その一手間、意味あるの？ やりすぎ「セキュリティ問題」：その作業ムダムダ（2/2 ページ）

[元山文菜，ITmedia]

『無くせる会社のムダ作業100個まとめてみた』（元山文菜／クロスメディア・パブリッシング（インプレス））

　その他にも、添付ファイルがすべて分離するITサービスを利用している職場もあります。

　この場合、送信者がメールを作成してファイルを添付すると、ITサービスが添付ファイルを安全なオンラインストレージに自動保存、そこへアクセスするためのURLを発行して送ります。そして受信者はわざわざそのURLをクリックして、添付ファイルをダウンロードする必要があるのです。

　このITサービスを利用している企業の方から添付ファイル付きのメールが送られてくる場合には、メール本文と添付ファイルが保存されているオンラインへアクセスするURLの2通が届く場合もあります。また、ダウンロード期限も決まっているので、過去をさかのぼって添付ファイルを確認することもできません。

　添付ファイルを付けた場合にはすべてこのような形式になるため、大変面倒です……！

　そこで、安全性の高いクラウド環境にてフォルダを共有するやり方があります。GoogleDrive、OneDrive、Dropbox、Boxなどをイメージしてもらえればと思います。これなら別メールを転送する必要はありません。

　仕事内容や機密性によって最適なやり方はさまざまですが、とにかくファイルを見てもらうために二度手間、三度手間を生んでしまうムダ作業に注意しましょう。

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• ムダセキュリティメール
• PPAP（ピーピーエーピー）

→クラウドストレージを活用！

この記事は、『無くせる会社のムダ作業100個まとめてみた』（元山文菜／クロスメディア・パブリッシング）に掲載された内容に、編集を加えて転載したものです。

著者プロフィール：元山文菜

　株式会社リビカル代表取締役。業務コンサルタント。

　大学卒業後、株式会社サクラクレパスに入社。その後、富士通株式会社に転職。2017年に独立し、現在の株式会社リビカルを設立。2021年11月（株）医療デザインラボ代表。医療に特化した業務コンサル会社を設立。障がいや難病女性向けのNPO運営の顔ももつ。

　「多様性×業務改善で、はたらくを楽しむ人を増やしたい」をテーマに、業務や組織構造の再設計を手がける。個人や企業にとっての「価値ある時間の創出」「経営資源の拡大」を支援。これまで、DX推進、BPR（ビジネスプロセスリエンジニアリング）、BPO（ビジネスプロセスアウトソーシング）やRPA導入支援と、個々人に対する時間管理術の改善をあわせて実施することで、組織への生産性を最適な手段で向上させる。そのほか、業務プロセス改善、タイムマネジメント、ダイバーシティマネジメントをテーマにした講演活動も精力的におこなっている。