3つの観点でファイルを整理する管理法：“PCで仕事”を速くする（2/4 ページ）

[斎藤健二，ITmedia]

絶対に守るべきルール

　生まれたばかりのファイルは、頻繁に触る。開いたり閉じたり。こういったファイルは、デスクトップに置くことにする。作業中のファイルはデスクトップに出しっぱなしだ。ちょうど、書きかけの書類を机の上に出しておくのに似ている。または、未読で処理が終わっていないメールが受信箱に入っている状態とも同じだ。

　そしていったん編集が終わったら、次の状態、どこかのフォルダにしまわれることになる。

　デスクトップに置かれたファイルが1つもなくなったら、その日の仕事は終わりだ。明日に持ち越すファイルがあったら、いったん「持ち越し」フォルダに保存して、明日の朝、まだ出すようにしよう。デスクトップは、ファイルの数だけあるToDoリストでもある。

左は筆者のVIsaのデスクトップ、右はMac のデスクトップ。本日の最終日にキャプチャしたものだ。基本的にデスクトップには作業中のファイルしか置かない

　次に、作業が終わってフォルダに入れるときは、バックアップしやすい状態を心がける。ファイルをいろいろなところに分散しない。書類などの整理でいう“ポケット1つの原則”をここでも守るのだ。1つのフォルダの中に全部ファイルを入れておけば、バックアップも簡単。そのフォルダを丸ごとHDDなどにコピーしてあげればいい。

　ファイルを保存するフォルダを決めて、その中にサブフォルダを作って分類していく。「work」フォルダでも、「Document」フォルダでも「My Document」フォルダでもいい。そのフォルダ以下にしか自分が作ったファイルを置かないこと。「あのファイルはデスクトップだっけ？ それともMy Documentだっけ？ はたまたUSBメモリ？」。こういう事態が最悪だ。

　最後には、削除したりアーカイブする。ちょっと前ならば、今まで触ったファイルはHDDの中に全部取ってあります――ということも多かった。筆者も10年前のファイルを後生大事にため込んでいたクチだ。社会人1年目のファイルを開いてびっくり。当時はそれほどうるさく言われなかった、いわゆる個人情報が書かれたExcelファイルがパスワードもかけられずに入っていた。即座に削除したのはいうまでもない。

　そろそろビジネスパーソンは山のようなファイルを持っていることのリスクを認識すべきだ。個人情報が入っているファイルはもちろん、普通の企画書であっても、持っていることがファイル流出のリスクにつながる。そもそも、大昔のファイルが必要になることはほとんどない。

ポイント

• 作業中のファイルはデスクトップに
• フォルダに入れるときは1つのフォルダの下に
• 古いファイルはいつものPCのHDDから出して保管