コラム
» 2013年04月24日 11時00分 公開

メール管理術:メールの返信はいつすべきか? 管理する5つのポイント (1/2)

あなたはどのようにメールの管理をしているだろうか? メールの管理はすべてのビジネスパーソンにとっての必須スキルであり、できるビジネスパーソンになれるかどうかの境目であるといってもいい。今回は、私が実践しているメール管理の5つのポイントを紹介しよう。

[吉田憲吾,Business Media 誠]
誠ブログ

 あなたはどのようにメールの管理をしているだろうか? 営業マンだけではなく、メールの管理はすべてのビジネスパーソンにとっての必須スキルである。現代のビジネスにおいてメールを使わないことはほぼなく、いかに工夫して処理をするかができるビジネスパーソンになるための境目となっている。

 最近はメーラーにいろいろな機能がついており、それらをうまく使うと効率良くメール管理ができる。また、スマートフォンからでも社内のメールを見られるようになってきているので、オフィスにいる時だけでなく、移動中でもメールの管理が可能である。現在、私が行っているメール管理方法を紹介しよう。

なるべく早朝にメールを返しておく

 営業マンは日中外にいてメールが打てないことが多い。メールのやりとりをキャッチボールに例えるなら、社内や顧客からのメールに返信できない時間が続くというのは、自分がボールを握っている時間が長くなることを意味する。

 つまり、メールの返信ができない日中以外の時間帯に、いかにメールを返信しておくかが大事になる。私は、自分あてのメールは早朝に全て返しておくことをルールにしている。そうすれば、日中に自分がボールを持っている時間は短くなるし、もしその日に再度返信が来たとしても、これを習慣にしておけば次の日の朝、つまり24時間以内には返信ができるからだ。

来た瞬間に返信する

 メールを返信するタイミングは、人によって異なるだろう。返信する時間帯を作ったほうがよいという意見もある。しかし、私の場合は来た瞬間に返信をするようにしている。なぜなら、自分がボールを持っている時間は短いに越したことがないからだ。もしその時に返信できないとしても、メールを受信したことを相手に知らせておいたほうが良い。「かしこまりました」などの1文でも、返信しておくのが礼儀だろう。

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