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» 2009年06月24日 18時19分 公開

3分LifeHacking:受信トレイをToDoリストに使う方法

次から次へとリリースされるタスクマネジメントツール。選択肢はたくさんあります。ここは原点回帰で、メールの受信ボックスをToDoリストに代用しする方法を紹介します。

[Azadeh Ensha(訳:松岡由希子),ライフハッカー[日本版]]
ライフハッカー[日本版]
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 「Googleカレンダー」に「Remember The Milk」、「Remindd」など、タスクマネジメントツールの選択肢はたくさんありますね。これだけ多くのツールが出回っているということは、世界中のビジネスパーソンがいかにタスクマネジメントに苦労しているか?という表れでもあるかもしれません。

 次から次へとリリースされるツールを使い比べるのもいいですが、あえて原点回帰メールの受信トレイをToDoリストに使うという方法のご紹介です。

 「受信トレイをゼロにする法則(Inbox Zero Philosophy)」は仕事の生産性向上テクニックとして広く知られていますが、米誌「New York times」では、この法則に関連し、受信ボックスをToDoリストに代用する方法について、以下のように述べています。

 何かタスクに取り掛かる際にこのタスクに関するメールをフォルダ移動もしくは削除するようにしている。つまり、受信トレイに残っているメールが残タスクとして残るというわけ。メールフォルダはたくさん作り、仕事のテーマ別に仕分けている。フォルダの作成や仕分けは、顧客別、プロジェクト別など、自分に合ったルールを作ればよい。

 かくいう訳者も10年来この法則の愛用者です。上の方法と似ていますが、わたしはタスクが完了してから、メールをフォルダ移動させるようにしています。この法則だと、わざわざ自分でToDoリストを作成することなく、受信トレイを見れば残タスクが一目瞭然(りょうぜん)なので、効率的にタスク管理できますよ。ちなみに、タスクの優先順位付けにはフラグを利用するのもいいですね。

 このほか、米Lifehacker過去記事「Empty Your Inbox with the Trusted Trio(3種類のフォルダで受信ボックスを空にする)」でご紹介した「要フォロー」「アーカイブ」「保留」の3つのフォルダでメールを仕分ける方法もぜひ参考にしてみてください。

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