし、自分の責任でバックアップを取るのは「work」フォルダ1つとしている。
ここで紹介したのは一案だが、これらを参考に、自分なりの方法でPC内のファイルもしっかり整理してみてはいかがだろうか。
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