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» 2021年11月09日 05時00分 公開

ITは二の次? DX推進のために、総務が解消すべき「三大課題」「総務」から会社を変える(1/3 ページ)

DXというと最前線のITシステムの導入や利活用をイメージしがちだが、こと総務領域においてはそうではない、と指摘するのが月刊総務編集長の豊田健一氏だ。では今、総務は何をするべきなのか。「総務の三大課題」とともに解説していく。

[豊田健一,ITmedia]

 コロナ禍により大きく進み始めたDX。もちろん総務も例外ではない。

 そもそも、総務はコロナ禍より以前にデジタライゼーションをしっかりと進めておくべきであった。その代表的ともいえるものが「総務三大業務」である代表電話の取次ぎ、社印の対応、郵送物の処理だ。これらの業務は既に便利なツールが登場しており、真っ先にデジタル化しておかなければならなかったものといえる。しかし、変化できていなかった企業において、いざコロナ禍が到来すると、総務もテレワークをしたいのにできない、という事態に陥った。

 そもそも、総務の仕事は「総務のために行うもの」だけではなく、現場へのサービス提供という側面もあり、そのサービス提供の方法がテクノロジーツールにより効率化できると、現場社員の業務も効率化される。テレワーク対応のみならず、本業に特化できる状態に持っていくことができる。このように、総務のデジタライゼーションは、全社に大きく影響を与えることになる。

 これほどまでに影響が大きい総務のデジタライゼーションだが、実はその前に注目すべきポイントがある。総務の三大課題といわれる、「業務の非可視化」「従属化」「無変化」である。

総務の三大課題(1)業務の非可視化

 まず1つ目が業務の非可視化だ。つまり、誰がどんな仕事をしているのかが明らかでなく、総務としてどこまでの仕事を担当しているのかマネジャーも把握していないような状況だ。

業務がブラックボックスでは、改善しようがない(画像はイメージ、出所:ゲッティイメージズ)

 業務の非可視化の原因は、個々の仕事のやり方が共有されていない。つまり属人化してしまっている点にある。これにより、個々の仕事に改善の目が届かず、従前のままの業務がだらだらと受け継がれてしまう。例えば、改善できる余地があるにもかかわらず、はるか昔に作成した申請書がフローの中でまだ使われている、こうした状態がまかり通ることになる。この状態のまま、デジタライゼーションを進めても、部分最適が優先されてしまい、本来的な改革には結び付かないだろう。

総務の三大課題(2)従属化

 2つ目の従属化とは何か。

 これは、「いわれてやる仕事」に忙殺されてしまっている状態のことだ。現場からの依頼や問い合わせに多くの時間を取られてしまい、総務として本来やるべき、あるいはやらなければならない仕事に回せるリソースがなくなってしまう。これからあるべき「戦略総務」の対義語である、「いいなり総務」に陥っては、コロナ禍により大きく変化した働き方に対応する余裕がない。

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