総務が「何でも屋」をやめる方法 どこまで“勝手にジョブ型化”していいのか？：総務のための「オフィス」再考（1/2 ページ）

[金英範，ITmedia]

連載：総務のための「オフィス」再考

社内で“何でも屋”といわれる総務。「どの部門にも当てはまらない業務が回ってくる」上に、業務内容もさまざま。結果的に「コロナ禍であっても出社してしまったほうがいい。頑張っていることも伝わるし、成果も見えやすい」となりがちです。

そこで、25年以上、7社で総務の実務経験がある筆者は「勝手にジョブ型化」を提唱しました。業務のミッション（目的）と成果レベル（目標）を自分で定義し、成果を測る方法を決め、ジョブディスクリプションを作成してしまうのです（詳細は前々回の記事を参照）。

今回は続編として、ジョブ型化を実践している総務の経験談をベースに、ノウハウを解説する記事をお届けします。

　総務のジョブ型化を推進するには、まず総務業務を以下の3タイプ（＋その他）に分類してみることが重要です。こちらは前回、解説しました。

（1）経営へのインパクトが大きい業務　→　ジョブ1＝総務の「経営支援業務」

（2）ファシリティに関する管理業務　　→　ジョブ2＝ファシリティ・設備維持管理業務

（3）社員へのインパクトが大きい業務　→　ジョブ3＝社員サービス・福利厚生業務

（4）いずれに該当しないもの　　　　　→　ジョブ4＝その他総務業務

　このように分類する理由は、総務メンバーの個性や能力に合わせ、やる気が出る、成果が出るように、タスクを配分するために他なりません。個性に合わない仕事を“何でも屋”のように任されてしまうのが総務です。まずは、そこにメスを入れます。

　前回の事例では、このように業務の定義を見直し、総務でもリモートワークをしやすくする、という話をしました。今回の記事では、どこまで勝手にやっていいのか、日常業務の中でのやりくりの話をお伝えします。

　実際に、勝手にジョブ型化を実践している総務の方（自動車関連の会社に勤務）の経験談をご紹介します。