メールの返信はいつすべきか？ 管理する5つのポイント：メール管理術（2/2 ページ）

[吉田憲吾，Business Media 誠]

自分をCcに入れて返信する

　実は、これは多くのビジネスパーソンがやっている。相手にきちんとメールが届いているかどうかを確認する必要があるからである。ただし、それだけで終わらせてしまうのはもったいない。例えば、相手に仕事の依頼をしているメールであれば、色を付ける(Exchangeなどでは色を付ける機能がある)などの工夫をして分かるようにしておく。相手も忙しくてそのメールを見逃してしまう可能性もあるからだ。その場合、リマインダーメールをすぐに打てるよう、色やフラグを付けて管理しておくといいだろう。

メモ代わりとして、携帯電話から自分あてにメール

　外出が多い営業マンの場合、移動中でも急に仕事の依頼がくることは多いだろう。自分の手帳にメモしておくのも良いが、それもできない場合がある。そんな時には、携帯電話から自分あてにメールを送信しておく。

　私の場合はメールで仕事を管理しているので、後でメールを開いた時に、携帯電話からのメールも残りの仕事とあわせて一覧で見ることができる。

不要なメールはその都度ローカルに落としておく

　すぐに「メールボックスがいっぱいです」となってしまう人は少なくないだろう。そうならないためには、不要なメールはその都度ローカルフォルダに移動しておく必要がある。営業マンの場合は顧客別にローカルフォルダを作成しておくと分かりやすいのではないだろうか。私の場合は、やらなければならない仕事をメールで管理しており、終わった仕事はすぐにローカルフォルダに移動しておくと、やらなければならない仕事はサーバ側には残ることになる。こうすることで、残りの仕事がどれぐらいあるのかがひと目で分かる。

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　おそらく、人それぞれメールの管理の方法は異なる。ただ、共通して言えるのは、優秀なビジネスパーソンほどメールの返答が早いということだ。それは、常に頭の中が整理されていて、次の回答が予測できているからかもしれない。顧客からしてみても、返答が早い営業マンは信頼できるのではないだろうか。（吉田 憲吾）

※この記事は、誠ブログの「メールの返答はいつすべきか？――営業マンのメール管理術」より転載、編集しています。

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