究極の面倒くさがり屋に捧げるToDo管理、Gmailとミルクのコラボレーション：最強フレームワーカーへの道

とても面倒くさがり屋だが、タスクと時間管理は最優先課題。そんな人にオススメのタスク管理を紹介する。あなたもタスク管理方法を見直してみては？

[永田豊志，Business Media 誠]

　わたしは、とても面倒くさがり屋である。しかし仕事における大量のタスクを失念せずに、きちんと処理しなければならない。タスクと時間管理は、わたしの中では最優先課題であるが、これまではGoogle Tasksを利用してきた。その理由は、バックナンバー「面倒くさがり屋がToDo管理10の失敗の果てにたどりついたGmail Tasksへの道」に詳しいが、要は以下の点に集約される。

• ToDo管理は常に「見える化」されていなければならない
• 忘れずに必ず「見ている画面」はGmail画面である
• そのためメール画面とドッキングできるToDo管理ツールが有効だ

　執筆時に上記の要件を満たしているものはGoogle Tasksしか選択肢がなかったのである。Gmailの右下にポップアップで表示され、タスクの追加や削除、完了などの処理がサクサクできるので、気に入っていた。しかし、いくつか不満な点もあった。

Gmail右下、ブラウザにポップアップした状態で表示されるGoogle Tasks。軽快で使いやすいが、タスク管理として必要ないくつかの機能が残念ながら不足している

• タスクが増えても、ポップアップ画面の縦サイズが変更できない
• 同一リスト内でカテゴリ分けや優先ラベル付けができない
• 繰り返すタスクの締め切り日をリピート設定できない

　しかしこれらがすべて解消する方法があった。「Remember The Milk for Gmail」である。

　「Remember The Milk」（以下、RTM）は、タスク管理ツールとしては非常に名の知れたツールである。機能も多彩で、インタフェースもこなれている。しかし、「いちいちRTMにログインしてアクセスしなければならない」という、1アクション余計にかかるため、面倒くさがり屋のわたしは敬遠していたのだ。

　ところが、新しい「Remember The Milk for Gmail」は、FirefoxやGoogle Chromeのアドオンソフトとしてインストールでき、日常的に利用しているGmail受信画面の右の位置に見やすく表示される（※Chromeは4.0βからアドオンに対応）。

「Remember The Milk for Gmail」の利用方法を解説したビデオ。メール画面に統合されたインタフェースで使いやすく、「Undo」機能などもGmailと同様に使える

　RTMは、GoogleTasksの不満であったラベル付きや繰り返しタスクが設定できる上、自動で日付や時間、場所などが入る便利な機能がある。

　例えば、タスクの入力欄に「誠 Biz.ID　原稿　Friday 5pm」と書き込むと、自動的に「締め切り：今週の金曜日　午後5時」に設定されるのだ。これはタスクをいったん入力した後で、編集ボタンなどを操作する手間が省けて、かなり時短になる。シンタックス（特殊記号を用いた独自構文）を使うと、タスク入力時に「!1」と入れておくだけで、優先順位が1になったりする。（詳しくはこちらを参照）

　もちろん、さらに細かい情報を付加したい場合は、該当するタスクをRTMの画面で開いて編集可能だ。

RTM for Gmailのタスク入力画面。よけいなパネルでタスクの期日やプライオリティを設定しなくても、タスクの入力時に特定のキーワードやシンタックス（記号と組み合わせた構文）などを使って、自動的にタスクの付加情報を入れることができるのは便利。タスク入力時に、「Friday 5pm」と入れることで自動的に、期日に反映される

RTM for GmailからRTMの専用管理画面へ移動した状態。優先順位や期日の並べ替えなどを自動でソートしてくれるので、Google Tasksよりも見やすい

　RTMの画面では、Gmailなみの豊富なショートカットキーが利用できるのもうれしい。「t」で新規タスクの追加、「c」で選択したタスクの完了、「d」で「期日の変更」など、ほとんどがキー入力1回で操作できて快適だ。Gmailでショートカットキーを駆使している人なら、すぐに慣れるだろう。Gmailとのコンビネーション画面でもショートカットが使えればいいのだが、Gmailのショートカットとかぶってしまうため、利用できない仕様となっている。

　また、会社、自宅、移動時など、異なるPCからのアクセスの場合には、ブラウザのアドオンソフトではなく、Gmailのガジェットとして使うこともできる。この場合は、Gmail Labsの「URLでガジェットを追加」を有効にして、URLに「http://www.rememberthemilk.com/services/modules/gmail/rtm.xml」を入力すれば完了だ。Gmailの左上にコンパクトにまとめられたRTMが表示される。

ブラウザのアドオンではなく、Gmail自体の画面に統合させる場合は、ガジェットを追加すればよい。ブラウザがIEしか使えないという人におすすめだ

　もちろん、移動時にはiPhoneやアンドロイド携帯でアプリ（無料）をダウンロードしておけば、PCで入力したタスクと同期がとれた最新のToDoリストを管理できる。

　使い慣れたタスク管理を別のシステムに移行するのは、慎重な判断が必要だが、このGmailとRTMのコラボレーションは、時間管理にうるさいライフハッカーにとっても、有効な選択肢となることは間違いないはずだ。年も改まったことだし、タスク管理方法を見直しても良いのでは？

著者紹介　永田豊志（ながた・とよし）

　知的生産研究家、新規事業プロデューサー。ショーケース・ティービー取締役COO。

　リクルートで新規事業開発を担当し、グループ会社のメディアファクトリーでは漫画やアニメ関連のコンテンツビジネスを立ち上げる。その後、デジタル業界に興味を持ち、デスクトップパブリッシングやコンピュータグラフィックスの専門誌創刊や、CGキャラクターの版権管理ビジネスなどを構築。2005年より企業のeマーケティング改善事業に特化した新会社、ショーケース・ティービーを共同設立。現在は、取締役最高執行責任者として新しいWebサービスの開発や経営に携わっている。

　近著に『知的生産力が劇的に高まる最強フレームワーク100』『革新的なアイデアがザクザク生まれる発想フレームワーク55』（いずれもソフトバンククリエイティブ刊）、『頭がよくなる「図解思考」の技術』（中経出版刊）がある。

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