ITは二の次？ DX推進のために、総務が解消すべき「三大課題」：「総務」から会社を変える（1/3 ページ）

[豊田健一，ITmedia]

　コロナ禍により大きく進み始めたDX。もちろん総務も例外ではない。

　そもそも、総務はコロナ禍より以前にデジタライゼーションをしっかりと進めておくべきであった。その代表的ともいえるものが「総務三大業務」である代表電話の取次ぎ、社印の対応、郵送物の処理だ。これらの業務は既に便利なツールが登場しており、真っ先にデジタル化しておかなければならなかったものといえる。しかし、変化できていなかった企業において、いざコロナ禍が到来すると、総務もテレワークをしたいのにできない、という事態に陥った。

　そもそも、総務の仕事は「総務のために行うもの」だけではなく、現場へのサービス提供という側面もあり、そのサービス提供の方法がテクノロジーツールにより効率化できると、現場社員の業務も効率化される。テレワーク対応のみならず、本業に特化できる状態に持っていくことができる。このように、総務のデジタライゼーションは、全社に大きく影響を与えることになる。

　これほどまでに影響が大きい総務のデジタライゼーションだが、実はその前に注目すべきポイントがある。総務の三大課題といわれる、「業務の非可視化」「従属化」「無変化」である。

総務の三大課題（1）業務の非可視化

　まず1つ目が業務の非可視化だ。つまり、誰がどんな仕事をしているのかが明らかでなく、総務としてどこまでの仕事を担当しているのかマネジャーも把握していないような状況だ。

業務がブラックボックスでは、改善しようがない（画像はイメージ、出所：ゲッティイメージズ）

　業務の非可視化の原因は、個々の仕事のやり方が共有されていない。つまり属人化してしまっている点にある。これにより、個々の仕事に改善の目が届かず、従前のままの業務がだらだらと受け継がれてしまう。例えば、改善できる余地があるにもかかわらず、はるか昔に作成した申請書がフローの中でまだ使われている、こうした状態がまかり通ることになる。この状態のまま、デジタライゼーションを進めても、部分最適が優先されてしまい、本来的な改革には結び付かないだろう。

総務の三大課題（2）従属化

　2つ目の従属化とは何か。

　これは、「いわれてやる仕事」に忙殺されてしまっている状態のことだ。現場からの依頼や問い合わせに多くの時間を取られてしまい、総務として本来やるべき、あるいはやらなければならない仕事に回せるリソースがなくなってしまう。これからあるべき「戦略総務」の対義語である、「いいなり総務」に陥っては、コロナ禍により大きく変化した働き方に対応する余裕がない。