コラム
» 2021年08月12日 07時00分 公開

総務が「何でも屋」をやめる方法 どこまで“勝手にジョブ型化”していいのか?総務のための「オフィス」再考(1/2 ページ)

ジョブ型化を実践している総務の経験談をベースに、ノウハウを解説する記事をお届けします。

[金英範,ITmedia]

連載:総務のための「オフィス」再考

社内で“何でも屋”といわれる総務。「どの部門にも当てはまらない業務が回ってくる」上に、業務内容もさまざま。結果的に「コロナ禍であっても出社してしまったほうがいい。頑張っていることも伝わるし、成果も見えやすい」となりがちです。

そこで、25年以上、7社で総務の実務経験がある筆者は「勝手にジョブ型化」を提唱しました。業務のミッション(目的)と成果レベル(目標)を自分で定義し、成果を測る方法を決め、ジョブディスクリプションを作成してしまうのです(詳細は前々回の記事を参照)。

今回は続編として、ジョブ型化を実践している総務の経験談をベースに、ノウハウを解説する記事をお届けします。

 総務のジョブ型化を推進するには、まず総務業務を以下の3タイプ(+その他)に分類してみることが重要です。こちらは前回、解説しました。

(1)経営へのインパクトが大きい業務 → ジョブ1=総務の「経営支援業務」

(2)ファシリティに関する管理業務  → ジョブ2=ファシリティ・設備維持管理業務

(3)社員へのインパクトが大きい業務 → ジョブ3=社員サービス・福利厚生業務

(4)いずれに該当しないもの     → ジョブ4=その他総務業務


 このように分類する理由は、総務メンバーの個性や能力に合わせ、やる気が出る、成果が出るように、タスクを配分するために他なりません。個性に合わない仕事を“何でも屋”のように任されてしまうのが総務です。まずは、そこにメスを入れます。

 前回の事例では、このように業務の定義を見直し、総務でもリモートワークをしやすくする、という話をしました。今回の記事では、どこまで勝手にやっていいのか、日常業務の中でのやりくりの話をお伝えします。

 実際に、勝手にジョブ型化を実践している総務の方(自動車関連の会社に勤務)の経験談をご紹介します。

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